В этой статье я расскажу о планировании постоянных (фиксированных) затрат. Планирование постоянных затрат рекомендуется начинать после того, как завершено планирование всех операционных планов
Для демонстрации примеров я буду использовать Budget-Plan Express – программный продукт для подготовки бизнес-планов в формате Word и Excel
Планирование постоянных (фиксированных) затрат рекомендуется начинать после того, как завершено планирование других операционных планов. Также, на этом этапе, рекомендуется проводить предварительные расчёты всех операционных планов, до того, как вы начнете формировать финансовую часть бизнес-плана, прежде всего для оптимизации операционных планов и выявления возможных ошибок.
Итак, #план постоянных затрат — это последний операционный план, содержание которого зависит от деятельности компании, т. е. который для каждого проекта индивидуальный и поэтому создается (в программе) на основе пользовательского справочника. Напомним, постоянные затраты – это затраты, которые не зависят от объема выпускаемой продукции (аренда, работа интернета, коммунальные услуги и т. д.).
✎ Для подготовки плана (справочника плана), нужно детально продумать содержание таблицы. Оно должно отражать аналитическую структуру затрат, в зависимости от целей планирования (например, по регионам, отделам, подразделениям, функциональным группам и т. д.)
С точки зрения технологии планирование, план постоянных затрат является наиболее простым, так как здесь планируется только стоимость. Для его подготовки нет необходимости использовать какие-то сложные инструменты планирования. Тем не менее, в программе есть специальные инструменты, которые позволяют моментально заполнять ряды, используя тенденции изменения стоимости в будущих периодах.
Когда пишется простое ТЗ (техническое задание), в нем указывается лишь неизменяемая стоимость затрат – административных, коммерческих и т. д. И понятно, ТЗ не отражает реальных затрат – динамики изменения стоимости затрат. Однако, при подготовки бизнес-планов необходимо учитывать динамику изменения стоимости, во-первых – для приближения расчетов к максимальной достоверности, во-вторых – для оценки потенциальных рисков, для моделирования многовариантных сценариев, что, собственно, и отличает #бизнес-план от ТЗ.
При заполнении рядов с помощью специальных инструментов применяются два метода: в первом случае ряды заполняются с использованием коэффициентов сезонности (в редких случаях), во втором случае – «скачкообразно», то есть при дискретных колебаниях ряда затрат (в большинстве случаях). Проще говоря, стоимость почти всех постоянных затрат меняется не так часто, например, коммунальные платежи корректируются раз, два раза в год, зарплаты индексируются примерно раз в год и т. д. Специальные инструменты позволяют моментально строить любые дискретные ряды и при этом контролировать качество планирования.
Важно! После окончания планирования таблицы постоянных затрат, стоимость всех затрат должна быть разнесена по продуктам, без этого невозможно выполнить #анализ безубыточности, маржинальный и прочий анализ – по продуктам. Разделение затрат на постоянные и переменные используется в системе #директ-костинг, и для разделения затрат в программе (Budget-Plan Express) применяется ABC-метод – метод разнесения косвенных (постоянных) издержек, связанных с конкретными продуктами. Т. е. распределение стоимости издержек между продуктами позволит, в дальнейшем, выполнять анализ безубыточности по продуктам. Смотрите «Маржинальный анализ и анализ безубыточности».
Практические примеры и рекомендации
Содержание таблицы должно быть выверенным и отражать основную структуру постоянных издержек. Данные таблицы, как правило, структурируются по тем или иным сегментам, в зависимости от целей планирования. В планировании, такое упорядочение данных называется «сегментация данных». Например, данные могут отражать сегменты регионов, отделов (подразделений) или функциональных групп затрат. Все пользовательские таблицы, включая «План постоянных затрат», ограничены количеством записей. Максимальное количество записей – «30». При необходимости, можно использовать агрегированные данные.
Следующие рисунки, на примере расходов на рекламу (строка 21), демонстрируют – как можно избежать излишней детализации данных:
В данном примере, план расходов на рекламу (строка 21) отражает содержание итоговой строки, приведенной в таблице ниже.
Инструменты планирования
В плане «постоянных затрат» данные можно редактировать непосредственно в таблице, в отличие от других операционных, где данные рассчитываются. Также, для быстрого заполнения ряда, рекомендуется использовать специально созданный инструмент, который позволяет автоматически заполнить ряд с учетом настроек прогнозного тренда.
Считать тренд от начального значения. Начальное значение является исходным для расчета тренда. Последующие значения тренда рассчитываются, как начальное помноженное на коэффициент сезонности, без учета коэффициента сезонности в первом периоде:
Значение трендаi = C1 + C1 × (Ai - A1)
Где:
Аi - значения сезонности в i-м периоде;
С1 - значения на начало периода.
Считать тренд между начальным и конечным значениями. Промежуточные значения тренда рассчитываются, как значения обыкновенной средней скользящей помноженное на коэффициент сезонности:
Значение трендаi = С'i × Аi
Где:
Аi - значения сезонности в i-м периоде;
С'i - значения средней скользящей i-м периоде;
Подробнее о средних скользящих читайте в разделе скользящие средние и корректировки рядов в Budget-Plan Express.
Пример заполнение ряда с учетом настроек
Как правило, прогноз постоянных затрат не является циклическим трендом, т. е. изменение цен происходит скачкообразно и цены сохраняются в течение некоторого периода времени. В качестве примера можно привести цены на коммунальные услуги, которые, как правило, устанавливаются на начала и середину года.
Рекомендуется, до начала планирования, написать таблицу – техническое задание (ТЗ), в которой отражалась бы структура постоянных затрат, соответствующая целям анализа для вашего бизнес-плана.
Пример. Рабочая таблица (ТЗ) для планирования постоянных затрат.
Предположим сценарий бизнес-плана. Небольшой цех для производства сыра. Компания использует упрощенную систему налогообложения (6% от дохода). Так как начало производства запланировано на начало 2018 года, заработная плата будет расти постепенно, первый год – каждые 6 месяцев, в дальнейшем – с начала каждого года. Стоимость аренды – 70 000 на начало года, в 6 и 10 месяце – увеличение на 5%. Штатный сотрудник по сбыту приступит к работе с начала 2-го года проекта. Собственной должности бухгалтера не предусмотрено, предполагается аутсорсинг.
Вот как в этом случае могла бы выглядеть ваша таблица:
Данные из этой таблицы удобно использовать как для планирования (в программе), так и вставить в текст бизнес-плана, при описании, например, штатного расписания.
Пример таблицы – доли (проценты) продуктов в операционной прибыли и в прямых затратах.
Для распределения постоянных затрат по продуктам (на стоимость продуктов) используются проценты. Если вы применяете ABC-метод (Activity Based Costing) – метод разнесения косвенных (постоянных) издержек, просто используйте эти проценты в форме редактирования постоянных затрат (вкладка «разнесение издержек»). Вы можете также, для разнесения затрат на продукты, использовать проценты, рассчитанные из операционной прибыли или из соотношения прямых затрат.
Пример. Заполнение ряда затрат за аренду офисного помещения.
Годовая цена арендной платы на начало года установлена в размере 840 000. Компания оплачивает услуги по аренде офисного помещения ежемесячно. По договору арендной платы, каждый 6-й и 10-й месяц стоимость аренды увеличивается на 5%.
- шаг. Установим опцию "Считать тренд от начального значения";
- шаг. Установим флажок "Сезонные значения для дискретных трендов" (если флажок не установлен);
- шаг. Установим в 6-м месяце значение 5%, в 10-м месяце – значение 10% (т. е. +5%). Обратите внимание, при редактировании 6 и 10 месяца, установились следующие значения сезонности: {0; 0; 0; 0; 0; 5; 5; 5; 5; 10; 10; 10}, так как установлен флажок "Сезонные значения для дискретных трендов";
- шаг. Введите соответствующее значение в поле на начало «1 года»: 70 000 (840 000 / 12 = 70 000). Обратите внимание, значения на конец года и 2, 3 годы установилось автоматически.
Если установить опцию "Считать тренд между начальным и конечным значениями" (вместо опции "Считать тренд от начального значения"), тогда значение в каждое поле устанавливается пользователем.
Пример готовых настроек для заполнения ряда (1-4 шаги) показан на рисунке:
График результата расчета «затраты по аренде офисного помещения» (36 месяцев):
------------------------------------
Читайте также:
Программа для подготовки бизнес-планов в формате Word и Excel (стоимость лицензий)
Методы расчета показателей эффективности инвестиций (РВ, DPB, NPV, PI, IRR) на простых примерах
-----
Оригинал статьи смотрите на сайте www.strategic-line.ru. Этот материал вместе с другими примерами, смотрите разделе «Планирование постоянных (фиксированных) затрат при подготовке бизнес-плана. Алгоритм планирования».
Автор: Олег Мостовой (разработчик IT-проектов)
