Бизнес-сервисы и программы делают работу в удаленном режиме прозрачной для руководителя и комфортной для сотрудника. Легко организовать многоступенчатый процесс, распределить задачи, проконтролировать результаты. Описываем базовый набор инструментов для запуска домашнего офиса.
Работа с документами
Пересылать договоры по электронной почте не лучшая идея. Если один менеджер внес изменения, надо отправить оставшимся двадцати сотрудникам новую версию.
Для совместного редактирования материалов используются облачные хранилища — удаленные жесткие диски. На них загружаются таблицы, текстовые документы, презентации, видеоролики. К дискам подключены приложения для работы с файлами.
Руководитель вправе в любой момент просмотреть, кто и что изменил в документе, или запретить правки.
GoogleDrive + онлайн-офис от Google
Условия пользования:Бесплатно дается 15 Гб дискового пространства, далее — тарифы от 139 руб./мес. Для устройств на Windows, macOS, iOS, Android.
Возможности:
- Файлы из почты Gmail, страницы сайтов сохраняются одним кликом.
- Чтобы поделиться документом, достаточно отправить ссылку.
- Поиск по ключевым словам — распознаются объекты на фото и отсканированных документах.
- Сканирование документа со смартфона и прямая загрузка на диск.
- Офлайн-доступ — можно работать при отсутствии Интернета.
С GoogleDrive и его платной версией GoogleOne интегрируются более 100 расширений: для разметки PDF, работы с ЭЦП, шифрования ценных документов, создания сайтов, моделирования бизнес-процессов.
Альтернативы: OneDrive, OpenDrive, Dropbox, Облако Mail.ru.
Управление проектами
В программах вы создаете новые задачи, делите персонал на группы, определяете исполнителей и сроки.
Trello
Интерфейс реализован по принципу канбан-доски, где задачи структурируются с помощью колонок «запланировано», «в процессе», «выполнено». Каждый проект — это 1 доска и карточки-задания.
Условия: Для систем iOS, Android, Windows, macOS, есть веб-платформа. Без ограничений по числу пользователей даже в бесплатной версии, но ведется максимум 10 досок. Тарифы с расширенным функционалом стартуют с 10 $.
Возможности:
- Доски с разным типом доступа — для сторонних пользователей, для приглашенных участников, приватные.
- Назначение ответственного лица, сроков.
- Метки — чтобы сегментировать карточки по категориям, проектам.
- Напоминание о дедлайне.
- Уведомление о действиях с карточками.
- Планирование на день, неделю, месяц.
- Голосование по задачам.
- Загрузка файлов не более 10 Мб в неограниченном количестве.
- Интеграция со Slack.
Альтернативы: Asanа, ClickUp, Wrike, для масштабных проектов — AmoCRM, «Битрикс24», Jira.
Общение с коллегами и клиентами
Мессенджеры Slack, Telegram, Twist дают быструю связь, но не позволяют перевести все коммуникации в единое пространство. Чтобы созваниваться с клиентами, надо обеспечить персонал мобильными телефонами, корпоративными SIM-картами. При большом потоке вызовов это накладно, сложно контролировать работников. Здесь незаменима IP-телефония — голосовая связь через Интернет.
IP-телефония
Владелец компании покупает виртуальный номер и получает доступ к облачной АТС. В платформу он вносит устройства, с которых будут совершаться вызовы: домашние компьютеры, планшеты, смартфоны. На них сотрудники устанавливают приложение для звонков. С этого момента все вызовы проходят через одну виртуальную АТС, где бы ни находился менеджер. Чтобы подключить IP-телефонию хватит одного дня.
Условия: абонентская плата от 400 до 2 500 руб./мес., минута от 0,65 руб.
Возможности:
- Всегда бесплатные минуты между коллегами.
- Онлайн-контроль — число входящих/исходящих, длительность беседы, автоматическая запись разговоров.
- IVR-меню — распределяет вызовы по операторам в зависимости от времени, темы обращения.
- При подключении IP-телефонии от МТТ — бесплатный корпоративный мессенджер с функцией групповых видеозвонков. Также доступен сервис конференц-связи без лимитов по времени. Добавляется до 300 участников.
Альтернативы для совещаний: Skype, Zoom, Discord.
Мелочи для удобства
Дистанционный доступ к устройству
Утилиты TeamViewer, AeroAdmin, AnyDesk, Splashtop выручат, когда неопытный сотрудник не может настроить программу, найти данные. К его ПК подключается сисадмин и решает проблему.
Менеджеры скриншотов
Приложения LightShot, Joxi, «Скриншотер» позволяют делать снимки экранов в один клик и совершать действия:
- добавлять пометки;
- загружать файл в облако, поделиться ссылкой;
- скачивать изображение и т. д.
Итак, на первых порах при штате 10–20 человек достаточно трех инструментов: онлайн-офиса от Google, планировщика Trello и IP-телефонии. Платформы call-трекинга, CRM подключаются, когда запущена активная рекламная кампания, а сотрудники переведены на систему KPI.
