Каждая компания ежедневно работает с большим количеством документов, таких как акты, счета, накладные, доверенности и многие другие.
Обычно каждый документ представляет собой установленный в организации образец (шаблон) с некоторыми переменными данными.
Функционал Битрикс24 позволяет создавать шаблоны, по которым можно формировать конечные документы.
Рассмотрим процесс составления шаблона на примере коммерческого предложения.
С чего начинаем?
Необходимо определить в файле какие значения у нас будут изменяться. Это могут быть товары, ФИО клиентов, даты, фамилия и имя менеджера и так далее.
Рекомендуем выделять данные значения, чтобы с легкостью ориентироваться с какими значениями из CRM предстоит работать в коммерческом предложении и заполняется ли нужное поле в карточке CRM.
Необходимо заменить выделенные слова на коды полей из Битрикс24, чтобы система понимала куда и какие значения нужно подставлять в документ.
Чтобы перейти в список кодов полей необходимо открыть любую из сущностей CRM ( лид, сделка, контакт, компания) и выбрать Документ > Добавить новый шаблон:
В открывшемся окне выберете значок «Шестеренка» > Список полей:
Откроется список со всеми названиями полей и их символьным кодом в CRM:
Действие Скопировать позволяет скопировать код в буфер обмена.
Теперь мы ищем в списке полей нужные нам для коммерческого предложения. Воспользуемся фильтром: найдем код поля с названием компании.
Но есть такие значения, которые нельзя найти в списке кодов полей Битрикс24.
Например, обращение «Уважаемый/ая имя отчество».
Для этого воспользуемся специальным кодом: {ContactFormattedName~Format=# TITLE# # NAME# # LAST_NAME# , Case=1}!Находим все коды нужных полей и вставляем их в файл:
В коммерческом предложении есть поле, в котором могут встречаться несколько значений. Разберемся, каким образом работать с кодом при множественных значениях.
Ищем код нужного нам поля в списке полей (см. выше) – {UfCrm1575533308}.
Далее нам необходимо определить, в каком виде у нас будут отображаться множественные значения.
Добавляем к коду «~mseparator=2».
Теперь код выглядит следующим образом {UfCrm1575533308~mseparator=2}.
При таком коде множественные значения будут располагаться с новой строки.
Остается добавить оператора, отвечающего за вывод множественных полей в документ «all=y». Конечный код будет выглядеть следующим образом: {UfCrm1575533308~mseparator=2, all=y}
Разберем ситуацию, когда в коммерческом предложении используется перечень товаров с картинками. Вы можете реализовать автоматическую подстановку картинок к соответствующим товарам.
Для этого необходимо в Word перейти в раздел Формат > Специальные возможности > Замещающий текст:
Вставляем в описание код из списка полей: {ProductsProductPropertyMorePhoto}.Теперь при каждой новой позиции товара в документе будет отображаться фотография этого самого товара.
После того, как шаблон документа в Word файле подготовлен, его необходимо загрузить на портал. Чтобы это сделать, необходимо снова открыть любую из сущностей CRM ( лид, сделка, контакт, компания) и выбрать Документ > Добавить новый шаблон:
В открывшемся окне выберите Загрузить:
Загрузите в формате docx файл с шаблоном документа со своего ПК на портал:
После загрузки шаблона необходимо произвести его настройки:
Типы настроек:
Активность позволяет включить возможность использования шаблона
С подписями и печатью позволяет добавить подпись и печать на шаблон
Привязать к разделам CRM отвечает за доступность в использовании данного шаблона в различных сущностях CRM:
Кто будет работать с шаблонами позволяет настроить права доступа к использованию вашего шаблона документа
Привязать к стране позволяет присвоить шаблон к определенной стране из списка шаблонов документов.
Используемый нумератор определяет по какому принципу загруженный шаблон будет нумеровать в списке шаблонов документов.
После сохранения настроек загружаемый шаблон появится в списке шаблонов:
Теперь вы можете работать с данным шаблоном и создавать по нему документ.
Для этого перейдите в сущность, по которой необходимо создать документ и выберете нужный шаблон:
Откроется окно, в котором будет конвертироваться готовый документ:
Вы сможете распечатать полученный документ, скачать в формате PDF и DOCX, отправить по электронной почте или сгенерировать публичную ссылку.
Благодаря созданию шаблонов вам больше не нужно тратить время и силы на составление тех или иных документов, достаточно перейти в нужную сущность CRM и выбрать нужный шаблон, после чего он сам сгенерируется и будет готов к использованию в работе.
Вы можете сделать шаблон самостоятельно или обратиться за настройками к нам.
✅ Бесплатная Техподдержка Битрикс24
✍Наш Телеграм-канал в нем вся "соль" о работе в Битрикс24, кейсы инструкции и полезные уроки. Подписывайтесь, будет много полезного!
Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ
Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ
Подписывайтесь на наш YouTube канал!
