За расходы по расчётному счёту, в том числе по привязанной к нему бизнес-карте, нужно отчитываться. Так государство проверяет, что деньги потрачены на нужды бизнеса, а не на личные покупки — и уменьшает сумму налога. Рассказываем, как подтверждать расходы, а кто от этой обязанности освобождён.
Кто обязан отчитываться по расходам по бизнес-карте?
Траты по бизнес-картам обязаны подтверждать компании и ИП, которые уменьшают налог за счёт расходов. По каждой покупке и платежу надо собирать чеки и другие документы об оплате. Налоговая может запросить эти бумаги, чтобы проверить обоснованность расходов. Если документов нет или траты признают необоснованными, их могут исключить из перечня расходов — и доначислить налог.
Отчитываться нужно за все расходы по бизнес-картам: неважно, кто потратил деньги и как именно — по безналу или сняв наличные в банкомате. Если сомневаетесь, оправданна та или иная трата, проконсультируйтесь с бухгалтером или перечитайте договор с банком. Как правило, там перечислены цели, в которых можно использовать карту.
Расчёты по бизнес-карте: что можно, а что нельзя
Чем грозит несдача отчётности в налоговую?
Скорее всего, начислят штраф: 5% от суммы налога за каждый месяц задержки, но не более 30% и не менее 1000 рублей. При этом уже после 10-дневной задержки налоговая имеет право заблокировать расчётный счёт.
Какие документы нужны, чтобы отчитаться по расходам?
Прежде всего — документы, подтверждающие покупку или оплату услуг. При использовании бизнес-карты обычно это кассовые чеки. Также к подтверждающим документам относят, например, акты, квитанции, билеты на транспорт и посадочные талоны. Обычно нужен и авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1 или форме, принятой в компании.
Подтверждающие документы должны содержать:
- наименование, порядковый номер и дату выдачи;
- наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
- наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
- сумму оплаты;
- должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись, печать (при наличии).
Нужны и внутренние документы. Например, при оплате такси — не только чек от сервиса, но также приказ ИП или руководителя компании о порядке, который регламентирует использование транспорта сотрудниками.
Если сотрудник снял с бизнес-карты наличные через банкомат, бухгалтеру не нужно проводить их через кассу или учитывать при расчёте кассового остатка на конец дня. В кассовой книге такие операции не отражаются.
Как выдать сотрудникам деньги и не потерять их с концами
Как отражать операции для учёта по картам СберБизнеса?
Расчёты по бизнес-картам отражаются на следующих счетах:
- 51 «Расчётный счёт», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
- 55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карты открыт отдельный счёт.
Бизнес-карта — это возможность для сотрудника расплатиться за бизнес-покупку, не получая наличные под отчёт. Поэтому такие затраты проводятся по счёту 71 — «Расчёты с подотчётными лицами».
Типовые проводки для учёта операций по бизнес-картам выглядят так:
На дату совершения операции:
На дату подачи авансового отчёта в бухгалтерию:
Как быть, если сотрудники забывают собирать чеки?
Пропишите правила использования корпоративных карт. Укажите там виды разрешённых расходов и их лимиты, сроки отчётов по тратам и документы, которые нужно предоставить.
Предупредите об ответственности. Если сотрудник вовремя не отчитался о расходах или потратил деньги не по назначению, убыток можно вычесть из его зарплаты. Важно, чтобы с момента покупки прошло не больше месяца, а сумма ущерба не превышала месячный доход нарушителя.
Памятка для бухгалтеров по операциям бизнес-карт
А внесение наличных тоже надо подтверждать документами?
Если ИП кладёт на бизнес-карту свои личные деньги, подтверждать операцию не надо. В остальных случаях документы нужны. Например, когда вносятся заёмные деньги, должен быть договор займа. Если сотрудник возвращает подотчётные средства — надо отразить это в авансовом отчёте.
