В настоящее время закупки все чаще рассматриваются в качестве стратегического инструмента развития и управления компании . Современные тенденции ведения хозяйственной деятельности стали более разборчивы к вопросам снабжения и логистики. Современный бизнес осознал важность входящего потока ресурсов и открыл пути для сокращения издержек в оптимизации и систематизации закупочной деятельности.
Именно закупки питают организм компании и влияют на все процессы его жизнедеятельности.
Для разработки стратегии закупочной деятельности начальник отдела снабжения должен ответить на следующие вопросы: Когда закупать? Что закупать? У кого закупать? Сколько закупать? На каких условиях производить закупки?
Ответы на эти вопросы с помощью инструментов: ABC-анализ, XYZ-анализ, MRP (планирование потребностей), JIT («поставка точно в срок»), VMI (совместное управление запасами) дают хорошее оперативное видение, а Матрица Кралича позволяет ввести стратегический подход к закупкам.
Не каждый финансовый директор и начальник отдела закупок понимает, что работа с поставщиками туалетной бумаги и 20ти метрового электроштабелера должны отличаться! При этом в ряде компаний происходит ситуация, когда менеджеры по закупкам не понимают разницу в работе с разными категориями, а если и понимают, то видят её каждый по-разному и отдел закупок просто не имеет стратегии работы и вектора развития.
«Матрица Кралича за счет структурированного и системного подхода позволяет вести закупочную деятельность более эффективно и результативно. А демонстрационная составляющая позволяет внедрить весь комплекс принятых решений в общение с поставщиками и договорную деятельность отделов снабжения и логистики».
У хорошо сделанной Матрицы Кралича есть важный признак: доступность для любого сотрудника. Её одинаково хорошо должен понимать рядовой клерк и генеральный директор компании.
Для её составления нам надо руководствоваться двумя параметрами:
Business impact (объём стоимости товаров и услуг)
Supply complexity (сложность рынка поставщиков).
Не без доли субъективизма, каждый опытный снабженец или руководитель отдела снабжения на основании эти параметров может разделить все закупаемые товары и услуги в подобную таблицу:
- Стратегические категории (Strategic Items).
Одна из самых важны категорий в плане финансовых показателей компании, при этом за счёт сложности рынка поставок имеет высокие риски поставки. Т.к. нет товаров-аналогов перебои поставок могут нанести ущерб компании и восполнить дефицит будет не просто. Не редко в эту категорию попадают Товары индикаторы - KVI.
Рекомендованная стратегия закупок: взаимодействие с поставщиками и плотное сотрудничество. Обоюдное взаимодействие контрагентов.
- Категории возможности (Leverage Items).
Данная категория характеризуется высоким влиянием на финансовые показатели компании за счёт большого объёма закупок. Базовые продукты участвуют в формировании основной части прибыли компании. Большой выбор поставщиков указывает на рекомендованную стратегию в которой больше влияние имеет покупатель. Взаимосвязь контрагентов более умерена, т.к. покупатель в любой момент может сменить поставщика. Как раз этот фактор даёт отличные возможности для конкурентных закупок через тендеры-редукционы с целью уменьшения расходов на закупку.
- Категории – узкие места (Bottleneck Items).
Эти категории умеренно, либо мало влияют на финансовые показатели Основным отличием от других категорий выделяется высокая зависимость от технологий поставщика и уникальный (уникальные требования к продукции). При этом высокие риски поставок не должны заставлять отказываться от данной категории.
Рекомендованная стратегия закупок: взаимодействия в основном происходит на условиях поставщика, и закупщикам часто приходится идти на невыгодные условия, чтобы получить нужный товар. В этой категории надо держать баланс умеренного взаимодействия между поставщиком и покупателем, заранее предусмотреть варианты развития рынка и выработать план на случай прекращения поставки категории, план поиска альтернативного поставщика и разработать инструменты работы с поставщика, чья позиция в сделке несколько сильнее.
- Некритические категории (Non-critical Items).
В эту категорию входят товары и услуги, которые имеют самое маленькое влияние на финансовые показатели компании, а избыточный выбор поставщиков уменьшает риски покупки. Малая значимость этой категории обязана уменьшить фокус внимания к работе с данными товарами.
Рекомендованная стратегия: уменьшить стоимость управления закупками товаров и услуг данных категорий, снизить ресурсы и время затрачиваемое работниками на работу с данной категорией. Индикатором может послужить ситуация, когда доставка/разгрузка/заказ товаров этой категории стоит дороже чем сами товары. Работаем над уменьшением не ценности самих товаров и услуг, а над стоимостью ресурсов, которые тратим на них.
______________________________________________________________________________
Конечно заполнение данной матрицы носит весьма субъективный характер. Выбор как правило основывается на личном опыте работников отдела и на впечатлениях от поставщиков. Поэтому эффективным методом при разработке матрицы Кралича будет письменная аргументация параметра сложности рынка закупок и выведенная из бухгалтерского учета объёмная стоимость товаров и услуг.
Это позволит свести сухие цифры отчетов закупочной деятельности и сформулированные оценки менеджеров/начальника отдела продаж и получить структурированную разбивку на категории.
Теперь вы можете настроить каждый элемент закупочной деятельности на категорию товара и услуги, в которой проходит закупка. Разработать шаблонный договор поставки и утвердить критерии отбора поставщика под каждую категорию матриц. Провести работу с менеджерами и при необходимости даже распределить их на работу по каждой категории. Зная особенности товаров и услуги категорий, вы будете более эффективно отрабатывать их. Добиваться оптимизация логистических издержек, жестко прогибать поставщиков или налаживать партнерские отношения с поставщиками в зависимости от соотношения сложности рынка и объёма покупаемых товаров и услуг, а не на основании личных предпочтений.
