Иностранные компании давно и часто используют аутсорсинг бухгалтерских услуг. В США доля аутсорсинговых компаний по бухгалтерскому обслуживанию составляет 92%, в Европе 86%. В России же далеко не все руководители знают о преимуществах такого вида сотрудничества, но при этом готовы платить деньги посредникам за другие привычные действия - операции по финансам, имуществу, транспорту, логистике, IT-обслуживанию. Чаще всего этот момент связан с мифами или страхами руководителей, что сотрудничество с аутсорсинговой фирмой может привести к плачевным результатам. Но действительно ли эти страхи оправданы, или это всего лишь надуманные отговорки, чтобы не перестраивать бизнес на новый формат?
Миф #1: руководитель не может контролировать процесс
Как именно директор контролирует своих бухгалтеров? Он ведь не стоит над ними весь день и не проверяет каждую операцию, а оценивает общие результаты - зарплата начислена, касса зарегистрирована, налоги уплачены, отчетность сформирована. В случае с аутсорсингом ситуация аналогичная - руководителю предоставляется информация о конкретных результатах деятельности, а не о том, сколько первичных документов проведено и какие проводки сформированы. В этом случае он также будет контролировать общие итоги учета, а детализацию работы может проверять рядовой менеджер.
Миф #2: специалисты не вникают в бизнес-процессы заказчика
Если аутсорсер не будет детально изучать особенности деятельности заказчика, он не сможет грамотно и качественно оказывать услуги, что в скором времени приведет к отказу клиента от работы с ним. Вникать в бизнес-процессы компании и ориентироваться на особенности деятельности - основа успешной работы бухгалтерской компании.
Миф #3: передаваемая информация потеряет конфиденциальность
Возникают опасения, что аутсорсер, получая информацию от клиента, станет разглашать ее конкурентам и иным заинтересованным лицам. Однако, такая ситуация возможна и со штатными бухгалтерами, и сотрудниками госорганов. Этот вопрос относится скорее к индивидуальным качествам человека, а не к конкретной организации. Чтобы дополнительно оградить компанию от разглашения конфиденциальной информации, целесообразно обозначить отдельным пунктом договора ответственность аутсорсера за такое действие.
Миф #4: вместо аутсорсинга выгоднее нанять внештатного бухгалтера
Найм специалиста вне штата - распространенная практика, также позволяющая экономить средства. Однако внештатный бухгалтер - это не аутсорсер, он изредка приходит в компанию и выполняет какие-то конкретные операции. Аутсорсинг же предполагает полный охват бухгалтерского и налогового учета и его постоянное ведение. При найме бухгалтера за штатом нужно также думать о том, кто будет выполнять остальные операции, не входящие в его обязанности, а аутсорсинг исключает такую необходимость.
Миф #5: бухучет ведется несвоевременно
Некоторые руководители считают, что при нахождении аутсорсера в удалении от компании сложно своевременно передавать документы и оперативно решать возникающие вопросы. Современный технический прогресс позволяет нам использовать различные возможности интернета и телефонии. Главное - грамотно организовать процесс взаимодействия и документооборота, при котором информация будет передаваться в кратчайшие сроки. Региональные особенности налоговой политики и постоянные изменения в законодательстве, конечно, вызывают трудности взаимодействия с клиентами из других городов. Крупные бухгалтерские компании решают это открывая представительства в других городах России и за рубежом, с целью поддержания высокого качества обслуживания в пределах каждого региона.
Миф #6: работа выполняется некачественно
Иногда руководитель полагает, что именно штатный специалист лучше всего осуществит учетную работу. Но зачастую, бухгалтер годами выполняет одни и те же операции, не развивается и не стремится повышать свою квалификацию. Для руководителя нет смысла покупать дорогостоящие программы и подписки для повышения квалификации нескольких специалистов. В бухгалтерских компаниях работают специалисты в разных областях, они регулярно посещают курсы повышения квалификации и семинары, у них постоянная подписка на авторитетные бухгалтерские порталы и справочно-правовые системы. На практике специалисты бухгалтерских компаний получают серьезный опыт, а, кроме того, сама фирма стремится повысить их уровень, чтобы оказывать клиентам действительно качественные услуги.
Миф #7: Аутсорсинг-это не выгодно
Основной задачей бухгалтерского аутсорсинга является не финансовая экономия, как полагает большинство, а разгрузка человеческих ресурсов и реальная экономия времени. Возможность экономить безусловно существует. Если клиент пользуется пакетами услуг, то стоимость аутсорсинга "под ключ» гораздо ниже обычных расходов при найме штатных бухгалтеров. Существуют и другие выгоды: например, при долгосрочных контрактах, аутсорсер может предоставить клиенту скидку за тот же объем работ.
Разделяете некоторые страхи? Может быть, стоит пересмотреть свою позицию и модернизировать бизнес-процессы по новому формату?
