Коллизии последних месяцев привели к тому, что многие предприниматели уезжают за рубеж, но при этом у них остаётся действующий бизнес в России. Собрали в статье несколько советов, которые помогут ИП или директору руководить компанией из другой страны.
Оформить электронную подпись ФНС
Квалифицированная электронная подпись ФНС используется на всех цифровых площадках и сервисах для сдачи отчётности, предоставлении налоговых деклараций. Получить её первый раз можно только при личном посещении операционных залов местных налоговых органов. Их перечень доступен на сайте ФНС России.
Если у вас ещё нет электронной подписи, без личного визита в налоговую оформить её не получится. По требованиям Приказа ФНС РФ от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@ идентификация личности заявителя проводится в его личном присутствии.
Обратиться за электронной подписью в налоговую инспекцию могут ИП или директор компании, как лицо, действующее без доверенности в её интересах. Подпись оформляется бесплатно, но для неё понадобится ключевой носитель USB-типа, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ.
Перевыпустить налоговую ЭЦП можно дистанционно в Личном кабинете налогоплательщика, если:
- владелец ранее уже лично получил подпись, то есть прошёл идентификацию;
- ранее выданный сертификат ЭЦП ещё действует;
- компьютер настроен для работы с имеющейся ЭЦП.
Для использования электронной подписи ФНС за рубежом нужна международная лицензия КриптоПро CSP. ФНС России рекомендует скачивать её с официального сайта разработчика www.cryptopro.ru или приобрести у дилеров и дистрибьюторов ООО «Крипто-Про».
Также понадобится разрешение ФСБ на вывоз носителя ключа ЭЦП со встроенным средством криптозащиты. Обратиться за ним нужно в Центр по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны (ЦЛСЗ ФСБ России).
Оформить электронные подписи для сотрудников
У сотрудников компании должны быть свои электронные подписи. Они им понадобятся, чтобы заменить отсутствующего директора в текущей деятельности компании:
- сдавать отчётность в налоговую, страховые фонды, ведомства;
- участвовать в закупках;
- работать с контрагентами.
Получить электронные подписи сотрудников можно в аккредитованных удостоверяющих центрах из этого списка.
Чтобы сотрудник мог подписывать своей электронной подписью документы от имени ИП или фирмы, у него должна быть доверенность. Для электронного документооборота лучше сразу оформить машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную электронной подписью руководителя. Подробнее о МЧД мы рассказали в этой статье.
Рекомендуем делегировать сотрудникам полномочия по сдаче электронной отчётности. ФНС России в письме от 10.11.2022 № ЕА-4-26/15238@ рекомендовала пользоваться только IP-адресами, зарегистрированными на территории Российской Федерации. Из-за DDoS-атак государственные сервисы могут блокировать иностранных абонентов.
Зарегистрировать личный кабинет ИП или юрлица на Госуслугах
Учётная запись в ЕСИА пригодится для многих операций:
- входа в личные кабинеты на сайтах ведомств, например, Росприроднадзора или Роскомнадзора;
- сдачи статотчётности;
- подачи жалоб и обращений в органы власти;
- направления заявлений на выдачу лицензий, разрешений, получение других госуслуг.
На Госуслугах руководитель может добавить других сотрудников для пользования личным кабинетом компании. Для этого им сначала понадобится получить подтверждённые учётные записи физического лица.
После этого при наличии электронной подписи и доверенности сотрудники смогут сдавать отчётность, работать на федеральных электронных торговых площадках, отправлять заявки и документы на участие в торгах.
Распределить полномочия и оформить бумажные доверенности
Перед отъездом руководителю нужно продумать систему контроля над сотрудниками. Если какие-то хозяйственные операции требуют личного присутствия директора, то лучше делегировать их заместителям или назначить управляющего. Например:
- представлять интересы в суде, органах власти;
- проводить инспекции розничных точек;
- вести переговоры с контрагентами.
Все делегируемые полномочия нужно оформить доверенностью.
При оформлении доверенностей учитывайте, что не все документы можно подписывать электронной подписью. Например, акт о расследовании несчастного случая оформляется на бумажном носителе. В Госдуме на рассмотрении находится законопроект № 1173189-7 о внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях», который позволит использовать электронные дубликаты (сканы) наравне с бумажными первичными документами. Но на начало декабря 2022 года он ещё не принят.
Весь документооборот лучше перенести в облачные хранилища. Так директор сможет получить доступ к данным из любой точки мира, и ему не придётся ждать сканов от сотрудников. Это особенно удобно при существенной разнице в часовых поясах.
В интернет-бухгалтерии «Моё дело» вся информация и документы хранятся в облаке, и к ним можно получить доступ в любое время и с любого места, где есть интернет.
Подготовить комплект инструкций
Дистанционно тяжёло управлять бизнесом «по ситуации». Руководитель облегчит себе работу, если в компании будут понятные инструкции для разных ситуаций, например:
- как готовить и подписывать договоры;
- как решать кадровые вопросы;
- что делать при аварийных ситуациях.
Этот пункт связан с предыдущим — про делегирование полномочий. Бизнес не должен останавливаться, когда директор лично не присутствует в рабочем кабинете.
Продумайте систему электронного документооборота, онлайн-совещаний и планёрок с сотрудниками. Для дистанционного руководства удобно использовать CRM-системы: в них можно размещать инструкции, составлять планы и контролировать сроки выполнения.
Если для удалённого контроля решите установить видеонаблюдение за сотрудниками, имейте в виду, что это можно делать только с письменного согласия работников на обработку их биометрических данных.
Порядок дистанционного взаимодействия руководителя и сотрудников закрепляют в локальном нормативном акте или дополнительном соглашении к трудовому договору директора в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ.
Разобраться с получением дохода
Наёмный директор получает зарплату в рублях согласно ст. 131 ТК РФ. Выплачивать ему доход в валюте можно только если трудовым договором предусмотрено, что он выполняет свои обязанности за пределами Российской Федерации.
Но здесь возникает риск нарушения трудового законодательства. Минтруд России считает дистанционную работу из другой страны незаконной. Об этом говорится, например, в письме от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755. Поэтому в трудовом договоре директора лучше не указывать другую страну как место выполнения трудовой функции, а платить ему зарплату в рублях на расчётный счёт в российском банке.
Гражданин может открыть расчётный счёт в другой стране как физическое лицо, чтобы получать на него зарплату или иные доходы — это не запрещено. Но об открытии зарубежного счёта нужно будет сообщить в ФНС — ст. 12 закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании…». Порядок уведомления прописан в приказе ФНС от 24.04.2020 № ЕД-7-14/272@.
Кроме того, валютные резиденты (например, граждане РФ и российские юридические лица) обязаны регулярно отчитываться о движении средств по зарубежным счетам. Правила для ИП и компаний прописаны в постановлении от 28.12.2005 № 819, для физических лиц — в постановлении от 12.12.2015 № 1365.
Если не уведомить ФНС об открытии расчётного счёта за границей или нарушить сроки сдачи отчётности, то можно получить штраф по ст. 15.25 КоАП РФ. Для граждан он составит до 5 000 рублей.
ИП или юрлицо переводить валюту из России на свой расчётный счёт за рубежом не сможет. Это прямо запрещено с 1 марта 2022 года указом № 79 от 28.02.2022г.
Уведомить МВД о получении ВНЖ или гражданства
Если гражданин РФ получит гражданство другой страны или вид на жительство, ему нужно сообщить об этом в МВД России в течение 60 дней согласно ст. закона от 31.05.2002 № 62-ФЗ «О гражданстве Российской Федерации». Уведомление подаётся лично или Почтой России в порядке, установленном приказом МВД от 31.12.2019 № 994.
Если ИП или директор находятся в другой стране и пропустят срок в 60 дней, то сообщить о получении ВНЖ или второго гражданства они должны в течение 30 дней после приезда в Россию. За невыполнение этой обязанности предусмотрена уголовная ответственность по ст. 330.2 УК РФ: штраф до 200 000 рублей или в размере заработной платы до одного года, либо обязательные работы до 400 часов.
