Для начала работы с контрольно-кассовой техникой (ККТ), её нужно зарегистрировать в налоговой инспекции. Такая обязанность есть у всех организаций и ИП, которым положено применять кассу. Мы подготовили подробную инструкцию по регистрации.
Что сделать до регистрации ККТ
Заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД) — это организация, которая принимает и обрабатывают информацию с кассовых аппаратов и передаёт её в налоговую. Выбрать ОФД нужно из списка на сайте ФНС.
Если вы планируете регистрировать онлайн-кассу через интернет, понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. С 2022 года ИП и руководители организаций получают УКЭП в налоговой инспекции или доверенных центрах ФНС.
Инструкция по регистрации онлайн-кассы
Порядок регистрации ККТ прописан в ст. 4.2 закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года.
Заполните заявление
В налоговую нужно подать заявление о регистрации ККТ. Сделать это можно одним из способов:
- В виде электронного документа, подписанного УКЭП директора или ИП — через кабинет ККТ на сайте ФНС или через личный кабинет оператора фискальных данных.
- На бумаге — принести лично, отправить через представителя с доверенностью или ценным письмом с описью вложения.
Если выбрали второй вариант, заполнить заявление можно на компьютере или на бумажном бланке чёрной или синей ручкой. Для каждой единицы ККТ нужно отдельное заявление.
При заполнении придерживайтесь правил из приложения № 5 к приказу ФНС № ЕД-7-20/799 от 8 сентября 2021 года:
- Пронумеруйте заявление начиная с первого листа: «001», «002» и т. д.
- Для ИНН из 12 знаков свободные ячейки справа заполняйте прочерками.
- День, месяц и год разделяйте точкой, например 28.09.2022.
- Если заполняете от руки, пишите заглавными печатными буквами. Вписывайте информацию начиная с первой ячейки слева. В свободных ячейках ставьте прочерки.
- Если заполняете на компьютере, пользуйтесь шрифтом Courier New высотой 16-18 пунктов. Прочерки можно не ставить.
- Нельзя исправлять ошибки корректирующими средствами, распечатывать с двух сторон одного листа, портить бумагу при скреплении.
В разделе 1 нужно указать сведения о ККТ:
- Строки 010-040 — названия моделей ККТ и фискального накопителя, а также их заводские номера. Это можно найти в паспортах или на корпусах технических устройств.
- Строки 050 — почтовый адрес установки (применения) ККТ, например, адрес торговой точки.
- Строка 060 — место установки (применения) ККТ. Например, адрес сайта, если будете принимать оплату через него. Можно указать несколько сайтов, разделив их точкой с запятой. Если ККТ предназначена для развозной деятельности или такси, укажите здесь наименование и модель транспортного средства и его госномер. Если касса находится в магазине или в другом торговом объекте, укажите его местонахождение.
- Строка 070 — цифру «1» здесь ставят те, кто может применять ККТ в режиме, не предусматривающем передачи фискальных документов в ИФНС. Например, пользователи, которые находятся в отдалённых местностях, где нет связи. Все остальные в этой строке указывают «2».
В разделе 2 нужно выбрать, как вы будете использовать ККТ — при расчётах за маркированные товары, только для безналичной оплаты в интернете, при продаже подакцизных товаров, для развозной и разносной торговли и т. д. Напротив каждого пункта нужно поставить 1 — «да» или 2 — «нет».
Минфин в письме № 30-01-15/57115 от 16 июня 2022 года объяснил, что если в строке 130 вы поставите код «1», то зарегистрируете кассу только для безналичных расчётов в интернете и её нельзя будет использовать для других видов расчётов. Безналичные расчёты через интернет — те, которые проходят без непосредственного взаимодействия покупателя с автоматическим устройством. Например, если покупатель оформил заказ на сайте, а рассчитывается в пункте выдачи, это не считается расчётом через интернет.
Отдельный подраздел 2.1 предназначен для ККТ, которую используют на несколько автоматических устройств. Например, когда на несколько вендинговых аппаратов у вас одна касса.
Раздел 3 — полное наименование и ИНН оператора фискальных данных, с которым вы заключили договор.
Раздел 4 при регистрации ККТ не заполняют. Он нужен, когда её перерегистрируют в связи с заменой фискального накопителя.
Подайте документы в налоговую инспекцию
Бумажное заявление о регистрации ККТ можно подавать в любую налоговую инспекцию (п. 1 закона № 54-ФЗ). Подготовьте два экземпляра заявления. На втором налоговый инспектор поставит штамп, дату и подпись с расшифровкой ФИО и вернёт его вам.
Если отправляете заявление почтой, понадобится один экземпляр и две описи вложения. У вас останется на руках квитанция с номером отслеживания и второй экземпляр описи с почтовым штампом. В этом случае дата подачи заявления — это день отправки почтой.
Для электронного заявления датой подачи считается дата, когда вы его разместили в кабинете ККТ или передали через ОФД. Подтверждением, что налоговая инспекция приняла заявление, будет электронная квитанция о приёме информации и документов.
Получите регистрационный номер ККТ
Налоговая инспекция сверит информацию из заявления со сведениями из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, с реестрами ККТ и фискальных накопителей. Если всё в порядке, то не позднее следующего рабочего дня после подачи заявления, онлайн-кассе присвоят регистрационный номер.
Регистрационный номер вы получите способом, которым подавали бумажное заявление — лично в инспекции или по почте.
Если вы подавали заявление через кабинет ККТ или ОФД, там же появится регистрационный номер.
Внесите информацию в фискальный накопитель
Не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера нужно отправить в ИФНС отчёт о регистрации ККТ. Для этого проводят фискализацию техники, то есть записывают в фискальный накопитель:
- регистрационный номер онлайн-кассы;
- наименование организации или ФИО предпринимателя;
- информацию о ККТ, фискальном накопителе и другие сведения для формирования отчёта о регистрации.
Это можно сделать самостоятельно по инструкции к ККТ или обратиться в центр технического обслуживания вашей кассы.
На этом шаге будьте предельно внимательны! Если неправильно записать регистрационный номер кассы или ИНН, исправить это нельзя и фискальный накопитель придётся заменить.
Отправьте в ИФНС отчёт о регистрации
После записи всех сведений в фискальный накопитель, онлайн-касса распечатает отчёт. Его можно подать в ИФНС бумажном виде или заполнить электронную форму в кабинете ККТ или в личном кабинете ОФД.
Получите карточку регистрации ККТ
Сведения о регистрации онлайн-кассы налоговики вносят в журнал учёта и в карточку регистрации ККТ. Карточку выдадут вам в течение 10 рабочих дней с даты подачи заявления о регистрации ККТ.
Те, кто регистрировал кассу через кабинет ККТ или через ОФД, получат электронную карточку регистрации ККТ. Но при желании могут запросить её бумажную версию. Для этого нужно подать в ИФНС заявление в произвольной форме. Карточку выдадут в течение ещё пяти рабочих дней.
Дата формирования карточки регистрации ККТ — это дата регистрации вашей онлайн-кассы.
