Существует одно очень известное и очень распространенное место преступления. Каждый час, каждый день там происходят преступления. И проблема в том, что, как правило, эти преступления оказываются безнаказанными.
Это хорошо знакомое вам место преступления - КАЛЕНДАРЬ. Изо дня в день, на протяжении всей жизни люди крадут в этом вместе ВАШ САМЫЙ ЦЕННЫЙ АКТИВ - ваше время.
"Похитители времени" часто прячутся прямо у вас под носом. Это ваши коллеги на работе, знакомые, друзья и приятели.
Так принято, что кража имущества, похищение людей или интеллектуальной собственности считается преступлением. За это наказывают, сажают, штрафуют и т.д.
Но почему-то, самое ценное украсть не считается зазорным. И его нагло воруют не стыдясь и не опасаясь наказания.
Но самое ценное, что у нас есть - это ваше время.
Мы стараемся защитить свое имущество от посягательств, а вот самое ценное беспечно разбазариваем, оставляя его в открытом доступе для всякого рода воров, похитителей и попрошаек.
Если мы хотим повысить эффективность своей работы, увеличить производительность, избавиться от стресса вследствие нехватки времени, уделять время своему развитию, уходу за собой, отдыху и т.п., мы должны выявлять преступления, которые совершают похитители времени, и всеми силами пресекать эти преступления.
Мы также должны признать, что иногда сами являемся похитителями чужого, а также своего личного времени, и нам необходимо пересмотреть свои действия.
С помощью каких распространенных способов похитители могут красть наше время?
Просьбы что-то сделать. Как на работе, так и вне её всегда кому-то постоянно хочется спихнуть свой "геморрой" на ваши плечи.
"Сделай..., сходи..., принеси..., посмотри..., помоги..." и т.п.. Иногда это делается откровенно наглым образом:"сделай мне то-то и то-то, а то мне неохота самому в этом разбираться и заниматься... некогда... не знаю, не умею, не хочу учиться и т.п.".
А ещё есть такие "начальники в душе", которым нужно постоянно кого-то напрягать какими-нибудь делами. Им просто нравиться делегировать всем и все вокруг. День прошел зря, если кого-то не напрячь.
К этой категории еще относятся "перекидыватели" - те, которые всегда пытаются перекинуть ответственность или просьбу с себя на вас.
"А чего я? Лучше, к Светке обратись. Она сделает. У неё лучше получится... мне сегодня нужно срочно ехать...". Таких нужно быстро пресекать, на корню.
Попытка взвалить на наши плечи дополнительную работу. Знаете, на любой работе есть такие "палочки-выручалочки", к которым всегда обращаются за помощью. Особенно таких любит начальство, на них можно взвалить еще одно срочное, важное задание или дать дополнительные функциональные обязанности.
Совещания или бесполезные собрания, которые зачастую не имеют четкой повестки дня, с размытыми целями, без четкого распределения задач и ответственности. Это совещания или собрания, где от вашего присутствия особо много не зависит. Ваше участие там скорее номинальное, ключевых ролей вы там не играете.
Недавние исследования показали, что 71% деловых встреч считаются непродуктивными, а руководство тратит на совещания более 50% своего времени.
Общественно-полезная нагрузка. Вот еще одно зло, которое просто пожирает время. Особенно, когда вам эта нагрузка дается в добровольно-принудительном порядке.
Отношения с людьми, которые вас напрягают, но вы никак не можете разорвать эти отношения. Это могут быть ваши друзья, знакомые, партнеры, которые вытягивают из вас ваше время калёными щипцами.
Есть такие прилипалы, которые просто зажимают тебя своей хваткой и ты уже не знаешь, куда от них сбежать.
Один мой приятель постоянно всех напрягал. Ему нужно было, чтобы рядом с ним всегда кто-то был. Ему надо поменять колесо в машине, он звонил и звал своих друзей, чтобы ему помогли, а по сути, просто постояли рядом, чтобы ему не было скучно. В магазин с ним надо было идти, а то одному ему скучно и т.п.
Звонки ни о чем. Так, поболтать, спросить как дела и рассказать сплетни.
Деловые или личные встречи, когда вместо этого можно обойтись 10-минутным звонком или обменом сообщениями.
Каждое приглашение, направленное коллеге или знакомому, является присвоением его драгоценного времени. Действительно ли встреча или звонок стоят того, чтобы потратить на них свое рабочее или личное время?
Отправка электронных писем, звонки или сообщения в нерабочее время или в выходные дни с просьбами, не требующими срочного вмешательства. Это тоже своего рода кража нашего личного времени и нарушение личных границ.
Вечеринки, приглашения в гости, мероприятия, на которые вам не хочется идти. Но вас туда тянут.
Бестолковые тусовки с приятелями за бокалом пива, походы к родственникам, только потому, что так надо.
Вас постоянно пытаются отвлечь на работе, пытаясь занять свое время вами. Перекуры, беседы, чаепития и т.п..
Как выявлять воров времени и пресекать их действия?
1. Воруют то, что "плохо лежит". Вам необходимо осознать, что ваше время - это самое ценное, что у вас есть, и вам необходимо встать на его защиту также, как вы оберегаете свои деньги или жильё.
2. Проводите аудит своего календаря и распорядка дня. Проанализируйте встречи, собрания, совещания, на которых вы присутствовали за последний месяц. Посмотрите, где ваше присутствие на самом деле было лишним. Были ли эти собрания или совещания продуктивны и полезны?
3. Проанализируйте встречи, которые можно было заменить звонком. Как правило, оказывается, большинство встреч можно заменить обычным звонком или видеозвонком.
Посмотрите, кто вас "вытянул" на эти встречи. Кто эти самые большие рецидивисты? Может быть вы сами?
4. Откровенно, с уважением обсудите свои проблемы с этими рецидивистами. Задайте вопросы, почему они хотят, чтобы вы присутствовали на их собраниях или встречах. Обсудите альтернативные варианты или предложите других членов команды.
Предложите другие способы достижения их целей, не назначая встречи.
Поговорите с начальством о том, чтобы вам не тратить свое время на ненужные мероприятия. Открыто заявляйте о своем желании более эффективно использовать свое время, чтобы сосредоточиться на важной работе, которую вам необходимо выполнить.
5. Научитесь говорить "НЕТ". Если мы хотим сэкономить свое время, то, мы должны научиться говорить "НЕТ". Нужно перестать автоматически говорить "да" на каждую просьбу или приглашение.
Но мысль о том, чтобы сказать "нет", часто приводит нас в ужас. Как отреагируют люди, а что скажет начальство?
Главное - это уметь сказать "нет" на просьбу о времени/встрече, но при этом остаться полезным. Вот лучшие практики эффективного отказа:
- При попытке начальства взвалить на вас дополнительную работу или ответственность прямо выложите причину своего отказа и при этом покажите, что вы остаетесь полезными, выполняя свою работу более эффективно.
- Говорите просто, честно и сводите эмоции к минимуму. Если у нас возник конфликт, вы не должны объяснять причину своего отказа бессвязно и двусмысленно. Не нужно извиняться или проявлять излишние эмоции.
Когда вы путаетесь, пытаетесь мямлить, проявлять слишком много эмоций, вы даете понять, что колеблетесь и открыты для переговоров, что еще больше осложняет дискуссию.
"Я не могу сегодня быть, так как мне нужно присутствовать на единственном школьном спектакле моей дочери. Мы можем встретиться завтра, чтобы обсудить проблему?". Просто, честно, коротко и без эмоций.
И помните, люди всегда смогут справиться с проблемой, даже без вашего личного присутствия.
- Предлагайте альтернативы. Говорите "нет" и предложите альтернативные варианты. Попробуйте следующее: "Завтра в 14:45 мне не подходит, но я свободен в 16:00 во вторник и в 8:15 в среду. Что из этого вам подойдет?"
- Задавайте уточняющие вопросы. Один из способов отказать - проявить любопытство и выяснить причину просьбы. Каковы реальные мотивы этого человека?
"Чего вы пытаетесь достичь в ходе встречи/звонка?". "Что вам нужно от меня во время встречи/звонка?". "Есть ли у меня четкая роль?" "Есть ли повестка дня встречи?".
Как только вы соберете достаточно информации из ваших вопросов, вы можете предложить альтернативные варианты.
6. Установите границы вне рабочего времени. Если ваши коллеги или даже начальство пишут или звонят вам в нерабочее время, у вас есть четыре варианта:
- Ничего не предпринимать и продолжать позволять им красть наше личное время.
- Отключить уведомления электронной почты и выключить звук в телефоне, чтобы не было соблазна отвечать до наступления рабочего дня. Уважительно сообщите об том своим коллегам, которые регулярно любят вас потревожить.
- Обратитесь к самым ярым нарушителям. Попросите их уважать ваше личное время.
- Убедитесь, что и вы уважаете личное время других.
Какими способами мы воруем время у себя?
Многозадачность. Мы не становимся неэффективными, когда выполняем 10 дел одновременно. В конечном итоге, мы тратим на их выполнение больше времени. Сосредоточьтесь на чем-то одном и старайтесь уделять все свое внимание тому, что находится в данный момент перед вами.
Мы не заботимся о своем расписании и распорядке дня. Мы должны более тщательно планировать свое время и не позволять другим красть его. Распространенная проблема - нехватка времени для выполнения работы в течение дня, что обычно приводит к тому, что ее приходится делать после работы.
Часто мы похожи на школьника, который соображает в математике и на контрольной все вокруг начинают его дергать, чтобы он помог им. В итоге он для одноклассников делает задания, а сам не успевает написать свою контрольную работу.
Мы отвлекаемся. По статистике, каждый раз, когда мы отвлекаемся на электронные письма, звонки или просмотр социальных сетей во время выполнения важной работы, нам требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вновь сосредоточиться на том, что мы делали.
Какая непозволительная трата времени! Мы должны проявлять больше самодисциплины и уметь концентрироваться на важном.
Отведите на переписку или телефонные звонки строго определенное время.
Мы живем в мире, где от нас ждут мгновенного ответа, но так ли это необходимо? Не поддавайтесь давлению общества. Отключите уведомления или звук на телефоне. Это поможет решить эту проблему.
Нам трудно расставить приоритеты. В сегодняшнем суматошном мире мы склонны всё рассматривать как срочное и нужное, вместо того чтобы сосредоточиться на ключевых приоритетах. Это опасно.
Для правильной расстановки приоритетов необходимы стойкое намерение, самодисциплина, целенаправленное использование ресурсов и терпение.
Мы плохо управляем своей энергией. Если мы начинаем день с полным "зарядом батареи", то к концу дня большинство из нас похожи на выжатый лимон.
Не умение заботиться о себе и восполнять запас энергии приводит к неэффективному использованию времени.
Как вы планируете свой день? Включаете ли вы в него отдых и физические упражнения? Правильно ли расставляете дела по сложности их выполнения и энергозатратам?
Мы не делегируем. Мы теряем время, когда постоянно пытаемся делать всё сами. Мы застреваем в текучке и мелочах или занимаемся не свойственными нам делами, вместо того, чтобы их делегировать и начать заниматься более важной работой.
Соцсети, интернет, телевизор, сериалы и т.п. Сколько ценного времени мы тратим на бесполезный просмотр соцсетей, серфинг в интернете, просмотр телевизора, бестолковых фильмов или сериалов.
- Первое, что здесь вам поможет, - это осознание бесполезности и вреда от этих занятий.
- Второе - выработка самодисциплины.
Воры времени окружают нас всегда и везде. И в большинстве случаев они могут не осознавать, что совершают преступление и крадут наше время.
Если вы хотите превратить свой календарь из места преступления в эффективный инструмент в своей жизни, вам необходимо:
- Установить соответствующие личные границы.
- Четко сформулировать свои цели.
- Выработать дисциплину и избавиться от вредных привычек, которые неэффективно тратят ваше время.
- Указывать людям на ценность вашего времени и недопустимости его похищения.
Давайте будем честными. Временами мы с вами можем быть похитителями.
Вспомните прошлую неделю. Спросите себя, не тратили ли мы время своих коллег, друзей, знакомых или членов семьи впустую? Еще не поздно изменить в себе и эту вредную привычку.
