Оценить реальную загруженность бухгалтера, рассчитать необходимую численность бухгалтерии, спланировать работу службы так, чтобы штат справлялся с нагрузкой, но и не было простоев в работе — задача со звездочкой для многих Собственников бизнеса, особенно, если в компании отсутствует штатный финансовый директор. Подобные запросы поступают к нам достаточно часто, поэтому предлагаем вместе разобраться в этом вопросе.
Этап 1. Анализируем функционал службы
На этом этапе мы:
— составляем перечень функций, которые фактически выполняет бухгалтерская служба.
Важно провести этот анализ максимально полно, поскольку бухгалтерская служба, зачастую, выполняет функции специалистов смежных служб: офис-менеджеров, кадровиков, юристов и т.п.
Чем больше смежных функций, тем меньше внимания непосредственно учетной функции и выше вероятность ошибок.
— оцениваем объем «бумажной работы»: оцениваем объем первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от контрагентов, подразделений и др.
— оцениваем уровень автоматизации учета. «Ручная работа» - низкая эффективность, увеличение высокой вероятности возникновения ошибок и потерь информации.
Уже по результатам этого этапа мы можем принять меры реагирования:
— перераспределить непрофильные функции;
— внедрить ЭДО;
— автоматизировать отдельные процессы.
Этап 2. Нормируем работу бухгалтерии
На данном этапе мы:
— определяем перечень действий, которые необходимо выполнять бухгалтерской службе для решения поставленных перед ней задач.
— рассчитываем нормативное время, которое необходимо на выполнение каждой задачи.
Наибольшую сложность, как правило, вызывает именно расчет времени, необходимого на выполнение задачи. Для этого можно использовать:
— данные учетных систем или иных программных продуктов, которые фиксируют время работы с документом;
— ежедневные/еженедельные отчеты специалистов о выполненных работах и времени их выполнения;
— привлеченных специалистов с высоким уровнем компетенции в вопросах эффективности и нормирования.
Этап 3. Сопоставляем фактический и нормативный объем, рассчитываем необходимый штат
После того, как мы установили нормативное время на выполнение задачи, нам необходимо оценить фактический объем выполняемых задач отдельными специалистами в соответствии с нормативным временен. Сопоставить полученные данные с табелями учета рабочего времени.
По результату данного этапа:
— выявляются наиболее и наименее эффективные специалисты;
— можно рассчитать необходимый штат специалистов, которые будут выполнять имеющийся объем задач без простоев и переработок.
Этап 4. Перераспределяем обязанности
При выявлении недостаточной или избыточной загрузки специалистов, проводим мероприятия по устранению дисбалансов:
— перераспределяем обязанности;
— расширяем/сокращаем штат и т.п.
Этап 5. Формализуем результат
Для того, чтобы выстроенная нами система была контролируема и работала в долгосрочной перспективе, формализуем полученный результат:
— документально закрепляем разработанные нормативы;
— внедряем ежедневный/еженедельный учет рабочего времени;
— формализуем функционал;
— внедряем систему KPI;
— проводим регулярный мониторинг и контроль результата.
В заключении, хочется отметить, что проведя такую пошаговую оценку следует уделить внимание также таким причинам возникновения переработок и простоев, как недостаточная квалификация специалистов, неумение распределить рабочее время, личностные качества (медлительность, неумение работать в режиме многозадачности) и т.д.