Отчет по форме ЕФС-1 с 2023 года заменит отчеты: 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. 10 января бухгалтеру нужно предоставить новую форму отчёта при наличии определенного кадрового события. Раздел со сведениями о трудовой деятельности отчета ЕФС-1 (вместо СЗВ-ТД) сдают при приеме на работу, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора, заключении или расторжении договора ГПХ, переводе на другую должность, выборе способа ведения трудовой книжки.
Срок сдачи отчета.
Отчитаться нужно не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме или увольнении либо даты заключения или расторжения договора ГПХ. Как правило, например, на работу принимают в первый рабочий день месяца. Поэтому, если вы, приняли на работу сотрудника 9 января, то предоставить отчет по нему нужно не позднее 10 января.
Согласно пунктам 5-6 статьи 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996, при других кадровых событиях, например, при переводе, подавайте отчет не позднее 25-го числа месяца, который следует за месяцем, в котором издали приказ.
Сдать новый отчет ЕФС-1 нужно в территориальные отделения Социального фонда (СФР) по месту учета организации или ИП, а также по месту регистрации обособленных подразделений.
📌При сдаче ЕФС-1 об увольнении работника, включите в него сведения о других кадровых изменениях в отчетном периоде, если месяц еще не закончился, а также сведения за прошлый месяц, если такие сведения вы еще не успели предоставить.
Состав отчета ЕФС-1. Сведения о трудовой деятельности.
Данный отчёт нужно сдавать по форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда № 245п от 31.10.2022. Им же утверждён порядок его заполнения.
Для предоставления сведений о трудовой деятельности нужно заполнить:
🔹титульный лист;
🔹подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
🔹подраздел 1.1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности".
❗Данную форму нужно заполнять отдельно на каждого работника.
Согласно пункту 3 статьи 1 Закона № 474-ФЗ от 30.12.2021, отчет предоставляется в электронном формате, если в организации 11 и более работников. В ином случае сдать отчет можно и на бумаге.
Титульный лист.
Здесь указываются данные о страхователе, которые можно взять из свидетельства о постановке на учет организации или физлица, которое выдала ФНС при регистрации, выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
Поля с кодами «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязательны только для государственных и муниципальных учреждений при предоставлении сведений в подразделе 1.3 формы ЕФС-1.
📌Если вам нужно представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности по сотруднику, которые ранее представил бывший работодатель, снятый с учёта, правопреемником которого вы являетесь, заполните Раздел сведений о страхователе, за которого представляете сведения. В таблице самого отчета продублируйте первоначальные неправильные сведения (в графе 11 проставьте знак «X»), а в следующей строке укажите корректные сведения.
Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)».
Здесь бухгалтер должен отразить сведения о сотруднике или исполнителе по ГПД: данные паспорта, СНИЛС, ИНН.
🔷️В поле «Код категории ЗЛ» указывается один из следующих кодов:
ГРФ - граждане РФ;
ПЖИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ;
ВЖИГ - иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории России, а также временно пребывающие в России иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставили временное убежище;
ВПИГ - иностранные граждане или лица без гражданства временно пребывающие на территории РФ, за исключением высококвалифицированных специалистов;
ВКС - иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, которые временно пребывают на территории России.
🔷️Поле «Гражданство (код страны)» нужно заполнять в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Для граждан РФ - код «643», а для лиц без гражданства - код «000».
Подраздел 1.1. раздела 1 формы ЕФС-1 – сведения о трудовой (иной) деятельности.
Этот подраздел сдают работодатели, у которых есть наемные работники, в том числе совместители, надомные и дистанционные работники. Кроме того, в отчёт включаются физлица, работающие по договорам ГПХ, на вознаграждение которых бухгалтер начисляет страховые взносы, а именно:
- о выполнении работ или оказании услуг;
- авторского заказа, об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.
Не нужно заполнять указанный подраздел по ГПД, предметом которых является передача организации имущества в собственность или в пользование, т.к. страховые взносы на такое вознаграждение не начисляются (п.4 ст.420 НК РФ).
Сведения о выборе формата трудовой книжки.
Данный раздел следует заполнить, если ваш работник в течение месяца подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Здесь нужно вписать дату подачи заявления (например, 10.01.2023).
Сведения о трудовой деятельности.
🟩В графе 1 - номер по порядку. Он присваивается записи по каждому кадровому мероприятию или по каждому ГПД.
🟦В графе 2 - дата кадрового мероприятия или дата начала или окончания работ по договору ГПХ.
🟧В графе 3 - наименование мероприятия в соответствии с пунктом 4.4 порядка, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда № 245п от 31.10.2022.
Виды мероприятий:
- Код 1 - ПРИЕМ - прием на работу (службу).
- Код 2 - ПЕРЕВОД - перевод на другую работу.
- Код 3 - ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ - изменение наименования страхователя.
- Код 4 - УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) - установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации. Заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
- Код 5 - УВОЛЬНЕНИЕ - увольнение с работы.
- Код 6 - ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) - лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься конкретной деятельностью.
- Код 7 - ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ - приостановление действия трудового договора на период военной службы по мобилизации или контракту.
- Код 8 - ВОЗОБНОВЛЕНИЕ - возобновление действия трудового договора после окончания военной службы.
- Код 9 - НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ - начало периода работы по договору ГПХ о выполнении работ (оказании услуг), договору авторского заказа, договору об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательскому лицензионному договору, лицензионному договору о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договору о передаче полномочий по управлению правами, заключенному с организацией по управлению правами на коллективной основе.
- Код 10 - ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ - окончание периода работы по указанному выше договору ГПХ.
🟨В графе 4 - код РКС, если ваш работник трудится на Крайнем Севере, или код МКС (в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера). Графу заполняйте, в том числе по договорам ГПХ.
🟪В графе 5 - наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном подразделении включили в трудовой договор). Для муниципальных и государственных служащих укажите код должности по реестру должностей.
Если работник является совместителем, то в этой графе после наименования должности и подразделения добавьте, что он работает по совместительству.
❗Не нужно заполнять данную графу на гражданина, который работает по договору ГПХ.
При лишении сотрудником права занимать должность или вести деятельность по приговору суда, укажите в данной графе основание и срок лишения такого права.
Если работнику был присвоен разряд или категория, вторая или следующая профессия, также укажите их в графе 5.
🟥Графа 6. Ее нужно заполнять, если вы указали код мероприятия: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». Здесь нужно внести запись о кодовом обозначении выполняемой функции, который состоит из 5 цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х» (Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08).
В ОКЗ 10 разделов:
- руководящие работники;
- специалисты высшего квалификационного уровня;
- специалисты среднего квалификационного уровня;
- документоведы, учетные работники и сотрудники обслуживающих подразделений;
- специалисты сферы обслуживания, торговли, охранники;
- кадры сельхозпредприятий, лесного и рыбного хозяйств;
- персонал промышленных, строительных и транспортных предприятий;
- операторы станков и прочего оборудования, водители;
- рабочий персонал без определенной квалификации;
- военнослужащие.
Напротив должности вы увидите четырехзначный код и контрольное число. В ЕФС-1 вам нужно указать код в формате: ХХХХ.Х (первые 4 цифры – это код деятельности, а после точки - контрольное число (из графы «КЧ» классификатора).
📌Для физлиц, работающих по договорам ГПХ, после кода трудовой функции впишите дополнительно код договора:
ДГПХ - договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг).
ДАВТ - договор авторского заказа.
ДОИП - договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.
ИЗЛД - издательский лицензионный договор.
ЛДПИ - лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе.
🟩Графа 7 - код причины увольнения. Также укажите здесь причину расторжения трудового договора, в соответствии с формулировками Трудового кодекса или федерального закона (❗без сокращений).
Например, при увольнении по собственному желанию - код «п3ч1с77тк», «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении договора ГПХ, данную графу не заполняйте.
🟦Графа 8 - наименование документа, подтверждающего кадровое мероприятие (например, приказ, а по договору ГПХ - наименование договора ГПХ).
🟪Графа 9 - дата документа, подтверждающего кадровое мероприятие, или дата заключения или прекращения договора ГПХ (например, 09.01.2023).
🟨Графа 10 - номер документа, который подтверждает мероприятие, или номер договора ГПХ (❗не нужно указывать сам знак «№»).
📌При смене наименования организации, нужно отдельной строкой указать соответствующую запись об этом в ЕФС-1. В графе 2 укажите дату, с которой изменилось наименование, в графе 3 напишите «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», в графе 5 нужно указать, что «старое наименование» с ........ переименовано в «новое наименование». Реквизиты приказа или иного документа, подтверждающего изменение наименования, пропишите в графах 8, 9 и 10.
❗За 2022 год отчитываться нужно по правилам 2022 года, т.е. по форме СЗВ-ТД.
Корректировка и отмена ранее предоставленных сведений.
Если бухгалтер допустил ошибку в предоставленных сведениях ЕФС-1, нужно по этому сотруднику, сдать в фонд форму ЕФС-1.
🔷️Исправление сведений о трудовой деятельности.
В новой форме ЕФС-1 повторите первоначальные сведения, заполненные неверно, в графе 11 нужно указать знак «X». В следующей строке пропишите корректные данные.
🔷️Отмена сведений о трудовой деятельности.
В этом случае повторно укажите первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, в графе 11 нужно поставить знак «X».
🔷️Отмена сведений о подаче заявления.
Для отмены сведений о подаче сотрудником заявления о формате трудовой книжки, в новой форме ЕФС-1 в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» или в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» следует указать дату, указанную ранее, в графе 11 «Признак отмены записи» поставьте знак «X».
🔷️Исправление сведений о подаче заявления.
Для исправления некорректной даты подачи заявления, в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» или в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» бухгалтеру нужно поставить новую дату, когда заявление было подано работником.
🙏 Буду благодарна за любую вашу помощь, т.к. Дзен отключил меня от монетизации. Просто нужно нажать на надпись, подсвеченную синим цветом и указать любую сумму.
