Что такое инвентаризация и зачем она вообще нужна? Честно признаться, от этого слова веет каким-то прошлым веком. В голове всплывают картины, как женщины в синих халатах сверяют инвентарные номера, которые нанесены буквально на все: от стульев и столов до телефонов и цветочных горшков. Однако, несмотря на это, инвентаризация жива и по сей день и, что немаловажно, не теряет своей актуальности.
Инвентаризация позволяет сверить фактическое наличие или отсутствие имущества, товаров с бухгалтерскими документами. Она нужна, например, для годового отчета. Или позволяет избежать переплат или недоплат по налогам.
Под инвентаризацию попадают:
- Движимое и недвижимое имущество, включая арендованное или принятое на ответственное хранение
- Товары: готовая продукция, остатки, запасы, сырье и материалы
- Деньги: на счетах, наличность в кассе
- Интеллектуальная собственность: фирменное название, товарный знак, базы данных, программное обеспечение
- Задолженности: дебиторская, кредиторская, займы, кредиты
- Другие активы: ценные бумаги, депозиты и прочие финансовые вложения
Организации должны проводить инвентаризацию ежегодно, а основных средств – можно раз в три года. Срок проведения – IV квартал.
Инвентаризацию обязательств делают по состоянию на 31 декабря включительно.
Индивидуальные предприниматели бухгалтерскую отчетность не ведут, поэтому и инвентаризация для них необязательна. Однако добровольное ее проведение будет полезно и позволит контролировать положение дел.
Инвентаризацию можно и нужно проводить, если в компании проходит смена материально ответственных лиц (гендиректор, бухгалтер, кладовщик), реорганизация, случилось ЧП (пожар, наводнение и пр.), выявлено хищение, а также при купле-продаже помещения или сдаче его в аренду, переезде и пр.
Если инвентаризация по любой из этих причин прошла после 1 октября, то годовую можно не проводить, а использовать результаты предыдущей.
Как проводить инвентаризацию
Первый этап инвентаризации начинается с формирования состава комиссии и оформления приказа. В приказе необходимо указать состав комиссии, сроки и причину проверки. Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, но должны присутствовать при проведении инвентаризации.
Следующий этап – непосредственно сама инвентаризация. Члены комиссии поэтапно обходят все помещения, проводят ревизию и заполняют инвентаризационные описи, сличительные ведомости. В них надо отразить информацию не только по наличию или отсутствию материально-технической ценности, но и его состояние, исправность, наличие или отсутствие документации и их правильное оформление (договоры, техпаспорта, соответствие артикула и инвентарного номера).
После всего важно правильно оформить итоги.
К ним относятся описи, сличительная ведомость, акты. По итогам инвентаризации члены комиссии проводят заседание, на котором обобщают результаты, анализируют причины расхождений и предлагают способы устранения недостатков. Например, оприходование излишков, списание недостатков.
Протокол, который можно составить в свободной форме, а также все документы по инвентаризации передаются руководителю компании для принятия окончательного решения. По итогам всех мероприятий инвентаризационная документация поступает в бухгалтерию, она будет отражена в бухучете и годовой бухгалтерской отчетности.