Достаточно крупная компания занималась покупкой и продажей товаров и в какой-то момент у собственников бизнеса возникли подозрения, что компания недополучает прибыль.
Ситуация
Собственники приступили к мониторингу управленческих отчетов и обнаружили снижение денежного потока. По итогам внутренней внеплановой проверки договорной работы были выявлены недобросовестные действия коммерческого директора. Он отчуждал имущество компании с явным занижением выкупной стоимости и заменял истинные документы, подписанные с покупателями, на ложные, где цена отвечала финансовой политике компании. Целью действий коммерческого директора было увеличение оборота компании, так как именно от количества проданного товара зависел размер его бонусов.
В конце очередного года трудовой договор с коммерческим директором был прекращен по основаниям «совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя». Реальная инвентаризация с фактическим пересчетом имущества в компании никогда не осуществлялась.
Когда компания обратилась к следственным органам, правоохранители указали, что для «движения дальше» нужно подсчитать потери и убытки, задокументировать их, привести независимого эксперта, чтобы он все оцифровал, выстроил логику. После чего правоохранители готовы были взять это дело, расследовать и передать его в суд.
Компания заказала в «Правовест Аудит» форензик - анализ хозяйственных операций за два года для выявления возможного корпоративного мошенничества со стороны работников.
Реализация
Аудиторы выполнили следующее:
- построили бизнес-модель. Чтобы понимать, где слабые места, как двигается денежная масса и как это соотносится с решениями и документами внутри компании;
- проанализировали состав собственников и персонала. Было установлено, что один из менеджеров по продажам уволился за неделю до проведения внеплановой проверки договорной работы и за месяц до проведения служебного расследования, результатом которого стало увольнения коммерческого директора;
- изучили ситуацию на складе. В компании нет начальника склада, отвечающего за сохранность товарно-материальных ценностей. Складской учет не ведется: кто отдавал товары покупателям - неизвестно, кто принимал - тоже. Первичные документы составлялись не в полном объеме и контроля за ними не было;
- проверили выручку и поступления. Установили, что из 26 позиций товаров 16 - это случаи, когда товары перешли под фактический контроль покупателей, при этом выкупная стоимость либо не получена вообще, либо получена только частично, реализация в учете не проведена. Проще говоря, товар фактически отсутствует на складе, а денег нет;
- проанализировали ситуацию на расчетном счете и в кассе. Анализ выписок по счетам показал, что основная масса клиентов - физические лица, не перечисляющие на счета компании денежные средства по договорам аренды с правом выкупа. Как указал в своих объяснениях коммерческий директор, денежные средства от клиентов приходили ему на личную банковскую карточку.
Хотите увидеть компанию со стороны - закажите помощь аудиторов!
Результат и что нужно сделать компании
Сумма задокументированного выявленного убытка оказалась равной 30,5 миллионам рублей. Это минимум, который был установлен и выявлен выборочным способом для фиксации убытка, нанесенного коммерческим директором за конкретное время.
Что нужно делать, чтобы исключить такие ситуации? Нужно выстроить систему внутреннего контроля.
- Провести независимую экспертизу подписей на договорах.
- Провести опрос покупателей и выяснить каким образом передавались денежные средства, оформлялись ли расписки.
- По банковской карточке коммерческого директора запросить выписку в банке по всем операциям, проанализировать движение денежных средств.
- Провести анализ почтовых ящиков сотрудников компании и сопоставить с утверждениями, приведенными в заявлениях полиции.
- Изменить схему работы с клиентами и провести реинжиниринг бизнес-процессов, касающихся склада (хранения), продаж, документооборота, движения денежных средств:
- внедрить складской учет;
- назначить материально ответственное лицо по складу;
- отражать движение по складу с помощью внутренних накладных (ордеров) как на бумаге, так и в учетной системе в момент совершения операций;
- проводить реальные ежеквартальные инвентаризации по складу, а не формальные процедуры, как ранее;
- визировать договоры и акты-приема передачи;
- установить видеокамеры на площадке и воротах с возможностью ведения архива;
- внедрить единую бухгалтерскую систему 1С для сотрудников в разных офисах;
- настроить ограничения прав доступа к системе 1С для разных сотрудников;
- внедрить CRM-систему;
- отображать фактическое движение денежных средств и имущества в информационных системах, а не в отдельных Excel-файлах;
- соблюдать кассовую дисциплину и исключить работу через личные банковские счета;
- проверять контрагентов перед заключением сделок и формировать досье клиента;
- проводить инвентаризацию всех действующих договоров;
- осуществлять
- ежегодные сверки со всеми контрагентами, включая физических лиц.
Когда вы находитесь «внутри» ситуации, вы зачастую не можете ее адекватно оценить и не успеваете отслеживать происходящее. Вот почему нужен внешний независимый взгляд и периодический контроль, который выполняют аудиторы.
Еще больше материалов, новостей и актуальных событий в телеграмм-канале "Правовест Аудит"!
