Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»
Проектный офис – это не только созданное подразделение и поставленные ему цели и задачи. Эффективно работающий Проектный офис – это целая система, при которой: проектные команды используют стандарты управления, регулярно предоставляется объективная отчетность, четко принимаются требуемые решения. Такие результаты – продукт длительной отработки навыков всех участников. Как же запустить процессы управления проектами и доказать, что Проектный офис имеет право на жизнь?
Комплиментарные активы
Согласитесь, что иногда только совокупность элементов способна выполнить задачу и дать нужный результат. Например, вам нужно доехать из точки А в точку Б за определенное время. Даже для такой простой задачи потребуется несколько связанных элементов. Если у вас есть автомобиль, но нет топлива, машина будет бесполезной. Если в вашей машине полный бак, но впереди густой лес, то задача снова не решается. Если есть автомобиль с бензином и хорошая дорога, но вы не знаете правил дорожного движения – риск не доехать снова велик. Только при наличии всех элементов: автомобиль + бензин + дорога + знание ПДД вы сможете достичь своей цели. Это примеры комплиментарных активов – элементов, дополняющих друг друга и взаимно увеличивающих общую эффективность.
Та же ситуация ожидает нас при внедрении системы управления проектами:
- У вас есть замечательный Проектный офис, для него определены цели и задачи, но нет опробованных и утвержденных стандартов управления – ваша система не работает.
- Вами закуплено программное обеспечение с широким функционалом, но нет регулярных процессов менеджмента и сбора отчетности – ваша система не работает.
- Вы утвердили стандарты управления, но ваш персонал не понимает значение применяемых методов и не обучен использованию инструментов – ваша система не работает.
То есть указанные элементы системы начинают работать только тогда, когда все они существуют и согласованы по отношению друг к другу. Именно поэтому создание только лишь Проектного офиса почти никак не изменит ситуацию с управлением проектами. Для действительного влияния на результаты необходимо комплексное взаимодействие методологии, персонала и орг. структур.
Первые шаги Проектного офиса
Наверняка, вы знаете о таком подходе, когда дорожки в парках располагают именно там, где уже проложена «народная тропа». Именно такой подход я предлагаю использовать для внедрения системы управления проектами, в том числе, для создания Проектного офиса в компании. Для этого нужен удачный пример работы его сервисов: удобный, применимый и актуальный. А чтобы выбрать такой сервис, нужно вспомнить о функциях Проектного офиса. Наиболее популярными функциями являются:
- Разработка и развитие методологии управления проектами;
- Контроль выполнения процессов управления;
- Формирование сводной отчетности по портфелю проектов;
- Контроль достижения проектных целей;
- Обеспечение (организация) принятия решений;
- Обучение проектного персонала;
- Подготовка данных для мотивации проектных команд;
- Настройка и поддержка ИСУП.
За исключением обучения персонала, настройки программного продукта и разработки процессов управления, функции основаны на подготовке необходимых отчетов. Действительно, главным «оружием» Проектного офиса является регулярная точная отчетность, а основной инструмент для ее подготовки – информационная система управления проектами. Поэтому первыми шагами Проектного офиса может быть организованный сбор и предоставления отчетов.
Но о каких отчетах речь? Ведь отчеты бывают очень разными, требуют разного времени для их подготовки, различной квалификации, предоставляют разную по важности информацию. Что выбрать для старта? Необходим не просто отчет, а регулярно предоставляемые данные, позволяющие изменить качество управления. То есть они должны:
- Отражать ключевые результаты проектов;
- Показывать наличие существующих отклонений;
- Идентифицировать наличие рисков;
- Сигнализировать о необходимости принятия управленческих решений.
Если присмотреться, то речь идет о диаграмме контрольных точек. Такой отчет легко воспринимается и рекомендуется для использования руководством (PMBoK), кроме того, начать его использовать можно как для отдельного проекта, так и наиболее важной группы проектов.
Продолжение публикации - на нашем сайте
Присоединяйтесь к нам ВКонтакте и Telegram!