В нашей подборке чек-лист: как провести продуктивную видеоконференцию.
Время, когда видеоконференции были сервисом исключительно для нишевого использования, прошло. В течение последних 3 лет видеоконференции стали незаменимым рабочим инструментом корпоративной жизни.
Еще недавно российские компании были вынуждены использовать для видеосвязи в основном платформы иностранного производства, сегодня появились зрелые отечественные решения, которые по функциональности не только не уступают западным, но в чем-то их превосходят.
Одно из них- SberJazz, имеющее как корпоративную, так и публичную версии. Узнать больше о Sberjazz
Главным последствием пандемии коронавируса стало понимание, что офис для работы нужен не всем.
По данным ВЦИОМ согласно опросу сотрудников компаний:
- 25% получили опыт удаленной работы;
- 10% предпочитают оставаться на «удаленке» после окончания локдаунов;
- 33% хотели бы сотрудничать с компанией в гибридном формате, сочетая походы в офис с работой из дома.
Подобные платформы используются компаниями разного формата для объединения распределенной команды, обмена идеями, обучения и многих других целей. Чтобы их достичь, важно быть технически и психологически готовым выходить «в эфир».
Рассказываем, на что обратить внимание при подготовке продуктивной деловой видеоконференции.
Шаг первый. Выбор сервиса
Это технический базис успеха. Решение должно сохранять работоспособность при большом числе подключений (до 200 человек одновременно), не давить на спикеров временным лимитом и при этом гарантировать высокий уровень безопасности.
Например, платформа SberJazz:
- реализован с банковским подходом к обеспечению сохранности информации, независимо от того, используют ли клиенты публичную или корпоративную версию;
- имеет защищенные видеопротоколы и шифрование;
- все данные, как это предусмотрено российским законодательством, хранятся в ЦОДах внутри страны;
- мониторинг угроз кибербезопасности облачной версии продукта и своевременное на них реагирование обеспечивает компания BI.ZONE.
Уровень защиты, функциональность и удобство публичной версии делают SberJazz подходящим для нужд бизнеса, в чем уже убедились многие российские компании.
Однако некоторым корпорациям критически важно иметь возможность управлять встречей и действиями ее участников, а также наличие инструментов для быстрого встраивания нового программного продукт в свой собственный ИТ- контур.
Всем этим требованиям отвечает корпоративная версия SberJazz: благодаря SDK сервис можно легко интегрировать, в том числе, в HR‑платформу или корпоративный мессенджер.
Вместе с корпоративной лицензией, клиенты получают инструментарий для администрирования встреч и контроля доступа:
- к корпоративным звонкам можно присоединиться только через логин-пароль;
- возможность проводить закрытые встречи только для сотрудников, а для верификации устроен зал ожидания, где каждый подключившийся будет идентифицирован;
- администратор конференции может включать и выключать микрофоны, запрещать запись экрана и многое другое;
- ссылки на встречи «вечные»: нет необходимости при повторном звонке генерировать новые, а вход осуществляется в один клик.
SberJazz
Работает везде
Подключайтесь к платформе с разных устройств: прямо в браузере или с помощью приложения для ПК или мобильных устройств.
Бесшовный переход между устройствами
Пользователи SberJazz могут использовать для входа в конференцию также устройства Sber, между которыми предусмотрен бесшовный переход. Например, можно со смартфона в одно касание переключиться на SberBox Top, когда требуется вывести звонок на большой экран, или на SberPortal при возвращении на рабочее место.
Распознавание жестов на умных устройствах
Управлять ходом видеоконференции можно жестами и голосом.
Реакции участников
SberJazz предлагает инструменты, упрощающие коммуникацию, такие как чат с реакциями или кнопку «поднять руку».
Расшифровка речи с поиском по диалогам
Платформа SaluteSpeech обеспечила сервис функцией текстовой расшифровки — система автоматически переводит речь спикеров в текст, который мгновенно отображается в чате.
Шаг второй. Звук, камера, мотор…
Камера. Современные устройства предлагают высокое качество звука и видео, а платформа помогает улучшить изображение и убрать лишние звуки. Шумоподавление у SberJazz позволяет комфортно проводить звонок даже в опенспейсе, не ограничивая в общении коллег, не участвующих в ВКС, и убирает эхо.
Поскольку эффекта «офлайн» общения позволяет добиться взгляд глаза в глаза, то спикеру следует смотреть в камеру, а не на экран. В случае если для проведения ВКС используется ноутбук, его следует поставить повыше, чтобы камера располагалась на уровне глаз.
Освещение. Предпочтение рекомендуется отдавать естественному мягкому свету, источник которого будет расположен позади камеры перед спикером, а не сверху или снизу, чтобы избежать теней на лице. Идеальное освещение дает кольцевая лампа, популярная у блогеров. Еще одна важная вещь, о которой следует помнить, – это очки, они могут создавать блики при определенном угле падения луча света.
Выбор фона. Он не должен отвлекать от сути встречи и затмевать спикера. Правило здесь минималистичное: чем меньше - тем лучше. Чтобы убедиться в том, что он выбран верно, достаточно сделать скриншот и проанализировать увиденное. Или можно воспользоваться возможностью выбора предустановленного фона, которая есть у большинства сервисов для ВКС, в том числе у SberJazz.
Проверка связи. Спикер приходит первым, даже если последние 5-50 раз все проходило без задоринки – нужно время отрегулировать освещение, проверить фон, убедиться, что не надет костюм в мелкую полоску или горошек, чтобы у других участников не рябило в глазах.
Перед каждым сеансом важно удостовериться, что с интернет-соединением, видео и звуком все в порядке. Если со связью проблемы, а перенести бизнес-встречу возможности нет, выходом становится подключение исключительно аудио. Такая функция реализована в SberJazz.
Шаг третий. Управляй
Каждый, кому довелось стать участником конференцколла, хотя бы единожды был свидетелем того, как забывчивый коллега, не отключивший микрофон, транслировал в эфир все происходящее рядом с ним.
В корпоративной версии платформы SberJazz реализована возможность управлять разрешительными действиями, что исключает различные «помехи», отвлекающие аудиторию.
Все во внимании
- В идеале до начала сеанса ВКС у всех участников встречи должен быть ее план – примерная длительность звонка, обсуждаемые вопросы, возможность обратной связи со спикером. Кроме того, важно обговорить формат: должны ли все быть подключены по видеосвязи.
- Исследователи из Американской психологической ассоциации
отмечают, что присутствие на встрече «без видео» не снижает внимания. Мешает же восприятию информации, по мнению экспертов, общая «усталость от экрана». В связи с этим специалисты советуют проводить видеоконференции с 12:00 до 16:00, тогда они лучше воспринимаются аудиторией. - К тому же доказано, что участники встречи меньше устают, если чувствуют себя более связанными с группой, а этому способствуют small talks до или после встречи. Темами «разговорчиков» могут стать не только деловые проекты, но и погода, спорт, домашние питомцы.
Видеоконференции – важнейший инструмент цифрового рабочего места, которое многие корпорации реализуют уже сейчас. Будут ли они эффективным способом связи команды или скучным бременем, зависит от выбора техники, сервиса и подготовки спикера.
SberJazz – это удобный и безопасный инструмент для вас и вашего бизнеса!
Подписывайтесь на нас, чтобы ничего не пропустить: Журнал «Компания»
