Трудовые ресурсы имеют на любом производственном предприятии ключевое значение. Насколько запрос со стороны производства обеспечен персоналом? Насколько персонал продуктивно работает? Как управление трудовыми ресурсами “бьется” с целями и задачами производства? От всего этого прямо зависит, удастся ли достичь высоких результатов. А это не только грамотные управленческие решения, но и современные средства автоматизации. Подробнее о них — в сегодняшней статье.
Автор статьи - Филипп Шабалкин, менеджер по продукту WFM ГК Goodt.
Мастера на все руки
В каждую смену на предприятии количество работников определенных должностей и квалификации должно соответствовать производственному плану. Под руководством начальника цеха трудится несколько мастеров. В дополнение к своим основным обязанностям они обычно занимаются планированием графиков смен работников, а также выполняют роль табельщиков.
Чаще всего процесс построения графиков смен далек от оптимального. На некоторых предприятиях его автоматизируют самыми простыми средствами вроде Excel или Google-календаря, а иногда — не автоматизируют вовсе. Поменялись планы производства, кто-то ушел в отпуск или заболел — графики нужно перестраивать. Чтобы сделать это, мастеру приходится вначале получать информацию из внутренних HR-систем, а затем сводить все данные и строить графики смен в отдельной таблице. Подобные операции всегда отнимают много времени.
Целостного представления об эффективности использования доступных трудовых ресурсов на предприятии тоже часто нет. У руководителей отсутствует “единая точка входа”, чтобы обмениваться информацией о ситуации в разных подразделениях и рабочих группах. Корректировка графиков смен не поспевает за изменениями производственных планов. Как результат — на объектах, в цехах и на линиях возникает переизбыток персонала, либо его дефицит.
Все это заставляет производственные компании задумываться об автоматизации планирования смен и о том, как связать построение графиков с другими процессами на производстве.
В игру вступает WFM
Для планирования графиков смен существуют специальные ИТ-продукты. Это решения класса WFM (workforce management). Место WFM на ИТ-карте предприятия — между HR и производственным блоком. Goodt Time — флагманский продукт компании Goodt, который команда развивает и внедряет на российском рынке более пяти лет.
С помощью Goodt Time можно:
• Прогнозировать загрузку сотрудников и потребность в персонале исходя из производственных планов, планов продаж, операционных факторов и целей бизнеса;
• Точно формировать рабочее графики под производственные цели и задачи и выводить оптимальное количество работников, эффективно распределяя их по линиям, цехам и участкам;
• Оценивать продуктивность работы.
На старте проекта происходит интеграция с HR-системами, чтобы информация оттуда напрямую попадала в WFM и передавались обратно. Алгоритмы Goodt Time умеют планировать смены с точностью до 95%. Математические модели работают на базе исторических и фактических данных (например, объем продукции, которая выпускается или обрабатывается на линии; объем сырья, которое поставляется на производство), а также производственных нормативов по тем или иным операциям.
Решение автоматически рассчитывает нагрузку на персонал, учитывая планы и особенности конкретного производства, трудовой кодекс и внутренние нормативные акты организаций. При этом высокоточные прогнозные модели настраиваются без дополнительного программирования.
На десктопе и в мобильном мастера появляется удобный инструмент, в котором наглядно представлена вся информация по работникам: запланированные смены, плановые отсутствия, обучение, квалификация и так далее. Достаточно войти в систему и инициировать процесс формирования расписания — и график построится автоматически. Любые конфликты и нарушения при планировании смен, если таковые возникают, тут же подсвечиваются. Чтобы сделать месячный график на несколько тысяч сотрудников, программе требуется всего несколько часов.
Не просто построить график
Часто встает вопрос: а действительно ли спланированное в WFM будет соблюдаться? Выйдут ли сотрудники в заданное время? Будут ли выполнены планы производства?
WFM может интегрироваться с внутренней системой учета входов и выходов, либо с биометрическими терминалами на предприятии. Решение получает отметки о приходе и уходе сотрудника, и мастер может в любой момент зайти через приложение в нужное подразделение, чтобы посмотреть, как работал персонал в его отсутствие.
На основе планового графика, с учетом данных о приходах и уходах и заложенных на уровне решения правил (настроить гибкие правила можно для каждого подразделения) ежедневно формируется табель. Если без автоматизации передача табеля в HR-системы делается “руками” путем переноса данных из таблиц, то с WFM нужда в этом отпадает. В конце месяца табель можно автоматически передавать в кадровые системы.
Биржа смен
Личный кабинет в Goodt Time есть не только у мастеров и их руководителей, но и у простых работников. Доступ осуществляется с компьютера или через мобильное приложение. Внутри — календарь с рабочим расписанием, отпусками, больничными и другой информацией. Если график меняется, сотруднику приходит оповещение.
“Фишка” WFM-решения Goodt — биржа смен, которая дает работнику возможность дополнительного заработка. Если в силу каких-то обстоятельств — будь то сезонные факторы или незапланированный больничный — появляется необходимость вывести на смену дополнительных людей, заинтересованные работники могут откликнуться и “забрать” такую смену через личный кабинет.
Биржу могут использовать и мастера, самостоятельно назначая на свободные слоты работников, которые доступны и подходят по квалификации. Программа показывает мастеру свободных сотрудников, их компетенции и ставку, а он делает выбор. В периоды, когда требуется много дополнительной рабочей силы, например, агропредприятию при сборе урожая, Goodt Time можно интегрировать с системами аутсорсинговых компаний и привлекать через биржу еще и внешний персонал.
Что в итоге?
HR-директора отвечают за затраты на персонал и управление эффективностью. Им важно так спланировать бюджет, чтобы снабдить производство кадрами, при этом обеспечив соблюдение трудового законодательства, норм по защите персональных данных и внутренних правил предприятия. Топ-менеджмент заинтересован, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, а издержки при этом были минимальными. Начальник цеха несет ответственность за то, чтобы в производственном процессе не было сбоев и производственный план был выполнен.
Чтобы все эти запросы были удовлетворены, покрытие ресурсной потребности и утилизация персонала должны стремиться к самым высоким показателям. Внедрение WFM на производстве несет следующие преимущества:
• Оптимизирует затраты на персонал — экономия может составлять от 5 до 15%;
• Балансирует производственные и ресурсные планы, сокращая необоснованный вывод сотрудников и простои;
• Минимизирует нарушения трудового кодекса при составлении и изменении графиков;
• Обеспечивает соблюдение законодательства по хранению и обработке персональных данных;
• Предупреждает злоупотребления и улучшает трудовую дисциплину;
• Сокращает разрыв в реальной продолжительности смен и фактически отработанном времени;
• Высвобождает время мастеров на работу с персоналом и решение производственных задач;
• Увеличивает привлекательность труда за счет возможности дополнительного заработка и прозрачности процессов планирования для сотрудников.
Этот список не исчерпывающий. Подробнее о том, как решение приносит пользу на производстве, вы можете узнать, посмотрев наш вебинар, а менеджеры Goodt всегда рады ответить на любые вопросы. Оставляйте ваши запросы по ссылке.
Goodt Time — лидер на российском рынке WFM. Для расчета оптимальной численности и планирования графиков сменного персонала систему используют крупнейшие ритейлеры, сервисные и производственные компании.
https://goodt.me/ - официальный сайт компании Goodt
https://goodt.me/wfm/ - подробнее про Goodt WFM
https://t.me/goodt_official - читайте нас в Телеграм!
Спасибо за ваше внимание!