Обсудили способы грамотного планирования времени с Ольгой Осиповой — руководителем performance-маркетинг Службы Digital-коммуникаций в Дом.ру Бизнес. Ольга стоит за построением и развитием online-продаж в компании и обладает многолетним опытом управления командами.
— Как организовываете процессы работы и отдыха?
Планирование дел я начинаю с определения целей на год и мероприятий для их достижения. Например, годовые цели по команде и крупные регулярные отчеты, которые проводятся раз в квартал или полугодие, начинаются с планирования мероприятий на каждый месяц, неделю и день.
Один из способов, который помогает не выгорать, — разбавлять список рабочих задач личными и семейными делами. Такая практика избавляет от ощущения нескончаемого рабочего дня и отсутствия времени на другие дела.
— Какие инструменты используете в работе?
Рабочими методиками по организации времени могу назвать:
- Использование планировщиков задач в виде ежедневников, календарей и приложений с досками.
- Распределение задач по матрице Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра — метод группировки задач по важности и срочности, который помогает понять, где теряется время и как более рационально его использовать
— примечание редакции.
- Внедрение SMART в работу с задачами.
По технике SMART для задачи формируется максимально точная цель: она конкретна, измерима, достижима, значима и ограничена по времени
— примечание редакции.
- Использование agile-принципов.
Agile — набор методов работы над проектами. Один из принципов Agile — все проекты делятся не небольшие блоки, цель которых достигается за короткий срок. Это позволяет получить результат работы максимально быстро и замечать прогресс
— примечание редакции.
— Можете рассказать, как используете методики на практике?
Тайм-менеджмент прочно вошел в жизнь 15 лет назад, когда я начала работать в банке и возглавила большую команду. Для повышения эффективности пришлось на ежедневной основе применять матрицы Эйзенхауэра и вести ежедневник в структурированном виде. С тех пор постоянно обращаю внимание на другие методы, смотрю на предпочтения профессиональных руководителей, пробую разные варианты эффективного использования времени.
Во время обучения во французском колледже преподаватели вдохновили меня принципом составления плана по четко ограниченному числу пунктов: не более трех пунктов, которые могут дробиться только на два-три подпункта. Такой метод позволяет видеть крупные блоки задач, лучше структурировать информацию и упрощать ее представление.
Например, на одной из прошлых работ моей команде необходимо было реализовать проект по нематериальному поощрению клиентов для стимулирования допродаж. У такого масштабного проекта был довольно короткий срок — полгода, поэтому вначале он казался нереализуемым. Дело пошло только после того, как мы разделили предварительную работу на два этапа:
1. Определение основной цели, побуждающей клиента на совершение покупки без материального поощрения.
2. Примерка этих целей на продукт компании.
Каждый этап мы разбили на три пункта и распределили по команде. Предварительная работа заняла у нас ровно месяц, что позволило выделить следующие пять месяцев на разработку и реализацию программы.
— Какие методики посоветуете другим руководителям?
Все эти техники можно применять для повышения эффективности и в работе, и в личной жизни. Со временем это войдет в привычку, я много лет организовываю любые свои дела с помощью перечисленных методик: путешествие или подготовку отчетной презентации для топ-менеджмента буду прорабатывать по одинаковому алгоритму.
Если взять для примера владельца крупного строительного магазина, то все ежедневные, ежеквартальные и отчетные дела он может расписать на год вперед, а с помощью матрицы Эйзенхауэра выявить приоритизацию задач. Внедрение методов Agile позволит бизнесу гибко реагировать на изменение цен на инструменты или отмену поставок зарубежной техники.