Часто в компании электронная почта — ключевой канал внутренней коммуникации: так сотрудники получают корпоративные новости, уведомления о встречах и планерках, задачи от руководителя. В теории все работники знают, что почтовый ящик нужно проверять регулярно, а на письма отвечать оперативно — но не всегда это делают.
Кажется, что решение тут одно — постоянно напоминать о том, как важно вовремя проверять почту и «вручную» отслеживать доставку сообщений. Но на самом деле можно сделать кое-что еще.
Рассказываем про четыре способа замотивировать сотрудников быстро отвечать на письма по электронной почте.
Четко формулируйте тему письма
Когда заголовок письма сформулирован абстрактно, сотрудник может подумать, что внутри что-то неважное, и не откроет сообщение. Например, если пишете в теме «Презентация», разработчик может подумать, что письмо для дизайнеров попало в общую рассылку. Он не откроет сообщение и не узнает, что его отправляют спикером на конференцию, к которой нужно подготовить доклад.
Сотрудники будут открывать письма чаще, если формулировать темы максимально конкретно. Идеально, если уже из темы понятно, что предстоит сделать: например, взять новую задачу или запланировать встречу. Чтобы в списке сообщений высветилось больше информации, добавьте дополнительное описание в прехедере или в первом предложении сообщения. Оно отобразится сразу после заголовка.
Укажите в письме срок для ответа
Часто сотрудники работают так: на почту приходит письмо, работник отвечает на него сразу, если есть время. Времени нет — откладывает письмо на потом и может про него забыть. Если сотрудник должен сделать и передать задачу коллеге, то из-за этого может остановиться работа сразу нескольких специалистов.
Пропишите в тексте письма время для ответа. Например так: «Ответь, пожалуйста, до 20:00». Когда у задачи есть срок, сотрудник относится к ней более ответственно. Он сможет внести ее в планировщик, а не отложить на неопределенное время.
Не злоупотребляйте капсом, восклицательными знаками и словами-усилителями
Кажется, если написать «срочно» в теме письма, то сотрудник сделает задачу быстро. Написать «важно» — подойдет ответственно. Но так это не работает: постоянные усилители не стимулируют сотрудника, а надоедают и раздражают, поэтому письма не хочется открывать, и они подолгу висят без ответа.
Свяжите почту с другими корпоративными сервисами
Иногда сотруднику просто неудобно пользоваться почтой. Он планирует задачи в календаре, работает в облаке, а общается в корпоративном мессенджере. Из-за этого он забывает про почту и не открывает ее неделями.
Поэтому свяжите почту с другими сервисами. Если сотрудник привык вести задачи в календаре, предложите ему синхронизировать его с почтовым клиентом. Тогда вы сможете отправлять ему задачи в письме, а они будут попадать в привычный планировщик. Например, такая возможность есть у VK WorkMail. Это корпоративная почта с дополнительными сервисами для организации работы:
- Встроенный календарь. Можно планировать рабочий график или назначать командные встречи. Календарь автоматически пришлет уведомление перед событием и создаст ссылку на видеоконференцию в VK Teams.
- Список контактов всех сотрудников. Чтобы отправить письмо, достаточно найти нужного работника в адресной книге. Всех коллег можно разделить по отделам работы или добавить в «Избранное», чтобы быстрее ориентироваться при отправке.
- Аудио- и видеозвонки. В почтовом клиенте за пару кликов получится создать ссылку-приглашение и внести встречу в календарь. Вы сможете провести конференцию без ограничений по времени.
- Интеграция между сервисами. Можно управлять всеми рабочими процессами из почтового клиента: назначить звонок во встроенном календаре, добавить мероприятие в планировщик из внутреннего чата, или позвонить коллеге из полученного письма.
В VK WorkMail встроены защита от вирусов по технологии «Лаборатории Касперского» и собственная защита на основе машинного обучения. Можно подключить подписку VK WorkSpace, в нее входят корпоративный мессенджер и облачное хранилище.
Переходите на сайт VK WorkMail и выберите тариф для вашей компании.
