Черкизово-ОЦО отвечает за закрытие всех видов отчетности в ГК «Черкизово». Татьяна Арапова рассказала Клубу ОЦО, как в короткие сроки группе компаний удалось повысить прозрачность, гибкость и качество процесса закрытия благодаря внедрению нового IT-инструмента.
Больше интересных статей на нашем сайте www.sscclub.ru
Особенности процесса закрытия отчетного периода в ГК «Черкизово»
В ГК «Черкизово» более 40 юридических лиц, каждое юрлицо закрывает свою отчетность отдельно, в установленные сроки. При этом администратор закрытия, который находится в ОЦО, должен скоординировать всех участников процесса в каждой из компаний. В процедуре закрытия, помимо ОЦО, участвуют бизнес-подразделения: службы складской логистики, транспортной логистики, сопровождения продаж, HR, IТ, маркетинга, экспортных продаж и др. Эти службы до определенной даты должны передать в ОЦО закрывающие документы за прошедший месяц, а также отразить в учетной системе бизнес-операции за прошедший месяц.
В 2017 году в ГК «Черкизово» назрела необходимость повышения эффективности процесса закрытия отчетных периодов. Ключевыми предпосылками этого стали невысокая вовлеченность сотрудников бизнес-подразделений в процесс закрытия и недостаточное понимание ими своей роли в общей процедуре закрытия. Кроме того, координация всех участников закрытия осуществлялась вручную — по электронной почте и по телефону, из-за этого отслеживать и контролировать все коммуникации администратору закрытия в ОЦО было очень сложно. Также на тот момент не было возможности оперативного и наглядного анализа «узких мест» процесса закрытия и учета опыта предыдущих циклов закрытия.
Компания-разработчик предложила устранить названные проблемы, внедрив модуль SAP Financial Closing Cockpit (SAP FCC). Этот IT-инструмент позволяет планировать, исполнять и мониторить закрытие периода.
Можно выделить четыре основные цели внедрения SAP FCC:
- сокращение времени выполнения процедур закрытия;
- повышение надежности процедур закрытия;
- повышение прозрачности и управляемости процесса за счет централизованного планирования;
- исполнение мониторинга графика закрытия.
Специфика и этапы пилотного проекта
Пилотный проект было решено осуществлять в одной из компаний группы — ТД «Черкизово», поскольку Торговый дом к тому моменту уже работал в системе SAP.
Пилотный проект состоял из четырех этапов и занял примерно два с половиной месяца. Рассмотрим каждый из этапов проекта подробнее.
- Подготовка и проектирование
Это подготовительный этап, который занял 19 дней и включал в себя демонстрацию прототипа, а также разработку и согласование проектного решения. Важно отметить, что этот этап прошел столь быстро благодаря тому, что в группе компаний «Черкизово» уже была описана понятная и последовательная процедура закрытия периода. В Excel-файле были прописаны: взаимосвязь шагов и задач в ходе закрытия (на какие подразделения влияет тот или иной шаг); исполнители, ответственные за каждый шаг закрытия, а также их руководители, которые получают уведомление на почту в случае, если сотрудник просрочил какой-то шаг. Наличие формализованного графика закрытия стало ключевым фактором успеха как первого этапа, так и проекта в целом. Существующий Excel-файл фактически был переложен в инструмент SAP FCC. - Реализация и тестирование
Этот этап, который занял 22 дня, включал в себя настройку и реализацию разработок, обучение пользователей и приемочное тестирование функционала. Перед запуском инструмента в опытно-промышленную эксплуатацию для сотрудников всех бизнес-подразделений, участвующих в процессе закрытия, было проведено обучение, где подробно проговаривался весь бизнес-процесс и контрольные шаги каждого по итогам месяца (например, для отдела складской логистики — открыть отчеты по отгрузкам и поставкам, проверить, что все отгрузки и поставки имеют определенный статус и т.д.). Сотрудники не только познакомились с новым IT-инструментом, но и увидели свое место в графике закрытия, поняли влияние своей работы на последующие шаги, то есть выяснили, что именно и для чего они должны делать в процессе закрытия. - Опытно-промышленная эксплуатация
Этот этап, который также занял 22 дня, включал в себя загрузку начальных данных и сопровождение первого закрытия с помощью нового IT-инструмента. По итогам опытно-промышленной эксплуатации были внесены некоторые доработки в систему, в частности, участники проекта пришли к пониманию, что не обо всех статусах по задачам надо уведомлять сотрудников (в виде сообщений на почту), а также доработали возможность автоматического смещения ссылочной даты — даты, от которой начинается отсчет графика закрытия. - Поддержка второго закрытия
Это был заключительный этап пилотного проекта, который составил 15 дней. После его завершения было принято решение о продолжении работы с SAP FCC всех компаний группы.
Процедура закрытия после пилотного проекта
По итогам пилотного проекта были разработаны дополнительные инструменты для повышения эффективности закрытия.
Во-первых, это отчет, который рассчитывал отклонения между плановыми и фактическими датами каждого этапа закрытия и позволял мониторить, на каких этапах возникали проблемы, собирать статистику, выявлять причины отклонений.
Во-вторых, был разработан в веб-формате монитор закрытия — матрица контроля закрытия в виде таблицы (где по горизонтали — компании, а по вертикали — блоки задач), которая показывает, какие задачи сейчас в работе по каждой компании, а также какова ситуация по каждой задаче: если есть просрочка — задача выделена красным, если задача в работе — желтым, если закрыта — зеленым. Благодаря этому каждый участник процесса видит, какова ситуация по его блоку задач.
В 2018 году инструмент SAP FCC был тиражирован на все компании группы, в том числе на те, которые работают на 1С: их сотрудники получили доступ в SAP, прошли обучение по навигации и использованию этого инструмента. В ноябре 2018 года по всей компании проект был завершен.
Итоги проекта
Подводя итоги проекта по внедрению мониторинга закрытия отчетного периода, можно сказать, что ожидания, которые были в ГК «Черкизово» на этапе внедрения, полностью оправдались. Выделим несколько ключевых достижений, которые мы считаем главными итогами проекта.
- Улучшился контроль процесса закрытия, что позволило оптимизировать сроки закрытия: они были сокращены с 12 до 7 дней по группе компаний.
- Появилось понимание ответственности и роли у всех участников процесса закрытия.
- Повысилась прозрачность закрытия: новый IT-инструмент позволяет посмотреть на процесс в любой момент времени.
- Повысилась гибкость планирования процесса закрытия: корректировки возможны в режиме онлайн, не нужно тратить несколько недель, чтобы перепланировать график закрытия и согласовать его со всеми участниками.
- Появилась возможность оптимизации численности: один координатор (администратор) закрытия в ОЦО может оперативно помочь каждому участнику процесса закрытия более чем по 40 юридическим лицам.
- Мониторинг в ходе закрытия и анализ по его итогам позволяют выявить и в будущем устранить те причины, по которым была допущена просрочка при закрытии прошлого периода.
Развитие проекта в 2020 году
Проект не стоит на месте и в этом году успешно развивается.
Во-первых, транслирован на более широкий круг пользователей монитор закрытия в веб-формате, проведено обучение персонала с целью повысить простой и удобный контроль за ходом закрытия в режиме онлайн. Во-вторых, продолжается детализация шагов процедуры закрытия для персонификации ответственности, в том числе и в бизнес-подразделениях. Среди ближайших задач в рамках улучшения процедуры — внедрение автоматической блокировки счетов после завершения определенного этапа закрытия во всех компаниях группы, которые ведут учет в 1С. В настоящее время такая блокировка, встроенная в процедуру закрытия, существует только по двум компаниям, которые ведут учет в системе SAP.
