Как оформить покупку ГСМ за наличные.
За наличный расчет ГСМ приобретают водители непосредственно на АЗС. Порядок выдачи денег в подотчет, формирования отчета об их расходовании, отражения в учете расчетов с подотчетными лицами прописан в п.212-219 157н. Инструкция устанавливает основные требования:
Денежные средства могут выдаваться из кассы учреждения или переводиться на р/счет сотрудника только на основании письменного заявления, содержащего следующие сведения: назначение аванса, срок, на который он дается, запрашиваемая сумма (с расчетом-обоснованием).
Произведенные расходы должны отражаться на соответствующих счетах бухгалтерского учета только при наличии утвержденного руководителем авансового отчета (ф.0504505) с приложенными к нему подтверждающими документами.
Выдавать деньги в подотчет можно только при отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным авансам. В учреждении должен вестись аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в карточке (ф.0504051) или в журнале (ф.0504071). В подотчет водителям из кассы учреждения могут выдаваться денежные документы (талоны на бензин или дизтопливо), такие операции следует учитывать отдельно.
В Учетной политике бюджетного учреждения можно прописать дополнительные условия: срок представления авансового отчета (например, не позднее, чем через 3 рабочих дня после получения денег); перечень лиц, имеющих право приобретать ГСМ за наличный расчет; требования к подтверждающим документам. Для подтверждения расходов достаточно кассового чека, выданного АЗС и содержащего все необходимые сведения: название и ИНН поставщика; наименование и марка топлива; количество; цена за единицу; сумма; НДС; дата приобретения; печать организации. Если бюджетное учреждение является плательщиком НДС, лучше подтвердить покупку счет-фактурой, выданной поставщиком. Чтобы подотчетное лицо могло запросить этот документ от имени организации, ему нужно выдать доверенность. Если закупки ГСМ за наличный расчет у одного контрагента являются регулярными, раз в месяц может производиться сверка и формироваться сводная товарная накладная. Поступление отражается в учете один раз по авансовому отчету, сводная накладная используется для контроля и в учете не проводится.
Учет ГСМ в бюджетном учреждении в 2020 году ведется на основании:
Инструкции 157н;
Инструкции 174н;
приказа Минфина 209н;
федерального стандарта «Запасы» (приказ Минфина 256н от 07.12.2018 года);
иных нормативных актов.
В соответствии с приказом 209н увеличение стоимости ГСМ отражается по КОСГУ 343. В сопоставительной таблице Минфина на 2020 год допускается использование этой подстатьи с КВР:
221 – обеспечение топливом и ГСМ в рамках гособоронзаказа;
244 – прочая закупка товаров, работ и услуг.
В позициях 15-17 номера счета 010533 проставляется код 221 или 244 в зависимости от источника средств на приобретение ГСМ, а в позициях 24-26 указывается КОСГУ 343 (п.2.1 Инструкции 174н). В таблице приведены проводки, отражающие покупку ГСМ за наличные.
Проводки
Д-т 020834567 К-т 020134610 получены деньги в подотчет из кассы
Д-т 010533343 К-т 020834667 оприходованы МЗ на основании авансового отчета (стоимость без учета НДС)
Д-т 021012561 К-т 020834667 отражена сумма входного НДС
Д-т 020134510 К-т 020834667 оформлен возврат неиспользованных средств в кассу Д-т 020834567 К-т 020134610 выдан перерасход по авансовому отчету из кассы
Д-т 030304831 К-т 021012661 зачтен входной НДС.
Если учреждение не является плательщиком НДС, всю сумму по чеку нужно отнести на счет 010533343. Как оформить покупку ГСМ за топливные карты.
При покупке ГСМ бюджетное учреждение должно руководствоваться положениями закона 44-ФЗ. Использование 223-ФЗ допускается только при приобретении материалов за счет грантов или собственных средств и при условии, что в учреждении разработано специальное положение по закупкам. Провести закупку можно следующими способами: конкурс; электронный аукцион; запрос котировок; запрос предложений; заключение контракта с единственным поставщиком. По результатам закупки заключается госконтракт, в котором прописываются следующие положения: количество ГСМ и цена за единицу, для моторного топлива, включая авиационный и автомобильный бензин, устанавливается максимальная цена контракта и формула расчета цены (ПП от 13.01.2014 года № 19); срок поставки; порядок поставки; способ оплаты: авансирование, платеж с отсрочкой или по факту поставки; регламент сдачи-приемки; ответственность сторон.
Если в разделе «Порядок поставки» указаны топливные карты, в контракте должен быть описан порядок их изготовления и использования.
Возможны варианты: учреждение изготавливает карты за свой счет и оплачивает услугу по КОСГУ 226;
учреждение получает карты от поставщика и предоставляет залог за них на время пользования.
Бюджетное учреждение учитывает изготовленные за свой счет карты ГСМ на забалансовом счете 03 отдельно от бланков строгой отчетности. Полученные под залог и не являющиеся собственностью субъекта учета карты должны отражаться на дополнительном забалансовом счете, определенном в Учетной политике. Топливная карта является эквивалентом определенного количества ГСМ, но не относится к категории денежных документов, так как не имеет номинальной стоимости, может быть пополнена или заблокирована, а срок ее действия не ограничен. Учитывать карты на счете 020135000 нельзя. Для учета ГСМ в бюджетном учреждении по топливным картам поставщик за определенные периоды времени (например, ежемесячно) суммирует данные об отпущенных нефтепродуктах и выставляет единую накладную или счет-фактуру. Водители тоже обязаны представлять документы, подтверждающие получение топлива по карте, в составе которых обязательно должны быть чеки электронного терминала.
Как оформить покупку ГСМ за топливные карты
При покупке ГСМ бюджетное учреждение должно руководствоваться положениями закона 44-ФЗ. Использование 223-ФЗ допускается только при приобретении материалов за счет грантов или собственных средств и при условии, что в учреждении разработано специальное положение по закупкам.
Провести закупку можно следующими способами: конкурс; электронный аукцион; запрос котировок; запрос предложений; заключение контракта с единственным поставщиком.
По результатам закупки заключается госконтракт, в котором прописываются следующие положения: количество ГСМ и цена за единицу, для моторного топлива, включая авиационный и автомобильный бензин, устанавливается максимальная цена контракта и формула расчета цены (ПП от 13.01.2014 года № 19); срок поставки; порядок поставки; способ оплаты: авансирование, платеж с отсрочкой или по факту поставки; регламент сдачи-приемки; ответственность сторон. Если в разделе «Порядок поставки» указаны топливные карты, в контракте должен быть описан порядок их изготовления и использования. Возможны варианты: учреждение изготавливает карты за свой счет и оплачивает услугу по КОСГУ 226; учреждение получает карты от поставщика и предоставляет залог за них на время пользования. Бюджетное учреждение учитывает изготовленные за свой счет карты ГСМ на забалансовом счете 03 отдельно от бланков строгой отчетности. Полученные под залог и не являющиеся собственностью субъекта учета карты должны отражаться на дополнительном забалансовом счете, определенном в Учетной политике. Топливная карта является эквивалентом определенного количества ГСМ, но не относится к категории денежных документов, так как не имеет номинальной стоимости, может быть пополнена или заблокирована, а срок ее действия не ограничен. Учитывать карты на счете 020135000 нельзя. Для учета ГСМ в бюджетном учреждении по топливным картам поставщик за определенные периоды времени (например, ежемесячно) суммирует данные об отпущенных нефтепродуктах и выставляет единую накладную или счет-фактуру. Водители тоже обязаны представлять документы, подтверждающие получение топлива по карте, в составе которых обязательно должны быть чеки электронного терминала.
Учет ГСМ в бюджетном учреждении в 2020 году по топливным картам производится по КОСГУ 343 и КВР 221 или 244.
Списание ГСМ в бюджетном учреждении следует производить ежемесячно на основании путевых листов. В приказе Минфина 52н не установлена унифицированная форма этого документа, поэтому организация вправе разработать свой бланк или воспользоваться тем, который утвержден Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 года № 78. В письме Росстата от 03.02.2005 года № ИУ-09-22/257 говорится, что путевой лист должен выдаваться ежедневно (за исключением командировок водителей). Минфин в письме от 03.02.2006 года № 03-03-04/2/23 допускает выдачу листов еженедельно или ежемесячно. Учреждение должно выбрать подходящий срок и закрепить его в Учетной политике. В путевом листе в разделе «Движение горючего» заполняются графы «Расход по норме» и «Расход фактически». Для расчета нормативных затрат применяются нормы, утвержденные в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 года № АМ-23-р. Фактический расход определяет и проставляет водитель на основании данных об остатках в баке на начало и конец рабочего дня и о получении топлива на АЗС. Списывать ГСМ нужно по факту, но не выше установленной нормы: если фактический расход меньше нормативного, списывается ГСМ по факту; если фактический расход больше нормативного, списание следует выполнять по норме.
Приведем проводки, отражающие списание ГСМ в бюджетном учреждении
Д-т 0109хх272 К-т 010533443 списаны ГСМ на себестоимость
Д-т 040120272 К-т 010533443 списаны ГСМ на текущие расходы
