Секретарь, секретарь-референт, личный секретарь – это главный помощник руководителя предприятия. Можно сказать, что это его «глаза», «уши», приходящие на помощь в любую минуту. Секретарь обязан обеспечить управленческую, организационную работу, в то время как руководитель выполняет свои прямые обязанности.
Интересный факт: секретарь относится к древним видам профессий, ведь еще тогда хозяину услуживал человек, сообщающий ему обо всех новостях, дававший советы и, в то же время, являвшийся хранителем всех тайн благодетеля.
Что должен уметь современный секретарь, чтобы качественно выполнять свои функциональные обязанности и правильно организовать работу предприятия?
Какое должно быть образование у секретаря
В обязанности секретаря входят следующие функции:
- прием и работа с посетителями;
- работа с корпоративной перепиской;
- ответы на телефонные звонки;
- организация рабочего графика начальника;
- ведение документации внутреннего оборота;
- хозяйственные вопросы – заказ канцтоваров, визиток, воды;
- мелкие виды услуг для сотрудников – бронирование гостиниц, билетов и т. д.
Работать секретарем может человек и со средним образованием. Но в крупных компаниях и предприятиях помощником руководителя может быть только секретарь с высшим образованием. Также обучиться можно на специальных курсах и за короткое время освоить данную профессию.
Желающие работать секретарем, Университет «Синергия» предлагает получить степень бакалавра по следующим программам:
- Теория и практика перевода;
- Международный менеджмент гостеприимства;
- Государственное и муниципальное управление;
- Социальная психология.
Любая из перечисленных специализацией дает возможность заодно освоить важные для секретаря базовые знания – делопроизводство, работа на персональном компьютере, организационная психология.
Нажмите подробнее, чтобы узнать о факультетах, проходных баллах и возможных скидках на обучение.
Какие дополнительные навыки полезны для секретарей
Крупные компании, госструктуры, предприятия принимают на работу секретаря человека, к которому выдвигаются такие требования, как деловой этикет, знание иностранных языков. Сотрудники крупных компаний международного уровня помимо ведения делопроизводства, приема посетителей обязаны организовывать:
- бизнес-завтраки;
- международные конференции;
- деловые встречи и т. д.
Именно наличие дополнительных навыков и позволяет соискателям устроиться на прибыльную работу.
Важные качества секретаря
Секретарь занимается приемом посетителей, поэтому у него должна быть презентабельная, аккуратная внешность. Он должен быть воспитанным, терпимым, сдержанным, доброжелательным, иметь высокий культурный уровень. Имеет значение и речь – хорошо поставленная, грамотная и четкая. Представители профессии секретаря должны быть стрессоустойчивыми, обладать организаторскими навыками, коммуникабельностью.
Будущий секретарь обязан понимать, что высока вероятность ненормированного рабочего графика, а также общение с людьми разного характера и темперамента. То есть, важно быть психологом – выслушать, успокоить если нужно посетителя, сотрудника, найти к нему подход и хранить полученную личную информацию в тайне.
Востребованность и перспективы
Уважающий себя руководитель вне зависимости от сферы деятельности обязательно имеет в штате личного секретаря. Если предприятие не крупное, то достаточно знание офисных программ и основ делопроизводства. Зарплата может составлять от 30 до 60 тысяч рублей, опытные помощники руководителя получают от 90 тысяч рублей и выше.
Что касается карьерных перспектив, то здесь все зависит от специфики предприятия и его величины. В основном это всего лишь расширение объема обязательств, а в крупных фирмах вполне реально от должности секретаря вырасти до личного помощника гендиректора.
