Снабженец в большинстве современных компаний находится меж двух огней.
С одной стороны — служба сбыта или производственное подразделение, которые нацелены на увеличение запасов, а с другой — финансовая служба, которая стремится снизить текущие затраты.
Отделу снабжения приходится лавировать между запросами и интересами нескольких подразделений, и при этом своевременно, в полном объеме и по минимальным ценам закупать товары и услуги. Чтобы обеспечить такие результаты, отдельному снабженцу приходится совершать чудеса.
Одному конкретному специалисту никак не справится со всем объемом задач:
- выяснить у специалистов, что именно нужно;
- запросить все ГОСТы и спецификации;
- обзвонить поставщиков и сторговаться с ними;
- понять, насколько выгодно то или иное предложение;
- получить и согласовать все коммерческие предложения;
- проверить товар и отгрузку;
- объяснить руководству, почему закупка совершена именно у этого поставщика и снять с себя подозрения в обмане.
Хаос с элементами планирования
Весь этот процесс часто носит хаотичный характер. Есть примерное планирование, есть бюджет, но нет системности в самих закупках. Особенно актуальной проблема становится, когда приходит срочная заявка от специалистов, в которой нет ни техзадания, ни толкового описания, ни полных характеристик. Получить нужный товар в таких условиях уже достаточно сложно, а сделать это по выгодной цене — почти невозможно.
Срочные закупки, несогласованность действий между подразделениями и постоянное недовольство начальства — в таких условиях закупочный процесс не может быть эффективным.
Успех закупок определяет не только снабженец
Чтобы исправить ситуацию, важно четко распределить функции внутри отдела закупок, службы снабжения и другими подразделениями, а также подробно описать процессы, которые выполняет тот или иной сотрудник. Само описание бизнес-процессов поможет найти причины, почему те или иные действия не приводят к нужному результату.
Особое внимание следует уделить процессам планирования закупок, описания номенклатуры и укрупнению заявок. Укрупнение закупок — один из самых эффективных способов получить от поставщиков выгодные условия, однако укрупнять тендеры можно только в том случае, если известны все потребности. Поэтому эта процедура требует максимального включения всех подразделений. Если компания знает на год вперед — когда, что и в каких объемах нужно закупить — снабженцы могут заранее проанализировать рынок поставщиков и оценить качество предложений.
Кроме того, ЭТП помогает собирать отчеты. Это важно как для самого снабженца, так и для его руководителя. Последний в любую минуту может оценить, действительно ли компания сотрудничает с лучшими поставщиками и насколько эффективен тот или иной сотрудник.
От рутинных операций можно избавиться
Основная работа снабженца сводится к поиску поставщиков и анализу их предложений. Львиную долю времени специалиста занимает обзвон, торг и встречи. От всех этих задач отдел закупок может отказаться, сосредоточившись на составлении качественной закупки.
Автоматизировать распространение информации о закупке и сбор предложений от поставщиков позволяет электронная торговая площадка (ЭТП). Снабженцу достаточно один раз составить техзадание, а ЭТП оповестит рынок о потребностях вашей компании. При переходе на электронные торги компания обеспечивает себя новыми поставщиками, а текущие партнеры вынуждены предлагать более выгодные условия, чтобы остаться в игре.
Сама по себе работа на ЭТП влияет на взаимодействие заказчика и поставщиков и подчеркивает бизнес-процессы, которые, возможно, требует оптимизации.
ЭТП — инструмент для эффективных закупок
Практически любой компании требуется тендерный специалист. Поэтому сейчас опыт и навыки работы на ЭТП становятся такими же важными требования к снабженцу, как умение работать с таблицами для бухгалтера. ЭТП важно рассматривать не только как эффективный инструмент для решения коммерческих задач, но и как возможность для карьерного роста.
Чтобы получить больше информации об организации и проведении закупок, переходите на сайт onlinecontract.ru или звоните: 8 (800) 555-39-39 или 8 (843) 2-696-696.
