Обязанности главного бухгалтера в нашем ООО выполняет генеральный директор – единственный учредитель организации. В штатном расписании должность главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера отсутствует. Можно ли принять на работу заместителя главного бухгалтера, внести эту должность в штатное расписание, оставив функции главбуха на директоре? Какие документы, подтверждающие полномочия директора как главного бухгалтера, нужно оформить?
Принять на работу заместителя главного бухгалтера можно. Однако перед этим следует включить соответствующую должность в штатное расписание. Обосновывается это следующим.
Генеральный директор организации может возложить на себя ведение бухгалтерского учета (то есть выполнять обязанности главного бухгалтера), поскольку это следует из норм ч. 3 ст. 7 Федерального закона № 402-ФЗ. Для этого необходимо издать соответствующий приказ. Такой приказ и будет подтверждать, что генеральный директор является (остается) главным бухгалтером, при этом в штатном расписании должность главного бухгалтера может отсутствовать. Принять других людей на должность заместителя главного бухгалтера и бухгалтера в этом случае можно.
Работодатель самостоятельно формирует структуру организации, определяет штатный состав и штатную численность работников (количество штатных единиц), а также определяет условия оплаты труда работников. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Оно составляется по унифицированной форме № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).
Работники должны приниматься на работу к работодателю на штатную должность (штатную единицу), предусмотренную штатным расписанием работодателя. При этом следует иметь в виду, что принимать работника на должность, не включенную в штатное расписание, нельзя (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
Таким образом, прежде чем заключать трудовой договор с новым работником и принимать его на должность заместителя главного бухгалтера, работодатель должен включить такую должность в штатное расписание организации. Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
