В статье рассмотрены процедуры управления реализацией и контролем проектов по оптимизации бизнес-процессов. Приведен минимально допустимый перечень проектной документации, необходимой для успешной реализации проекта.
Итак, для начала, давайте разберемся, что же такое управление реализацией проекта? Управление реализацией проекта – это взаимосвязанный последовательный набор операций, приведенных в календарном плане проекта, направленных на достижение целей проекта.
Реализация проекта включает в себя:
- приобретение ресурсов, необходимых для реализации проекта;
- выполнение операций, направленных на достижение целей проекта;
- управление рисками, возникающий при реализации проекта;
- управление изменениями проекта;
- создание конечного результата проекта;
- обучение персонала по результатам проекта;
- формирование документации по проекту.
Риски проекта – это неопределенное событие или условие, которое, в случае возникновения, влечет за собой негативное или позитивное воздействие на проект (стоимость, сроки, конечный результат). В свою очередь, управление рисками проекта включает в себя деятельность, связанную с идентификацией, анализом и оценкой, а также формированием мер по реагированию на риски проекта. Для успешной реализации проекта по оптимизации бизнес-процессов рекомендуется вести отдельный реестр рисков с их экономической оценкой влияния на проект, однако, можно обойтись упоминанием их в отчетной презентации. Все зависит от масштаба проекта.
Изменения проекта – это согласованная корректировка характеристик конечного результата, сроков или бюджета проекта, утвержденных уставом проекта. Все инициируемые изменения проекта должны быть занесены в реестр изменений и рассмотрены заинтересованными сторонами на очной сессии. В случае если изменение согласовано, то поправки вносятся в приложение к уставу проекта.
Одним из самых важных документов, касающихся реализации проектов по оптимизации бизнес-процессов, является протокол реализации проекта. В протоколе должны быть отражены текущие задачи, ответственные лица за их выполнение и статус задач на отчетный период. На каждой отчетной сессии руководитель проекта докладывает о статусе проекта и формирует вместе с участниками задачи, которые необходимо выполнить к следующему отчетному периоду. Протокол реализации проекта эффективный инструмент проектного управления, которые отражает детальную информацию о задачах проекта и статусе их реализации.
Контроль реализации проекта – это непрерывный процесс мониторинга, реагирования на отклонения и анализа текущих результатов проекта, необходимого для достижения утвержденных результатов проекта в установленные строки и бюджет.
Контроль реализации проекта включает в себя следующие виды деятельности:
- план-фактный анализ текущих результатов, сроков и бюджета проекта;
- формирование предупреждающих мероприятий для снижения рисков проекта;
- формирование отчетности по проекту (сроки, бюджет, качество);
- предоставление отчетности всем заинтересованным сторонам проекта.
Схематично этап контроля и реализации проектов по оптимизации бизнес-процессов можно представить следующим образом (рисунок №1).
Руководитель проекта должен инициировать как плановые, так и внеплановые (в случае необходимости) отчетные сессии по проекту со всеми заинтересованными сторонами. Необходимо максимально подробно, доступно и честно докладывать о текущих результатах проекта.
В завершение хочу отметить, что роль руководителя проекта, как лидера и владельца бизнес-процесса, является самой важной при реализации проектов по оптимизации бизнес-процессов. Если руководитель проекта не заинтересован в оптимизации своего процесса или отдает свои обязанности "на откуп" участникам проекта, то ни о каких успешных результат речи и быть не может.