В статье рассмотрен подход к управлению изменениями при планировании проектов по оптимизации бизнес-процессов. Приведен конкретный алгоритм по формирование документации, необходимой для эффективного планирования проектов по оптимизации процессов компании.
Большинство проблем, в частности от 80 до 90%, при реализации проектов по оптимизации бизнес-процессов возникают из-за ошибок планирования. И так, давайте разберемся как необходимо осуществлять планирование проектов, чтобы избежать большинство ошибок и какую документацию при этом формировать.
Исходя из методологии восьми шагов Джона Коттера, которую мы разбирали в предыдущей статье, на этапе планирования проекта необходимо создать условия для претворения видения (стратегических целей) в жизнь и, собственно, спланировать сам проект по оптимизации бизнес-процессов.
Первый шаг по созданию условий для успешного претворения стратегии развития в жизнь, направлен на детальную проработку результата, который мы хотим получить и устранение препятствий на пути к достижению этой цели. Основным препятствием, возникающим при оптимизации бизнес-процессов, являются сотрудники компании, которые не понимают зачем это нужно делать или не хотят изменять привычный уклад работы. Поэтому ключевая задача руководителя проекта на этапе планирования, заключается в убеждении участников бизнес-процесса в необходимости грядущих изменений.
Конечный результат проекта и его характеристики должен быть задокументирован и согласован со всеми участниками бизнес-процесса. В методологии управления проектами этот документ называется уставом проекта.
Устав проекта предназначен для фиксирования основных характеристик
и требований к результату, на получение которого направлен проект, описания полномочий и ответственности руководителя проекта, а также, после согласования со всеми заинтересованными сторонами, является свидетельством о том, что проект официально запущен в компании. По факту, устав проекта является первоисходной истинной, к которой обращаются в случае возникновения конфликта при реализации проекта.
Устав проекта включает в себя следующие разделы:
- Согласованный бизнес-кейс – описание проблемы и ее решение, изначальный бюджет и сроки, экономический эффект от внедрения.
- Цели проекта – описание измеримых индикаторов эффективности проекта оптимизации (по SMART).
- Результат проекта – детальное описание того, что должно быть после завершения проекта.
- Основные требования и характеристики – исходные требования и характеристики к результату проекта.
- Участники и ресурсы проекта – описание всех задействованных сотрудников и их роли в проекте, а также перечень ресурсов, необходимых участникам для успешной реализации проекта.
- Допущения к проекту и основные риски – возможно допустимые отклонения результата проекта от начальных условий. Возможные риски при реализации проекта.
Ответственным за формирование устава проекта является руководитель проекта. Устав проекта согласуется со всеми заинтересованными сторонами, подписывается и не подлежит изменению на протяжении всего хода проекта. Подписанный устав проекта является официальным подтверждением того, что проект запущен. После подписания устава проекта, участники приступают к детальному планированию проекта.
Результатом планирования должны быть следующие документы:
- Календарный план проекта – хронологическое описание последовательности работ по проекту, разделенное на основные этапы или вехи проекта.
- Бюджет проекта – детально проработанный перечень затрат по проекту.
- Список заинтересованных сторон – список сотрудников, на работу которых может повлиять результат проекта, а также имеющих определенное влияние или вес в компании. Все сотрудники из списка должны быть информированы о ходе реализации и текущих результатах проекта.
Схематично этап планирования проектов по оптимизации бизнес-процессов можно представить в следующем виде (рисунок №1).
В завершение хочу отметить, что залог успешной реализации любого проекта – правильное планирование. Особенно это касается проектов по оптимизации бизнес-процессов, которые могут длиться по несколько лет. Поэтому этапу планирования стоит уделить особо пристальное внимание как участникам проекта, так и всем заинтересованным сторонам. Закончить статью о планировании проектов лучше всего народной мудростью, которая гласит: "Семь раз отмерь, один раз отрежь".
