Добрый день! Сегодня решила написать статью на важную тему. Важную - потому что она касается документов. Очень часто документы хранятся не понятно как и не понятно где, в разных местах. И когда нам нужно срочно найти какую-нибудь бумагу, это становится невыполнимой задачей. Поэтому в статье я расскажу, как я привела в порядок документы своей семьи.
Итак, первое, с чего необходимо начать - собрать все бумаги в одну кучу. Да, звучит не очень красиво, но именно так можно назвать то, что получается, когда сваливаешь все документы в одно место. А там - и чеки трехлетней давности, и платежки по коммунальным услугам, и свидетельства о рождении и многое другое. Не переживайте. Это кажется сложным и нереальным только сначала. Шаг за шагом вы это сделаете!
Теперь приступаем к разбору этой кучи. Мне удобнее было все пересмотреть, и избавиться от ненужных бумаг, а также от бумаг, срок хранения которых давно истек. Да, на это нужно потратить время. Но ведь цель оправдывает средство. А наша цель - порядок в документах и сведение до минимумам времени на поиск той или иной бумажки.
Вот некоторые сроки хранения документов:
документы на недвижимость, машину, документы семейные (свидетельства о браке и рождении, завещания), все, что касается образования, работы, нотариально заверенные бумаги, документы, касающиеся здоровья - постоянно.
квитанции и чеки по лечению, необходимые для страховых выплат - 2 года
чеки на важные покупки - срок указан в гарантийном талоне или 12 месяцев
квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг - 3-5 лет (сегодня многие оплаты проходят в электронном виде, что существенно уменьшает количество бумаги).
Следующий важный шаг - посмотрите, что можно перевести в электронный вид. Например, я раньше хранила все инструкции. Теперь многие из них у меня хранятся в электронном виде на компьютере. Я их просто скачала из интернета или отсканировала. Это просто и всегда под рукой.
После этих двух шагов бумаг заметно поубавилось. Многие попросту оказались уже не нужными. Дышать стало проще и легче.
Теперь переходим к самой систематизации. Документы можно хранить в папках, ящиках, скоросшивателях. У каждого члена семьи может быть своя папка. Некоторые категории я разложила в папки для каждого члена семьи. Итак:
- папка с личными документами (паспорта, свидетельства, полисы, страховки, все, что необходимо в экстренной ситуации)
- 3 папки Здоровье: моя, мужа, ребенка (выписки, обследования)
- папка с документами на квартиру, машину
- 2 папки с документами об образовании: моя, мужа (аттестаты, дипломы, сертификаты)
- 2 папки с документами о работе: моя, мужа (контракты, трудовые книжки, пенсионные накопления, договора)
- папка Прочее (договора на оказание услуг)
- папка Важное (дорогие сердцу письма, открытки)
- папка с коммунальными услугами
- папка с фотографиями
- папка Банковские документы (договоры, платежки, квитанции)
- папка Документы на покупки (чеки, талоны)
Вы можете дополнять папки в зависимости от ваших документов (отпуск, исследование, разбирательство в суде и т.д.)