Сегодня многое можно услышать о том, насколько это правильно – автоматизировать бизнес. Но далеко не все задумываются о том, что при неправильном подходе не то что не будет пользы, но ещё и начнутся проблемы.
К сожалению, нередко бывает так, что автоматизация делается исключительно как дань моде. Руководство фирмы услышало, что это классно и позволяет значительно увеличить прибыль, вызвало главу IT-отдела и поручило ему быстро все автоматизировать, не постаравшись даже понять, для чего это нужно. И неважно, делалось ли всё силами самой компании или отдавалось на аутсорс, если люди, занимающие топовые должности, не хотят вникать в суть происходящего, то и адекватного результата ожидать не следует. Это одна из самых часто допускаемых ошибок и одна из самых непростительных.
Вторая частая ошибка – это когда процессы внутри компании автоматизируются «как есть». А ведь внедрение нового подхода подразумевает глубокий пересмотр сложившейся ситуации. И если в компании присутствуют проблемы, например, когда всё держится почти исключительно на ответственных сотрудниках, то никакая автоматизация тут ничего не улучшит. Более того, её внедрение может только нарушить и без того хрупкое равновесие, приведя к непоправимым последствиям. Впрочем, в описанном выше примере возникают даже сомнения в том, что автоматизацию вообще удастся довести до ума, скорее всего всё «заглохнет» на том или ином этапе.
Ошибка третья – это желание на всём сэкономить, когда программные продукты выбираются по принципу «как можно дешевле», а внедрением занимаются аутсорсеры, выбранные только потому, что запросили меньше всех. Впрочем, покупка всего самого дорогого также не гарантирует хорошего результата. Всегда нужно искать путь, который позволит не раскидываться деньгами, но при этом и не экономить во вред. Кстати, низкая стоимость ПО может в итоге «выйти боком» из-за сложностей с его поддержкой. Однако в случае с самой дорогой программой вы можете просто переплачивать за раскрученное имя.
Ещё одна ошибка – это когда пытаются автоматизировать только отдельные процессы или же, наоборот, хотят автоматизировать всё и сразу. Внедрение автоматизации должно происходить постепенно. Нельзя просто прийти к сотрудникам и сказать, что начиная с этого дня они работают с новой CRM. Как минимум, нужно предварительно объяснить им, как ею пользоваться. Причём систему сначала нужно внедрить только в одном отделе, и лишь потом распространять на все остальные.
Ну и наконец, пятая ошибка состоит в том, что были выбраны неправильные программные продукты. Можно сказать, что данная ошибка связана с вышеописанными – решили сэкономить или, наоборот, выбрали самый дорогой продукт только потому, что он больше рекламируется, а руководство даже не попыталось вникнуть, что вообще происходит, переложив ответственность на сотрудника, который может вообще не быть замотивированным в автоматизации.
Важно не забывать, что процессы в компании могут измениться (особенно если она только начинает свою деятельность), а отсутствие гибкости у выбранного софта станет тому серьёзным препятствием. Впрочем, тут многое зависит от ситуации. Так, если вам, например, потребовалась изначально отсутствующая интеграция с AmoCRM, то эту проблему можно легко исправить, воспользовавшись коннектором приложений. Но к сожалению, бывает и такая ситуация, когда вся экосистема изначально построена неправильно и никакими дополнительными интеграциями тут уже ничего не исправить.
Автоматизация должна приносить пользу, упрощать выполнение рутинных действий и облегчать жизнь сотрудникам. И если этого не происходит, то почти наверняка была допущена одна из вышеописанных ошибок. А может быть и какая-либо другая, ведь наш список далеко не полный, мы описали только самые распространённые ситуации.