В статье рассматриваются основные стадии жизненного цикла процессной модели управления. Приведены характеристики и последовательность основных этапов развития процессного подхода в компании.
Ну что, друзья, рассмотрим ситуацию, когда вы все-таки решились самостоятельно внедрять у себя процессную модель управления. Об инициирование проекта по внедрению процессного подхода я уже писал, так что повторяется не имеет смысла, а ознакомиться с материалом можно здесь. В этой статье я хочу рассказать вам об основных этапах жизненного цикла процессной модели и почему необходимо соблюдать строгую последовательность при ее внедрении.
Структурно внедрение процессного подхода можно разделить на 4 основных этапа:
- Бессистемный.
- Системный.
- Измеряемый.
- Совершенствуемый.
Бессистемный этап — это начало пути по внедрению процессной методологии управления. Данный этап характеризуется тем, что вы не рассматриваете работу компании как систему взаимодействующих и/или взаимосвязанных процессов. На этом этапе проект трансформации модели управления инициируется и планируется. Определяется внутренний заказчик, формируется команда реформаторов и пропагандируется необходимость изменения сотрудникам. Желательно оформить ваше видение проекта на бумаге, то есть сформировать базовый календарный план внедрения, определить заинтересованные стороны, каналы внутренней коммуникации, отчетность, человеческие и финансовые ресурсы и, разумеется, конечный результат проекта. Необходимо, чтобы все понимали что мы делаем, куда мы движемся и что нас ждет.
Следует отметить, что к заинтересованным сторонам относятся все сотрудники, которые имеют влияние на деятельность компании (совет правления или директоров, собственники, функциональные руководители и т.д.).
Для того, чтобы перейти на следующий этап — системный, необходимо сделать следующее: выделить и классифицировать бизнес-процессы компании; определить владельцев бизнес-процессов; сформировать процессную модель компании или карту бизнес-процессов; графически визуализировать (смоделировать) все бизнес-процессы компании «как есть», то есть описать текущую ситуацию в компании.
Бизнес-процесс — взаимосвязанная последовательность операций, направленная на получение результата, ценного для конечного потребителя.
Владелец бизнес-процесса — сотрудник, наделенный полномочиями управления процессом и его ресурсами, а также несущий ответственность за конечный результат (выход процесса).
Моделирование бизнес-процессов — это графическое отображение последовательности действий бизнес-процесса, выполненное по соответствующей форме представления (нотации моделирования).
Нотация моделирования — это система определенных элементов и правил, предназначенных для графического описания бизнес-процессов. Наиболее распространенными нотациями моделирования процессов являются: EPC, BPMN 2.0, workflow (cross-functional flowchart).
Итак, переходим к следующему этапу жизненного цикла процессного подхода — измеряемому. Для того, чтобы предпринимать шаги по совершенствованию своей операционной деятельности необходимо осуществить анализ и измерение текущей ситуации. Измерение бизнес-процессов осуществляется с использованием ключевых показателей эффективности (КПЭ или KPI). При формировании КПЭ процессов необходимо руководствоваться следующими правилами: «как процесс влияет на конечный результат, ценный для потребителя?» и «как процесс влияет на прибыль компании?». К характеристикам КПЭ бизнес-процессов можно отнести:
- Минимально возможное количество.
- Измеримость.
- Контролируемость.
- Улучшаемость.
На совершенствуемом этапе, когда вы знаете как работает ваша система процессов компании, когда вы провели измерения и выявили уязвимые, не устраивающие вас участки процессов, пора приступать к мероприятиям по оптимизации бизнес-процессов. Основными инструментами по оптимизации бизнес-процессов выступают: цикл Деминга (цикл PDCA «Plan-Do-Check-Act») или методология DMAIC («Define-Measure-Analyze-Improve-Control»). Цикл PDCA представляет собой алгоритм последовательности действий, необходимых для повышения качества бизнес-процесса: планирование, реализация, контроль и реагирование (корректировка). Методология DMAIC основана на цикле Деминга и представляет собой алгоритм с более расширенной последовательностью действий, нежели PDCA: определение, измерение, анализ, совершенствование и контроль.
Другими словами, проанализировав бизнес-процесс происходит осознание, что текущее состояние дел вас не устраивает. Далее ставится конкретная цель (измеримая), которую необходимо достичь при реализации данного процесса. Осуществляете планирование мероприятий, направленных на совершенствование процесса, контролируете выполнение и в случае если это необходимо, корректируете реализацию этих мероприятий. Оптимизация бизнес-процессов компании осуществляется на всем этапе жизненного цикла компании с разной периодичностью в зависимости от стратегии развития.
Владелец бизнес-процесса самостоятельно осуществляет мероприятия по оптимизации своего процесса и только в рамках своего процесса. Глобальные мероприятия, которые затрагивают несколько процессов, такие как внедрение новых информационных систем, мотивация персонала, внедрение методологий по повышению качества процессов (бережливое производство, "шесть сигма" и т.д.), должны быть согласованы и оформлены в качестве внутренних проектов в стратегии развития компании. Стратегию развития лучше выполнять на основе системы сбалансированных показателей (BSC). Основным преимуществом BSC является взаимосвязь всех внутренних проектов развития с основными финансовыми планами компании.
Завершающим этапом внедрения любого изменения в компании является закрепление его в корпоративной культуре. Корпоративная культура компании формируется посредством разработки регламентирующей и нормативной документации для каждого бизнес-процесса. В регламенте указывают цели бизнес-процесса, участников и их зоны ответственности, приводится модель процесса «как должно быть», а также шаблоны, используемой документации и инструкции по их заполнению. Наполнение регламентов может быть самым разнообразным в зависимости от ваших потребностей и предпочтений. После каждого мероприятия по оптимизации бизнес-процесса необходимо актуализировать нормативную документацию. Для этого лучше всего выделить отдельную штатную бизнес-единицу, которая будет осуществлять централизацию и контроль всех изменений в компании.
Характеристики стадий жизненного цикла процессного подхода представлены на рисунке № 1.
В завершении я хотел бы отметить важность последовательностей этапов внедрения процессной модели управления. Например, если компания находится на бессистемном этапе жизненного цикла, то ни в коем случае нельзя приступать к разработке регламентирующей документации. Без карты и моделей процессов невозможно определить зоны и точки передачи ответственности, таким образом, приступать к нормированию взаимоотношений между участниками бизнес-процессов будет серьезной ошибкой. Инициировать проекты по оптимизации или автоматизации бизнес-процессов, находясь на системном этапе жизненного цикла, также будет методологически неверно. Отсутствие метрик и индикаторов показателей эффективности процессов исключает возможность стратегического и тактического целеполагания ввиду отсутствия фактических значений операционной эффективности текущей модели управления.
