Приветствуем, Читатель!
Вводная
Любое подразделение стремится быть максимально эффективным и гибко выстраивать свою работу. А Отдел контроля качества - должен быть примером для остальных подразделений.
Сегодня мы дадим рекомендации по тому, как правильно выстраивать работу и на что обращать внимание.
Виды деятельности
- Оперативная: решение задач с малым сроком выполнения. Например: скорость обработки лидов за конкретный день, озвучивают ли акцию и так далее
- Регулярная: выполнение установленного объема прослушки и оценки, проведение обучающих мероприятий согласно графика
- Проектная: выполнение дел/действий согласно установленного графика
- Отчетность: составление отчетов и аналитических документов согласно установленным временным промежуткам
- Коммуникация: взаимодействие с другими подразделениями
Теперь о каждом виде говорим поподробнее.
На что обратить внимание: оперативная деятельность
- Конкретизируйте задания: часто могут "спускать" общие требования и пожелание сделать максимально быстро. Чтобы эффективно выполнять поступающие обращения, Вы должны отчетливо понимать "фронт работ"
- Конкретизируйте итоговый результат: в каком формате требуется, что именно требуется отразить в итоговом документе (только констатировать факты или также предоставить аналитику)
- Правильно выберите исполнителя: не стоит нагружать сотрудника, у которого уже множество задач. Распределяйте правильно нагрузку между всеми специалистами, чтобы повысить взаимозаменяемость, а также - снизить выгорание
- Если ОКК уже завален работой: когда в отделе уже достаточно работы и задач, открыто говорите о том,что сейчас не получится соблюсти желаемые сроки по объективным причинам. Согласуйте новые сроки, которые устроят максимально всех
На что обратить внимание: регулярная деятельность
- Правильно распределяйте нагрузку: классикой считается оценка 10% от объема выполняемой работы вверенного подразделения. Исходя из данной формулы - Вы сможете спрогнозировать и нагрузку и скорость работы
- Регулярный контроль качества и скорости работы: как сотрудники справляются, сочетание скорости и эффективности работы, да и в целом - держать отдел в тонусе
На что обратить внимание: проектная деятельность
- Должны участвовать все: каждый сотрудник отдела должен принимать участие в таких работать. Мы уже ранее писали, что это позволит снизить выгорание, а также - взаимозаменяемость специалистов
- График выполнения работ: в обязательном порядке должны быть временные рамки и ход проектной работы, доступен всем ответственным лицам, а также - метод отчетности
- Проектная работа на регулярной основе: всегда есть что дорабатывать, развивать или создавать, вводите это в систему
На что обратить внимание: отчетность
- Разделяйте виды: внешняя и внутренняя. Это важно, потому что требования к внешней являются стабильными, а внутренняя - это более гибкая система
- Понимание действий: каждый сотрудник должен открыто понимать, что и когда нужно сдавать
- Шаблоны и требования: любой сотрудник должен получить доступ к этой информации
- Выводы в отчетах: важно не просто сдавать отчет, но и делать выводы, если полученная информация того требует
На что обратить внимание: коммуникация
- Совещания: должен быть график, который доступен ответственным специалистам, а главное - он составлен без ущерба текущей деятельности
- Напоминания: предусмотрите напоминания не только о самом мероприятии, но и о подготовке к самому совещанию
- Время совещаний и повестка: строго регламентируйте время, а также следите за соблюдением тем обсуждения
- Количество совещаний: они бывают внешние и внутренние, но главное - не доводите до абсурда количество встреч
Итог
Выше мы уже говорили про то, что Отдел контроля качества должен быть примером эффективности. Соответственно - смотрите на себя со стороны и "докручивайте" бизнес-процессы.
