Самым умным людям, с которыми я сталкивалась в своей жизни, трудно убедить себя в одном: планировать собственную работу.
Они отлично разбираются в самых разных вещах - от производственных процессов до биржевых котировок и ядерных частиц. Но они спотыкаются, когда дело доходит до управления собственным временем или создания плана для крупного проекта. Есть что-то в планировании, что отключает их мозги и позволяет им потерять все свои достижения, оставляя одну пустоту в голове.
Одна из причин этой неудачи заключается в том, что без планирования они останутся на плаву гораздо дольше, чем другие. Если у них есть немного харизмы и они быстро учатся, они могут достойно выполнять свою работу в последнюю минуту или, по крайней мере, найти способ отложить ее. Если вы все еще можете действовать таким образом без серьезных сбоев, нет необходимости вносить изменения.
Но когда время нагрузки возрастает - вы получаете новую работу, у вас слишком мало сотрудников, вы выходите замуж, заводите детей или ваше здоровье начинает ухудшаться - жизнь без запланированных действий может стать в лучшем случае утомительной, а в худшем - тяжелой. В какой-то момент вам нужно решить, стоит ли тратить время и усилия на создание планов и списка действий. Как только вы примете этот факт и сделаете планирование привычкой, вы сможете использовать эту силу, чтобы вести более счастливую, здоровую и продуктивную жизнь.
Планирование вначале – всегда очень тяжело
Если схемы планирования в нашем мозгу плохо разработаны, мы почувствуем настоящую боль, когда начнем планировать. Это похоже на ситуацию, когда мы вводим новый комплекс физических упражнений и начинаем задействовать мышцы, о существовании которых мы даже не подозревали. По мере того, как мы начнем выстраивать привычку планирования, боль постепенно исчезнет. И чем больше мы ощущаем позитивное подкрепление, связанное с планированием, тем охотнее мы будем его использовать.
Давайте рассмотрим пример Камиллы Фурнье, бывшего директора по технологиям Rent the Runway, которая рассказывает о трудностях и преимуществах планирования. Камилла столкнулась со стрессом и разочарованием, когда начала реализацию проекта, и ее босс ставил планирование на первое место и просил ее переделывать каждый раз, когда возникали сомнения или риски.
«Это было ужасно, - вспоминает она. Я была глубоко разочарована и нетерпелива в этом процессе. И все же в итоге нам удалось разделить большой проект на реализуемые элементы и успешно внести существенные изменения в архитектуру системы, которая, несмотря на свою сложность, была реализована практически точно в срок. Память о разочаровании в планировании глубоко запала мне в голову, но я также помню огромный успех, который стал результатом этого.»
В некоторых случаях лучше начать планирование, когда вам не нужно делать это самостоятельно. Рассмотрите возможность планирования крупного проекта совместно с командой или, по крайней мере, с одним человеком. В зависимости от размера команды и степени охвата работы ее членов, этот процесс может быть значительно улучшен, разделив ежемесячные цели на еженедельные планы действий.
Планирование занимает больше времени, чем ожидалось (как и его реализация)
Обычно планирование еженедельных занятий занимает 30-60 минут, а планирование проекта - гораздо больше. Для людей, которые не знакомы с этим процессом, это может показаться пустой тратой времени. Но те, кто испытал на себе эффективность планирования, понимают, что трата одного часа в неделю может уменьшить стресс и повысить эффективность сотен часов вдумчивой работы.
Более того, одним из преимуществ планирования является лучшее понимание того, сколько времени на самом деле требуется на его осуществление, в отличие от того, что мы себе представляем. Это может быть источником большего разочарования поначалу, потому что вы должны признать тот факт, что реальность отличается от того, что вы себе представляете. Планирование также не дает нам уверенности в том, что все пойдет по плану. Но это позволяет вам заранее знать, что что-то идет не так, поэтому мы можем предпринять соответствующие шаги вместо того, чтобы оказаться в ситуации, когда у нас будет мало вариантов как все исправить.
Планирование повышает эффективность
При планировании мы часто выясняем, сколько на самом деле требуется для реализации проекта, или просто, сколько работы нужно сделать за данную неделю. Это может вызвать чувство дискомфорта, вызванное тем, что наш воображаемый идеальный мир, в котором у нас в распоряжении бесконечное количество времени, все может быть сделано немедленно, и мы можем удовлетворить каждого, рушится прямо на глазах. Однако скорейшее выявление этих фактов позволяет нам быстро проверить ожидания и привлечь к проекту больше ресурсов. Это также помогает безопасно установить границы и определить, чего мы хотим достичь в этот день, потому что мы знаем обо всех вариантах и текущих приоритетах. Таким образом, мы достигаем полной эффективности и можем последовательно определять и оправдывать ожидания.
Планирование создает систему раннего предупреждения
В старые времена шахтеры брали с собой канарейки, которые служили системой раннего предупреждения. Если канарейка умирала, то это был признак того, что концентрация токсичных газов возросла и шахтеры должны были эвакуироваться. Планирование может быть аналогичной системой предупреждения - если мы существенно отклонимся от наших планов, это будет сигналом того, что что-то пошло не так и нужно будет внести исправления. Наличие плана и мониторинга его реализации позволяет нам увидеть критическую ситуацию и внести коррективы до того, как возникнет необходимость поставить под угрозу проект или другие временные обязательства.
Многие люди, которые не любят планирование, быстро отказываются от этой практики, полагая, что они контролируют ситуацию. Но это только приводит их к катастрофе. Мониторинг выполнения плана и внесение корректировок не менее важны, чем конечный продукт - это обеспечивает стабильность процесса. Игнорируя систему раннего предупреждения, мы увеличиваем вероятность неудачи только потому, что упустили важные сигналы.
Может ли планирование быть трудным? Да. Но можно ли посвятить этому больше времени? Конечно. Преимущества прохождения этапа планирования боли могут быть огромными, обеспечивая более высокую производительность, снижая стресс и, прежде всего, - позволяя вам сосредоточиться на самом необходимом.