Как часто нужно контролировать и поддаваться контролю самому?
В современном мире бизнеса мы не мыслим себя без постоянных excel таблиц, google docs и многочисленных чатов в мессенджерах. Все эти инструменты должны были служить для оптимизации нашей работы и сокращении времени на обработку информации, но на деле выходит по-другому.
Сколько отчётов делаете вы?
Если у вас есть руководитель?
Большая часть из нас имеет руководителя, который считает своим долгом и обязанностью ставить цели и контролировать их выполнение. Так и должно быть, цели и контроль - одна из задач менеджера, но не единственная. А для того, чтобы все было как можно удобнее, руководитель решает использовать полезные инструменты для вашего с ним взаимодействия. Все начинается с простой и безобидной таблички в excel, которая помогает автоматически рассчитать KPI. А далее руководитель входит во вкус, и таблиц становится все больше и больше. Часть из них теперь в режиме реального времени в гугл документах, часть просто в excel. По последней статистике на одного менеджера среднего звена приходится порядка 100 различных таблиц и документов, которые ему нужно ежедневно или еженедельно заполнять.
Почему так происходит?
На самом деле в 21 веке большое внимание человек уделяет анализу данных. Для того, чтобы принять решение в 20 веке, достаточно было просто опереться на свою интуицию, свои знания в конкретной области. В 21 веке, в мире, где каждый день происходят новые открытия и изменения, просто опираться на свои знания уже недостаточно, нужно анализировать поток информации. И после анализа уже принимать решения. Для того, чтобы анализ был максимально эффективным в конце прошлого века стали внедряться отчеты у менеджеров по продажам, такие как количество проведенных звонков, количество согласившихся, количество купивших и тд. И, несомненно, это очень важные данные, которые помогают управлять бизнесом сегодня, без них сложно представить себе даже маленький стартап.
В чем проблема?
Проблема же заключается в том, что большинство руководителей не может вовремя остановиться. Например. Руководитель видит, что показатели продаж снижаются, он понимает что-то идет не так, но что конкретно? Руководитель в 90% случаев делает вывод, что его люди недостаточно хорошо и много работают. Он решает призвать сотрудников к совести, они же все-таки получают здесь деньги. И с очередного понедельника начинает спрашивать с подчиненных больше таблиц, проверяя каждый шаг своих менеджеров. Далее руководитель тратит в 2-4 раза больше времени на контроль, чтобы собрать многочисленные таблицы со всей своей команды. Команда вместо того, чтобы заниматься реальными делами делает кучу отчетов о том, что она «якобы» сделала за прошедшее время. Что в итоге? Руководитель погряз в куче таблиц и постоянно только их мониторит. Подчиненные погрязли также в этих таблицах, пытаются уследить за новыми видами отчетов. В общем, эффект бурной деятельности есть, а результат нет. Потому что вместо заполнения отчета менеджер должен сидеть и звонить или работать с людьми. Руководитель вместо проверки отчетов должен заниматься обучением сотрудников и своими глазами видеть, что происходит в бизнесе, а не из таблиц.
Если вы узнали себя в этой истории или если вы понимаете, что в день вы тратите порядка 20% времени и больше на проверку и ведение таблиц, значит, что пришло время остановиться. Следующий шаг для вас — это убрать часть таблиц из повседневной жизни. Поймите, отчеты помогают проанализировать ситуацию, но не управлять ей.
Я все понимаю, но как достучаться до моего руководителя?
На мой взгляд, существует несколько вариантов, как можно достучаться до своего руководителя.
Первый, самый очевидный, поговорить со своим руководителем и на примерах показать, что такое количество отчетов вам не помогает, попросить сократить количество отчетных инструментов. Если ваш руководитель вменяем и ваши аргументы реально убедительны, то в большинстве случаев вам пойдут на встречу, количество табличек сократится. Но помните, что сокращение табличек — это не меньше работать, а по-другому работать. А значит, ваш результат должен вырасти.
Второй вариант, если первый не сработал по какой-либо причине, — это понять какие инструменты реально помогают вам вести бизнес, а какие просто плодят ненужный процесс. Мой лайфхак в следующем — те отчеты, которые не полезны, я заполняла «от балды», то есть вписывая примерные данные. Это не совсем верный путь, на мой взгляд, но в некоторых ситуациях наиболее быстрый, как оказывается.
ТОП 4 ошибки неопытных руководителей.
В этом разделе собраны основные выводы по итогам этой статьи.
1. Если вы и ваши подчиненные тратите больше 20% времени на составление отчетов, работу с таблицами, заполнение каких-то форм, пора остановиться. Приоритезируйте. Убирайте бюрократическую работу пока не придете к 20%. Больше работать с документами менеджер по продажам не должен, он должен работать с людьми.
2. Если вы думаете, что больше отчетов поможет вам разобраться в происходящем, вы ошибаетесь. Больше таблиц только вас больше запутает. Таблицы и прочие документы нужны для сбора аналитики и мониторинга ситуации. для управления ситуацией используются другие навыки. Как говорится, бумага выдержит все. А word в компьютере тем более. Написать вам могут все что угодно, ваша задача своими глазами увидеть происходящее.
3. Сбор информации от подчиненных в мессенджерах
Кажется, что это намного удобнее — написать в чат вопрос (в котором больше 10 человек!!!!) и ждать от них ответы. Представьте, что вы с этими людьми встретились в живую на собрании, задали вопрос и вам параллельно все стали отвечать. Хаос, ор, неразбериха. Те же чувства посещают людей, которые находятся в чате. Если люди реально работают и проводят встречи, им просто некогда должно быть отвлекаться на кучу чатов и вопросы, которые летят туда со скоростью звука.
4. Наказание сотрудника за не вовремя предоставленную информацию
На встречах часто много времени руководитель тратит на то, чтобы проверить все ли отчеты заполнил подчиненный. И если что-тоне сделано, то руководитель начинает выволочку сотрудника. Почему, что тебе мешало и тд. Доводы сотрудника не выслушиваются и не принимаются во внимание. Руководитель просто лишний раз убеждается, что сотрудник работает не в полную силу. Вместо того, чтобы сотрудника ругать, легче объяснить важность заполнения этого отчета и чем он реально поможет человеку в работе. Но если вы не можете доходчиво донести смысл заполнения отчета, то скорее всего дело в вас, а не в людях.
