В этой статье мы расскажем, как использовать Prioritization Matrix, и поделимся самыми частыми ошибками и как их избежать.
Что такое Prioritization Matrix?
Матрица определения приоритетов, или Prioritization Matrix — это инструмент, в котором проект оценивается через набор критериев, которые должны соответствовать бизнес-целям). Матрица помогает определить, что наиболее важно и расставить приоритеты. Её преимущества:
- проста в использовании для принятия решений,
- по ней легче рассказывать свою позицию и делиться с заинтересованными сторонами,
- вес критериев можно изменять, что автоматически перераспределит рейтинг,
- приоритеты выражены в численном значении,
- её можно использовать при расстановке приоритетов в портфеле проектов, в подпроектах и в бэклоге задач одной команды. Мы берём за данность, что приоритеты быстро меняются: из-за внешних (рынок, тренды) и внутренних (ресурсы) зависимостей.
Поскольку приоритеты продукта могут меняться так быстро и часто, важно начинать разработку продукта с определения первоначального набора стратегически обоснованных приоритетов. Будет гораздо сложнее пересмотреть и скорректировать их, когда ваша команда находится в середине работы.
Вот как обычно создаётся Prioritization Matrix:
- Определить набор критериев, которые будем использовать для оценки проектов/задач. Критерии отражают бизнес-цели. Для примера, низкие вложения, потенциальная прибыль, улучшение скорости процесса, минимальное влияние на другие процессы, простота реализации и проч.
- Взвесить каждый критерий, обычно, это делается в проектах, но можно выбирать другую шкалу. Главное, что метод должен быть одинаков для всех элементов матрицы.
- Оценить проекты/эпики/задачи по каждому критерию.
- Определить взвешенные баллы (Вес критерия 1 x Оценка критерия 1) + (Вес критерия 2 x Оценка критерия 2) + (Вес критерия 3 x Оценка критерия 3) +…
Вот пример того, как это выглядит:
Эта концепция довольно понятна, но на практике возникают сложности.
Основные ошибки и проблемы
Ошибка 1: пренебрегать шкалой оценки
Эту аналитическую работу нельзя убирать во время формирования матрицы, иначе это пустая формализация.
Ошибка 2: мелкие задачи
В матрице должны участвовать достаточно крупные задачи — эпики и отдельные проекты. Так как проекты больше, последствия неправильного выбора окажется серьезнее.
Для небольших задач внутри проекта или эпика подойдет более проста матрица приоритетов. Это сетка влияния/усилий:
Ошибка 3: критерии определяет команда
Продукт делается не для команды, а для пользователей, заинтересованных сторон. Именно они должны выбирать критерии или хотя бы участвовать в этом процессе вместе с командой. Вес каждого критерия также должен быть согласован между всеми. Без согласования цифры не будут значить ничего.
Ошибка 4: субъективные оценки
Оценки будут бессмысленны, если построятся на субъективных суждениях владельца продукта, команды или каждого стейкхолдера по отдельности. Для выставления веса критериев нужно привлекать экспертов.
Ошибка 5: расстановка приоритетов только с позиции прибыли
Оценка из матрицы используется для расстановки приоритетов в работе. Чем выше приоритет, тем быстрее элемент берётся в работу.
Но существуют проекты, где нужно учитывать конкуренцию за ресурсы, зависимости от других отделов. Это также может быть решающим фактором со своим весом. В ИТ в ряд критериев часто попадают такие, как «увеличение стабильности системы», «повышение безопасности» и подобные.
Матрица расстановки приоритетов — популярный способ принятия решений, но для качественной работы инструмента нужно сотрудничество между множеством сторон.
