В интервью с CFO Russia Максим Дроконов рассказал, как анализировать финансовые результаты в динамике.
Каким образом происходит анализ финансовых результатов в «Риком»?
Мы изучаем показатели различных графиков и сопоставляем с прошлыми периодами и планами. Наша задача предоставить достоверную информацию для оперативного принятия управленческих решений. Любой показатель можно оперативно расшифровать или дополнить в зависимости от вопросов интересантов.
Наш принцип формирования отчетности построен на использовании типовых форм, например, отчет о прибылях, убытках и балансе. Это позволяет сопоставлять данные с бухгалтерской отчетностью и использовать информацию в целях налогового планирования. Также используем дополнительные формы отчетности, которые позволяют оперативно отслеживать различные показатели: чек-лист по ассортименту и количеству у каждого заказчика, трудозатраты на привлечение и так далее. Большинство утвержденных форм отчетности заполняются автоматически, что позволяет формировать отчет в любой момент времени.
Мы унифицируем и объединяем в блоки статьи по разным профилям деятельности каждой компании холдинга, которая формирует его доходы и расходы. Благодаря этому чтение отчетности становится быстрым и понятным.
Какие функции учета материальных затрат автоматизировали в компании?
Самым сложным и интересным участком было производство в одной из крупнейших зуботехнических лабораторий России. Изначально автоматизировали несколько функций: учет расходных материалов, учет заработной платы, местонахождение заказа. Каждая работа индивидуальна — ее нельзя просто повторить и это значительно осложняет учет и контроль показателей. Зубы, как и отпечатки пальцев уникальны. Поэтому отслеживание было затруднительным: заказы часто терялись, а сроки не соблюдались. Конечной стадией автоматизации стал автоматический контроль исходящих работ. Мы смогли следить за каждым изделием, а при необходимости — и за каждым этапом его изготовления.
Учет материалов состоял из того, что каждая позиция начала иметь плановые показатели, которые она должна использовать и связывать с фактическим расходом. Это позволило иметь оперативную аналитику: мы видим, какие материалы расходуют больше всего и какие используют сверх нормы. Также это позволило оперативно отслеживать складские запасы и вовремя информировать отдел закупок.
Кроме того, мы внедрили авторегистрацию данных из станков ЧПУ (числовое программное управление – прим. ред.), которые принимают STL файл с 3D-проектом изделия для фрезерования или печати. Система управления оборудованием в режиме онлайн обменивается информацией с учетной программой. Данная программа, в свою очередь, сопоставляет, какому заказу принадлежит процедура фрезерования или печати, какой материал должны использовать, сколько его должно быть. Сверка этих данных позволила исключить повторное изготовление и несанкционированное использование оборудования.
Учет заработной платы всегда занимал много времени: по каждому заказу и каждому действию нужно было высчитать, сколько заработал каждый сотрудник. Мы автоматизировали этот процесс и дополнили его аналитикой. Использовали программу анализа загрузки сотрудников написанную на Python (язык программирования – прим. ред.), которая проверяет техника на перезагруженность, анализирует, кому из работников лучше дать заказ и кто успеет его выполнить. Тем самым система начала подсказывать: «Вот такой-то техник сегодня менее загружен». Если у клиента есть пожелание работать с определенным техником по каким-либо соображениям, или мы сами устанавливали это пожелание, то система тоже об этом напоминает.
Расчет заработной платы стал происходить онлайн. Каждый техник в любое время может поинтересоваться, сколько он уже заработал или сколько заработает за день, неделю или месяц.
Система отслеживания местонахождения заказов позволила нам точно определять, на каком этапе находится заказ, кто его выполняет, и когда планируется срок сдачи. Любая дополнительная информация по заказу, возникшая в процессе изготовления, также отображается онлайн у администратора и исполнителя.
Контроль стал неотъемлемой частью каждого этапа или каждого изделия. Электронная подпись руководителя или старшего на производстве утверждает соответствующее качество данного изделия.
Какой эффект получает компания от анализа финансовых результатов в динамике?
Благодаря автоматизации рост объема производства вырос на 80% за 2 года. А материальные затраты при увеличении объема снизились на 30%.
Мария Кириченко, CFO Russia