Зачастую компании обращаются к IT-аутсорсингу уже в крайних случаях, когда они уже накопили ворох проблем с компьютерами и сервисами или внутренний технический отдел «требует» все больше денег на ИТ. Мы в «Информатика и Сервис» помогаем даже в безнадежных случаях, но до этого лучше не доводить, а заключить договор на абонентское обслуживание раньше. Тогда не успеете потратить лишние деньги и время.
Хотим поделиться тремя кейсами и на реальных примерах показать, как IT-аутсорсинг помог сэкономить ресурсы клиентов. Мы не можем называть компании, укажем только отрасль. А вот все приведенные расчеты подлинные.
Первый кейс: домостроительный завод
Два года назад завод уже находился у нас на абонентском обслуживании, но потом руководители решили сэкономить и наняли живущего неподалеку от офиса сисадмина-фрилансера. К сожалению, он не сумел грамотно организовать IT-обслуживание, поэтому через несколько месяцев компания вернулась к модели IT-аутсорсинга. Новая аутсорсинговая фирма поначалу взялась за дело активно, запустила новые сервисы, но потом сама не смогла обеспечить их качественную поддержку. В итоге директор компании снова обратился в «Информатику и Сервис».
Оказалось, что за период обслуживания другим аутсорсером накопилось немало проблем с настройками сервера IP-телефонии и интеграцией с CRM-системой. Вдобавок прежняя фирма не передала своему клиенту никаких данных, поэтому пришлось с нуля организовать работу виртуальной АТС на новой площадке. Зато результат превзошел все ожидания: за 3 месяца нам удалось сократить расходы на телефонную связь с 46 до 10 тыс. рублей.
Это получилось благодаря глубокой аналитике, проведенной специалистами компании «Информатика и Сервис». Мы собрали всю информацию о телефонном трафике и текущих платежах. Все полученные данные предоставили руководству завода. Совместно выявили линии и номера, которые можно просто-напросто отключить за ненадобностью.
Дело в том, что кроме головного офиса в Санкт-Петербурге, у завода есть представительства во многих городах разных регионов страны. В каждом из них ежемесячно «капала» абонентская плата за услуги связи, хотя фактически обрабатывалось всего по несколько звонков в год. Теперь наш клиент не платит за то, что не использует. Кроме того, если раньше связка CRM и телефонии работала плохо, то теперь они отлично интегрированы в единую систему, которая не дает сбоев.
Сейчас компания платит за телефонию в 4,6 раза меньше, чем раньше. И даже с учетом платы за абонентское обслуживание (около 30 тыс. рублей в месяц) совокупные расходы на IT снизились. А надежность работы возросла.
Второй кейс: пищевая фабрика
Владелец фирмы, которую мы успешно обслуживали несколько лет, приобрел пищевую фабрику, в которой уже работал штатный системный администратор с окладом 55 тыс. рублей. Первое время мы всячески ему помогали − консультировали и исправляли ошибки. Потом, естественно, отпустили в свободное плавание. Но примерно через два месяц сотрудник уволился сам, а «Информатика и сервис» целиком приняла на себя IT-обслуживание.
В первый же месяц работы, по запросу клиента, мы ввели в эксплуатацию систему контроля и управления доступом (СКУД), восстановили видеонаблюдение, перепрограммировали телефонию, вывели из эксплуатации 8 из 9 серверов. Да-да, мощности одного сервера оказалось достаточно для нужд предприятия, при этом стабильность его работы только возросла, а пользователи не почувствовали никакой разницы. Рабочие файлы изначально были раскиданы по разным серверам, а мы перевели их в сетевое хранилище, тем самым упростив к ним доступ.
После перехода на IT-аутсорсинг и отказа от штатного сисадмина фабрика экономит в общей сложности около 30 тыс. рублей в месяц. За обслуживание она платит 45 тыс. рублей (то есть на 10 тысяч меньше, чем своему прежнему сотруднику), при этом не несет дополнительных расходов на налоги (это более 20 тыс. рублей) и аренду облачных серверов (еще 10 тыс. рублей). Кроме того, мы снизили регулярные платежи за корпоративную мобильную связь с 10 до 3,5 тыс. рублей.
Третий кейс: музыкальный интернет-магазин
Компания долгое время платила штатному системному администратору больше 100 тыс. рублей в месяц, но к его работе было много замечаний. Кроме того, каждый месяц магазин нес дополнительные IT-расходы, которые в сумме доводили бюджет до 200 тыс. рублей. Наступил момент, когда руководители интернет-магазина узнали о существовании профессионального IT-аутсорсинга и приняли решение уволить своего сисадмина. Компания «Информатика и сервис» сразу предложила сократить ежемесячный IT-бюджет в 4 раза. Наше партнерство продолжается несколько месяцев, и уже есть первые положительные результаты.
К примеру, мы выявили, что компания платила по 20 тыс. рублей в месяц за поддержку 1С сторонней организации, которая фактически ничего не делала, а просто получала деньги. Естественно, эту строку расходов вычеркнули сразу.
Еще наш программист доработал CRM. У магазина более 5 тыс. товаров, которые доставляются по всей России. При заполнении счета менеджер должен ввести 15 позиций. Если он ошибался, то приходилось заполнять весь документ заново. Это раздражало сотрудников и отнимало массу времени. Так продолжалось целый год. А теперь проблема решена.
Плюс, как часто бывает, у компании тоже оказались лишние серверы, а значит, и дополнительные траты по счетам за электроэнергию. Вместо четырех виртуальных серверов будем делать один. Соответственно, наш клиент будет платить по этой статье не 30 с лишним, а менее 10 тыс. рублей в месяц.
Что объединяет все эти кейсы
Во всех трех случаях удалось существенно сократить расходы клиентов на содержание IT-инфраструктуры: домостроительного завода − примерно на 430 тыс. рублей в год, пищевой фабрики − минимум на 500 тыс. рублей в год, а музыкального интернет-магазина − более чем на 1,5 млн рублей в год.
Но обратите внимание, что сокращение расходов − далеко не единственное преимущество IT-аутсорсинга. Очень важный эффект заключается в упрощении IT-инфраструктуры таким образом, что она становится более прозрачной для собственника бизнеса (он начинает понимать, на что конкретно тратит деньги) и удобной для пользователей.
В отличие от штатного сотрудника компания-аутсорсер не занимает рабочие места, «не болеет» и «не уходит в отпуск». Добросовестный исполнитель никогда не теряет заявки от клиентов и не отмахивается от решения проблем. К примеру, у нас все запросы попадают в Service Desk − это специальная система, где видно, когда поступил вопрос, кто и за какое время его решил. Кроме того, заключая договор на абонентское обслуживание с компанией «Информатика и Сервис», вы получаете знания сразу целой команды специалистов, каждый из которых имеет опыт работы минимум в сотне фирм. А это значит, что нашего кругозора и профессиональных компетенций хватит, чтобы решить даже самую сложную проблему.
Оригинал статьи размещен здесь: https://infoservice.ru/blog/it-outsourcing/3cases/
