Содержание.
1. Возможные технические проблемы.
2. Действителен ли документ, напечатанный на черновике?
Многие организации в целях экономии печатают документы внутреннего пользования на уже использованной бумаге. Стоит ли так делать?
1. Возможные технические проблемы.
По мнению программистов, так поступать не надо, поскольку повторное использование бумаги ведет к порче принтера. Пройдя через картридж лазерного принтера, лист уже не будет гладким, поскольку на него нанесено изображение или текст, которые представляют собой запеченный тонер и будут царапать фотобарабан. В процессе печати бумага становится наэлектризованной, поэтому к черновикам быстро прилипает пыль, которая при повторном использовании листов попадает внутрь принтера. Все это приводит к ускоренному износу фотобарабана и вскоре может понадобиться ремонт или замена картриджа.
Также лист при печати может скручиваться, у него могут загибаться края. Применение таких черновиков может вызвать замятие бумаги. При неправильном извлечении бумаги могут возникнуть более серьезные поломки. А попадание в принтер скобы от степлера или скрепки чревато повреждением фотобарабана и обрывом термопленки принтера. Потребуется серьезный ремонт устройства, который стоит в несколько раз дороже стоимости пачки бумаги.
2. Действителен ли документ, напечатанный на черновике?
В законодательстве нет прямого запрета на распечатку документов на черновиках. Но первичные документы могут изъять для проверки или нужны будут их копии. В таком случае сведения, содержащиеся на обороте надо погасить. Для этого надо перечеркнуть лист и поставить визу "Недействительно", содержащую дату, подпись и расшифровку подписи ответственного сотрудника . Эти действия должны быть оформлены приказом руководителя.
Если на обратной стороне содержится черновик двустороннего документа, например договора, его недействительность должна быть подтверждена обеими сторонами. (ч. 7 ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Гашение информации, содержащейся в черновиках, лишает ее значимости для бухгалтерского учета, но не означает, что она не может быть использована в качестве доказательства в административном, гражданском, арбитражном или уголовном судопроизводстве ( ч. 2 ст. 64 АПК РФ , ч. 1 ст. 74 УПК РФ , ч. 1 ст. 55 ГПК РФ ) .
В черновиках может содержаться конфиденциальная информация, предназначенная только для внутреннего пользования и поэтому нежелательно, чтобы они попали к кому-то постороннему.
Если на обратной стороне листа распечатанных данных содержатся сведения, относящиеся к персональным данным и такой документ передан третьим лицам, грозит административная ответственность (ст. 13.11 КоАП РФ).
Обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных:
для физических лиц -в размере от 1 000 до 3 000 руб. ;
для должностных лиц - от 5 000 до 10 000 руб.;
для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.
Обработка персональных данных, без письменного согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных:
для физических лиц -в размере от 3 000 до 5 000 руб. ;
для должностных лиц - от 10 000 до 20 000 руб.;
для юридических лиц - от 15 000 до 75 000 руб.
