Серия статей о заказе товара для своего магазина. Пошагово разберем варианты заказа и их параметры. Следует учитывать, что магазины различаются между собой как по тематике, так и по расположению, поэтому каждый магазин уникален. Но можно рассмотреть основные моменты.
Мы разделим варианты заказа на отдельные статьи, так как заказ товара - очень сложная и интересная задача. Постараемся перейти от ручного труда к эффективному заказу.
Заказ товара. Минимальный остаток.
Сегодня мы добавим к полученным знаниям еще и понимание «минимального остатка». Как такой простой параметр может помочь в рутинной работе. Все ли хорошо при его использовании или есть минусы? Не будут ли эти минусы слишком большими, что бы отказаться от использования этого параметра?
Ранее в статье «Заказа товара. Продажи и остаток» мы определились, что для заказа товара нам необходим ПК и программа учета товара, так же нам вполне хватало программы Эксель. Далее, будем рассматривать все более интересные темы, и Вы поймете, что проще использовать программу учета, чем работать с Эксель. Если ваших навыков работы в Эксель будет достаточно для настройки таких отчетов и анализов, то я ни в коем случае Вас не отговариваю от его использования.
Дальнейшие статьи будут описывать логику заказа товара без опоры на программы – в чем и как это делать – зависит только от Вас.
Минимальный остаток.
Вполне очевидно, что это одно из простых решений – не пропустить заказ товара. Мы ведь не хотим остаться с пустыми полками?
Существует следующее решение – по каждому товару (или по критичной массе «важного» товара) необходимо внести минимальный остаток. Это цифра, которая показывает – какое минимальное количество товара может быть в магазине. Это минимальный предел, ниже которого – фактически отсутствие товара. Эта цифра может быть совершенно разной для разных групп товаров.
Например, для продуктового магазина, минимальным остатком каждого вида колбасы будет 1шт, а молока 3шт, а например, для сигарет – этот параметр ближе к 5-7. Цифры примерные – главное понимать, что каждые категории товара могут быть разными, и даже товары в одной категории могут быть разными. Например, если шоколад одной марки покупают часто, а другой очень редко, и держат их в основном для ассортимента, то и минимальный остаток должен быть разным. Товарам «для ассортимента» – 1 штука, а то может не устанавливаться вовсе, а для ходового товара – это может быть 5, а может и 50шт.
Обычно этот параметр выставляют либо на весь ассортимент, либо только на ходовые позиции – товары «локомотивы», товары постоянного стабильного спроса. Проще говоря – тот товар, без которого в магазин перестанут ходить. Эта задача не всегда простая, но зачастую, такой товар (хотя бы его основная масса) известен.
Как это выглядит на практике. Справочник товаров имеет реквизит «минимальный остаток».
Имея такую информацию, мы можем ее использовать. Например, добавим в отчет из предыдущей статьи «Заказа товара. Продажи и остаток» отчет «Продажи и остаток» дополним выводом этой информации и/или немного изменим его алгоритм. Это похожие, но в тоже время не одинаковые отчеты. В некоторых случаях – разница не будет заметной. А в некоторых – даст неудобство в использовании.
Рассмотрим отчет с добавлением колонки «минимальный остаток». Напомню, отчет показывает товар, который продавался за выбранный период (для примера взяли 2 дня), количество проданного товара за этот период и текущий остаток по этому товару.
Исходя из этого отчета, мы видим, что "Товар2" необходимо заказать. Да, это и так следует из количества проданных штук и небольшого остатка, минимальный остаток нам тут особо ни к чему, только подскажет, что заказывать надо не меньше 8штук:
Минимальное количество для заказа = Минимальный остаток – Остаток текущий
Давайте посмотрим на "Товар3". Этот товар вызывает сомнения. С одной стороны его не надо заказывать, так как его есть еще 5 штук на остатке. С другой стороны, минимальный остаток 7, а значит, мы уже снизили остаток ниже критической отметки. Мы или пропустили его заказ в прошлый раз, или он продался ниже минимального остатка за последний день, и только сейчас попал в отчет. Минимальное количество для заказа этого товара будет 2.
Не стоит забывать, что мы либо поддерживаем минимальный ассортимент на грани – это риски оказаться без товара, с другой стороны – это возможность не вкладывать деньги в товар большими суммами (так как товар не один, а много и поддерживать надо весь ассортимент), то более частые заказы могут быть более благоприятными.
В данный отчет напрашивается колонка «минимальный заказ» - она может быть посчитана так:
Минимальный заказ = Минимальный остаток – Текущий остаток
Для товаров, где минимальный заказ больше нуля – необходимость заказа. Там де меньше 0, то их не надо заказывать, а лучше исключить из отчета – что бы улучшить читаемость отчета.
Уже лучше, но далеко не идеально.
И тут есть проблема, а что если мы пропустили прошлый заказ товара? Или товара на тот момент не было у поставщиков, и Вы его не закупили, вспомните вы о таком товаре? А если товаров в магазине не 200, а 15000? Что если товар продался в день, который мы не учли в анализе? Например, не вчера-сегодня, а позавчера?
Для такого случая можно использовать анализ на большее количество дней, по большей части нам это поможет, но надо помнить – а когда его делать на 1-2 дня, а когда на 5-7. Можно конечно делать всегда отчет за больший период, но надо учитывать, что при большом ассортименте и движении (приход/расход) товара – такой отчет будет делаться значительно дольше. Для некоторых магазинов – разница будет в пару минут, а например, для аптечного бизнеса – это может быть уже 30 минут.
А если наш отчет будет формироваться немного по-другому? Если будет браться не только тот товар, который продавался, но и тот у которого текущий остаток меньше минимально остатка?
В этом случае - мы не пропустим товар, который вышел за пределы диапазона анализа. У нас не будет не учтенного товара. Может, его забыли заказать полгода назад - когда он закончился, и он так и не появился у нас в отчетах. Но только не в этом. В этом появиться – если остаток меньше чем минимальный.
С другой стороны - мы рискуем получить гигантский список товара, по которому проставлен минимальный остаток, текущий остаток нулевой, но этот товар уже давно не закупается – выводим из продажи, или наоборот его еще ни разу не закупали.
Например, когда то давно был заполнен справочник минимального остатка. А потом его не корректировали. Или в него внесены те товары, которые никогда не закупались, и пока не планируются. Вывод – чистить минимальный остаток у таких товаров. Если его вывели из ассортимента, то это правильное решение. А если его еще никогда не было, и кто-то очень постарался, проставив все настройки по минимальному остатку – очищать такие данные – это испортить предыдущую работу. Пример, загружен в программу справочник товаров поставщика – 24000 наименований. По этим товарам проставлен минимальный остаток. Но сейчас магазин использует только 5000 товаров, остальные будут вводиться постепенно. Удалять данные по 19000 товарам – жалко.
Давайте пробуем собрать теперь всю информацию в кучу, учесть описанные недостатки и сделать выводы.
Будем строить отчет по продажам за выбранный период. Лучше использовать настройку для отчета – «проверять весь остаток» - при включенной настройке – проверяется вес товар на минимальный остаток, не только тот который продавался в заданном периоде. Либо сделать это разными отчетами.
Так же, я бы предпочел предусмотреть настройку (или отдельный отчет) – «товары магазина» - настройка позволяет фильтровать товары, то есть показывать в отчете не все товары, а только те, которые когда-либо поступали в магазин.
Получается отчет, который показывает товары, которые продавались за период дат, а так же товары, которые когда либо закупались в магазин, и у которых текущий остаток меньше чем минимальный.
Этот отчет получается компромиссом между предыдущими вариантами отчета. Исключаем ненужные товары из отчета, не пропускаем товары, про которые могли забыть.
Давайте посмотрим, какие есть плюсы и минусы в данном варианте заказа.
Плюсы
- Подсказывает минимальное количество для заказа
- Позволяет не пропустить товар для заказа
Минусы
- Первоначальное заполнение минимальных остатков. Можно вводить постепенно. Но тоже затраты по времени. Лучше подойти рационально, заполнив необходимый минимум товаров.
- Показывает только минимальный заказ - не показывает, сколько надо заказать товара для нормального остатка, а не для поддержания минимума.
- Не учитываются «залежалые товары», «заказные товары», «выведение из ассортимента»
В следующей статье мы рассмотрим понятие «среднедневной реализации» и как оно может помочь нам в формировании заказа.
Надеюсь это будет интересно и познавательно. Я попытался поделиться тем, с чем сталкиваюсь, над чем думаю, каике варианты вижу и что предлагаю со своей точки зрения, надеюсь на комментарии, которые помогут как мне, так и другим читателям правильнее освоить данный цикл статей.
