(Актуализировано на 23.02.2023)
Какие документы нужно оформить, если временный перевод превратился в постоянный? Надеюсь, вы уже поняли, что условие о дате начала работы мы изменять не можем 😊, об этом читайте в публикации «Изменение условий трудового договора: переводы».
Предлагаю инструкцию из восьми шагов. Возможно, в кадровом документообороте вашей организации есть некая специфика, тогда их будет больше, но это – основные.
Шаг 1. Дополнительное соглашение к трудовому договору
В части первой ст. 72.2 ТК РФ говорится: «Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным».
Некоторые специалисты считают, что в этом случае дополнительного соглашения к трудовому договору оформлять не нужно, так как временный перевод стал постоянным автоматически.
Если вы всё же будете оформлять соглашение, помните, что все условия трудового договора, измененные при переводе работника, остаются в силе, работнику и работодателю остаётся лишь признать временный перевод постоянным. Обратите внимание: перевод признаётся постоянным с даты вступления в силу соглашения о временном переводе (см. пример):
«…стороны договорились о следующем: признать перевод Сидоровой П.Ю. на должность менеджера отдела маркетинга постоянным с 09.01.2023».
Шаг 2. Приказ о признании временного перевода постоянным
На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издаётся приказ либо распоряжение работодателя о признании перевода постоянным.
Даже если допсоглашение вы решили не оформлять, распорядительный документ обязателен как основание для внесения записи в трудовую книжку, ведь до сего момента эта информация в ней отсутствовала (сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся – п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
При внесении записи в трудовую книжку не забудьте о двух моментах:
- в графе № 2 нужно указать дату временного перевода, то есть дату, с которой перевод признан постоянным;
- в графе № 4 указываются реквизиты двух приказов (распоряжений): о временном переводе и о признании временного перевода постоянным.
Шаг 4. Внесение записи в личную карточку
Не забудьте продублировать данную запись в личной карточке работника (если вы не отказались от ведения данного документа).
Обратите внимание: с 01.09.2021 заверять подписью работника записи в разделе III личной карточки не нужно!
Шаг 5. Внесение корректировок в штатную расстановку
Если вы ведёте штатную расстановку , то в неё также нужно внести соответствующие корректировки: убрать отметки о том, что перевод временный, и освободить штатную единицу, которую работник занимал в прежней должности, тем самым образовав вакансию.
Шаг 6. Подшивка документов в личное дело
Если в организации на данную категорию работников ведутся личные дела, не забудьте подшить копии документов о признании перевода постоянным (если это предусмотрено правилами ведения личных дел вашей организации).
Если у вас личные дела расставлены по структурным подразделениям, вам нужно перенести личное дело в раздел соответствующего структурного подразделения.
Шаг 7. Работа с базами данных
Не забудьте актуализировать базы данных, если у вас отсутствует программа автоматизированного кадрового учёта.
Шаг 8. Предоставление отчёта в СФР
До 25 числа следующего месяца нужно предоставить в СФР титульный лист и заполненный подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.
При заполнении соблюдайте следующие правила:
- в графе 2 проставляете дату фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
- в графе 3 указываете кадровое мероприятие «Перевод»;
- в графе 5 - наименование новой должности (специальности, профессии) с указанием структурного подразделения, если условие о подразделении указано в трудовом договоре;
- в графе 6 — код выполняемой функции по новой должности (специальности, профессии);
- в графах 8, 9, 10 - реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен, и приказа, на основании которого работник переведен на постоянной основе.
Также вам будет интересно:
- Приказ о признании срочного трудового договора бессрочным
- Перевод с декретной ставки на постоянную
- Обязательно ли вести личные дела работников?
- Нужно ли вести личную карточку на совместителя?
