Организация работы с неформализованными электронными документами, то есть тех, для которых нет единых законодательных требований по оформлению, — всегда серьезный вызов для любой компании. Татьяна Попова, руководитель центров первичного учета компании «Лента», рассказала Клубу ОЦО о главных принципах работы с неформализованными документами и способах их стандартизации.
Больше статей на сайте www.sscclub.ru
Как известно, формализованные электронные документы – это документы, для которых законодательством утверждены формы и форматы обменов ими
Автоматизация процессов товарного учета благодаря ЭДО
На сегодняшний день в товарном учете в электронном виде компании «Лента» реализованы товарная накладная и счет-фактура (универсальный передаточный документ – УПД). Примерно 35% поставщиков товаров работают с электронными счетами-фактурами и еще около 60% – с УПД. Таким образом, общий охват ЭДО в товарном учете составляет 95%. Все операции по проверке этих документов автоматизированы, пользователь не участвует в этом процессе.
Как все происходит? В систему SAP поступает документ от оператора электронного документооборота, автоматически проверяется его соответствие заказу и корректность реквизитов, верифицируется электронная подпись. После документ либо отклоняется, если были обнаружены ошибки, либо проводится в системе (вносятся реквизиты и распределяется по счетам учета), если все корректно.
Для сравнения – при бумажном документообороте бухгалтер вручную проверяет документ, после чего делает проводку. При ЭДО участие бухгалтера не требуется, нужен только специалист по приемке, который подтверждает наличие товара.
Электронный документооборот для товарного учета позволил нам наглядно увидеть, что благодаря ЭДО можно автоматизировать и роботизировать процессы.
