Всем привет!
Благодаря отлаживанию рабочих процессов у меня начало появляться свободное время, собственно, поэтому и решил написать данную статью.
С тех пор, как я открыл свой магазин автозапчастей и по мере ведения деятельности, пришлось выработать много схем по систематизации и управлению всеми процессами - от подбора оптимально подходящих поставщиков до наработки постоянных клиентов.
Этот путь оказался довольно тернистым и затратным, так как любое неверное решение приводило к ненужным расходам, лишним действиям и сокращениям темпов роста компании.
Но как говорится - нет худа без добра. Путём проб и ошибок я постепенно построил рабочие схемы и правила, создал необходимые условия и методы контроля за рабочим процессом.
В данной статье поговорим о таком важном моменте как: Правильное ведение складской деятельности.
Как часто бывает, что новый приход товара на скорую руку распихивается по полкам, а данные заносятся либо на коленках в тетрадку или в импровизированную таблицу excel. В лучшем случае это база 1С без продуманной архитектуры.
К чему приводит «складская анархия», известно всем, кто хоть краем сталкивался с ведением данной деятельности. Приведу основные моменты:
- Постепенно накапливается объём выпавших позиций (фактически товар лежит на полках, но в продаже не числится, так как где-то затерялся в списках)
- Путаница позиций от партии к партии (часто бывает, что одна и та же позиция, запчасть, купленная в разных партиях в разное время отличается по стоимости) это приводит к тому, что такие позиции могут продаваться дешевле, чем были приобретены или наоборот, попытки продать запчасть, дороже, чем она стоит на данный момент. Такой товар так же зависает на неопределённый срок.
- В случаях, когда пишется применимость без точной привязки к конкретному производителю (бренду) не редко получается пересорт.
- Некорректное забивание артикулов, опять же приводит к выпадению позиции из продажи.
- Некачественное, не отлаженное проведение инвентаризации или вообще её отсутствие, приводит к внутренним утерям, воровству со стороны персонала и банальному отсутствию корректной информации о состоянии склада и его потенциала.
Есть ещё целый вагон и маленькая тележка тех негативных нюансов, которые вносит халатное отношения к складскому делу.
Вкратце расскажу, как я решил эту проблему и значительно сократил время на инвентаризацию.
Поставка на приход любой партии товара должна производится строго по форме:
-Бренд (производитель конкретной запчасти, если это MOOG то МOOG, а не просто ступица на Е220) должен быть указан именно тот производитель, что и на коробке или стикере.
-Артикул (артикул всегда забивается целиком ЛАТИНИЦЕЙ, дальнейший поиск должен так же производится Латиницей)
-Наименование (Тут кто на что горазд, но лучше что бы оно было информативным и затрагивало применимость)
- Количество складского остатка (Важно при инвентаризации новой партии товара сверять с фактическим остатком, что бы складывать одни и те же позиции на одну ячейку и не бегать потом по складу и ковырять разные ячейки)
- Цена закупка\продажа.
- № ячейки\подячейки.
- Кроссы
- Дата и номер накладной по приходу.
-При необходимости в конце можно добавить колонку с комментариями.
Ещё раз: Бренд\ Артикул\ Наименование\ Цена\
Количество\ № ячейки\подячейки.\ Кроссы\ № прихода.
Данный формат отлично подходит для проведения инвентаризации и ведения базы в 1С, excel или другой программе.
Кто ещё по старинке работает на бумаге, настоятельно рекомендую осваивать специализированные инструменты, как минимум таблицы excel в которые для ведения подобной деятельности можно вникнуть за пол часа. Это значительно экономит время на поиск товара, проведения инвентаризации и ведения - приход\расход.
Как правильно, качественно и быстро проводить инвентаризации?
Приведя форму учёта к единому знаменателю – прайс-лист в excel, нужно решиться на первую системную, глобальную инвентаризацию (по опыту процесс системной инвентаризации не быстрый, но крайне важный для дальнейшего ведения корректной деятельности).
Как это происходит:
Ставите на складе компьютер или берёте с собой ноутбук, изымаете целиком ту ячейку, которую планируете инвентаризовать, складываете возле стола, берёте конкретную запчасть в руки и вбиваете её бренд/артикул и наименование в соответствующую ячейку вашей учетной системы. Кроме этого важно контролировать количество позиций фактически присутствующих на складе.
Такие манипуляции нужно проделать со всем складским ассортиментом. Поверьте, после этого, работать вам станет намного проще, информация перестанет теряться, поиск запчастей будет проходить быстрее, количество не найденных позиций резко сократится!
Повторная инвентаризация.
После того как вы привели складское хранение к единому знаменателю, последующие инвентаризации будут происходить минимум в пять раз быстрее!
Для этого больше не нужно будет вбивать информацию и лазить по сторонним сайтам.
Всё просто, в таблице excel в открытой вкладке с данными нажимаете CTRL+F, у вас высвечивается поисковое окно, вводите туда последние три-четыре цифры артикула которые ищите, нажимаете Enter, и сразу высвечивается «разыскиваемая» позиция.
В идеале в процессе участвуют два человека, один изымает всю ячейку (можно прям рядом на пол) и называя последние цифры артикула и бренд, начинает быстренько складывать всё назад.
Приход- пришёл.
По факту новых поступлений у вас появляется возможность оперативно раскинуть товар по ячейкам. Если такого товара на складе нет, то кладёте на подходящую свободную ячейку, но если такая же запчасть уже есть в наличии, таблица подскажет на какую ячейку её нужно класть и не плодить двойников по складу.
Вывод.
Продолжая вести склад на «коленке» вы тратите кучу времени на ненужные моменты.
Не желая навести качественный порядок, вы лишаетесь возможности корректно оценивать движение товаров и понимание его ликвидности.
При таком подходе у вас могут воровать, а вы даже и не узнаете.
По себе скажу, самое сложное это начать делать всё правильно. НО! Глаза боятся, а руки делают. У меня на всё про всё ушло чуть больше недели, хотя я считал, что провожусь с месяц!
Надеюсь, моя статья будет вам полезна.
Всем порядка на складе и хороших продаж!
