Грамотно планировать бюджет – одна из главных задач современного бизнеса. Топливная карта может помочь спланировать расходы на ГСМ с помощью одного из ключевых инструментов – лимитов.
Во время заключения договора мы определяем, какой объем топлива необходим клиенту на месяц – это месячный лимит. Из него определяется суточный, в равной доле на каждый день. Дальше выбор за Вами: установить литровый или рублевый лимит? Как определить, что подойдет именно Вашему бизнесу?
Для ответа на этот вопрос стоит проанализировать, как работают перевозки именно в Вашей компании и что кажется Вам более привычным. Кто-то не ограничивает заправку водителей строгим бюджетом: главное, чтобы бак был у всех полон и точно не возникло трудностей по пути. В таком случае лимит в литрах – это удачное решение. Для некоторых компаний лимит в принципе неактуален, они не стремятся сильно ограничивать водителей. Таким тоже подойдут литровые лимиты, которые подстрахуют компанию от чрезмерного расхода: достаточно установить суточный лимит для водителя на чуть большее число литров, чем вмещает в себя бак его автомобиля.
Литровый лимит хорошо подходит для компаний, которые осуществляют перевозки по постоянным маршрутам. Им известно, сколько километров проедет водитель за день и сколько раз ему нужно будет заправиться. В таком случае контроль средств не имеет критического значения, а ситуации с нехваткой топлива вряд ли возможны.
Некоторые компании, напротив, строго контролируют средства, выделенные на ГСМ и вынуждены ограничить сумму расходов. Чтобы не выйти за четкие рамки, стоит установить лимит в рублях. Допустим, на ГСМ выделяется 100 тыс. рублей в месяц для 5 водителей. Тогда сумма делится равномерно между водителями, и каждый может потратить по 20 тысяч на заправку в месяц. Если маршруты водителей каждый раз варьируются и возможны незапланированные изменения, целесообразно ограничить именно денежные средства, а не установить конкретное число литров. Тогда выбор, сколько раз заправиться и на сколько литров, полностью останется за водителем.
Какой бы лимит Вы не установили, уйти в минус или потратить лишнее не удастся. Также выбор не отразится на работе бухгалтерии: в отчетах по транзакциям будет указано число и литров, и рублей.
Также стоит по истечении первых месяцев собрать обратную связь от водителей: хватает ли им лимитов? Удобны ли для них условия покупки топлива? Если окажется, что в расчётах произошел недочет, или Вы увеличите число машин и маршрутов, лимиты всегда можно изменить. Клиентам «Единой» для этого не нужно связываться с операторами топливной карты: лимиты можно устанавливать и менять онлайн в личном кабинете.
