Хотим уделить внимание данной теме, так как в ВЭД управленческий учёт имеет особо важное значение ввиду множества этапов при реализации сделки и значительных рисков.
Под управленческим учетом во внешнеэкономической деятельности, как и во многих других видах деятельности подразумевается систематизация данных и проведенной работы, чтобы можно было оперативно обрабатывать информацию, выполнять необходимую работу, предоставлять документы, анализировать результаты.
С ростом бизнеса и оборотов по ВЭД, расширения штата значение управленческого учета растет.
Включает он следующее:
- учет запросов иностранным компаниям. Когда ведешь переговоры с 20 и более предприятиями, учет помогает исключить путаницу, быстро переключаться между состоянием переговоров и переписки с каждым из контрагентов, понимать, о чем уже договорился, что еще нужно обсудить, сделать сравнение между условиями работы, предлагаемыми разными компаниями.
- учет контрактов, заказов и работы по каждому заказу. Его цель - отслеживать сроки поставок, оплаты, вести чек-лист по заказу.
- учет взаиморасчетов по каждому контракту. Конечно, для этой цели есть бухгалтерия, но в большинстве компаний в России в случае с ВЭД бухгалтерского учета недостаточно, нужен еще управленческий учет взаиморасчетов, выполняемый менеджером/отделом ВЭД. Иногда требуется несколько лет, чтобы ВЭД бухгалтерия начала воспринимать как обычную деятельность и настроила учет у себя, который бы показывал корректное состояние расчетов. Даже в крупных компаниях бывают такие отчасти комичные ситуации, когда спустя 1-2 года после поставки товара бухгалтер уточняет у менеджера ВЭД планируемую дату его поступления на склад, а ведь товар уже давно получили, оприходовали и продали.
- расчет планируемой себестоимости поставки с отражением всех расходов и перечня заказываемого товара. В рамках одной таблицы, меняя данные, можно оперативно понять, какая получится себестоимость, если сократить или увеличить партию, договориться с поставщиками о скидке или более выгодных тарифах на их услуги.
- учет документов по каждому контрагенту и каждой сделке. Наличие документов содействует более оперативному и корректному таможенному оформлению грузов, формированию ответов на запросы таможенных и других органов, подготовке отгрузочных документов для последующих поставок, предоставлению их в банк.
- учет работы подразделений компании по заявке. В этом может помочь CRM, быстро оценить ситуацию по работе над заявкой.
- учет грузов в пути и тарифов за перевозку, договоров с экспедиторами и перевозчиками.
- учет инспектирований, договоров и тарифов сюрвейерских компаний.
- учет сертификатов, деклараций соответствия, свидетельств о госрегистрации продукции.
- учет деклараций на товары и таможенных платежей, работы по возврату излишне взысканных сумм. Его цель – своевременно декларировать грузы, возвращать денежные средства.
- учет работы по претензиям и другое в зависимости от функционала сотрудников, объема работы.
Что дает наличие управленческого учета по ВЭД компании-импортеру или экспортеру?
- своевременно выполненная со своей стороны работа по заказу и возможность контроля за исполнением обязательств иностранным партнером, как следствие вовремя полученный товар или своевременно полученные денежные средства.
- выполнение обязательств по поставке товара или оказанию услуг, работ перед своими клиентами.
- возможность планирования получения и использования денежных средств.
- позволяет выстроить работу с банком.
- экономию трудовых ресурсов на выполнение конкретных функций, на отчет перед руководителем.
- наличие разных форм учета определяет маршрут исполнения заказа и устанавливает единообразие в работе.
- помогает снизить риски ошибок на каждом этапе цепочки поставки и соответственно риски потерь.
- обеспечивает соблюдение требований валютного, таможенного, налогового законодательства, законодательства по техническому регулированию.
- наличие информации на случай отсутствия сотрудника.
- возможность анализа результатов работы.
Проблема неорганизованного или недостаточно организованного управленческого учета по ВЭД актуальна далеко не только для малого и среднего бизнеса, но и для большого.
Как же организовать управленческий учет по ВЭД? Сначала помогает Excel со своими таблицами и 1С, далее вопрос можно решить посредством разработки собственного ПО или использования уже имеющихся других программных решений, но о них в другой раз. Рекомендую начать с Excel и 1С, в случае с ВЭД они будут основными помощниками, если не брать во внимание ПО для таможенного декларирования грузов.
В процессе работы периодически стоит подвергать ревизии созданные таблицы на предмет излишней или дублирующей информации, чтобы не тратить время свое и своих сотрудников.
Важно не только создать таблицы, но и взять за правило себе их заполнять, контролировать их заполнение подчиненными, разделить между ними ответственность за ведение.
После настройки управленческого учета в Excel и 1С легче перейти на другие программные решения, так как уже будет понимание, что нужно учитывать, с какой целью, а также появится привычка систематизировать имеющуюся информацию и документы.
Вопрос организации управленческого учета актуален в наши дни не только для участников ВЭД, но и для компаний, прежде всего крупных, которые быстрыми темпами росли, завоевывали рынок, а организация управленческого учета не успевала за их ростом, а также для компаний, имеющих разные виды деятельности, которые на первый взгляд тяжело привести к единообразию, учесть. Наличие недостатков в управленческом учете время от времени приводит к серьезным потерям.
Чтобы понять реально, для чего нужен управленческий учет ВЭД, оцениваем возможные убытки:
- смотрим для начала ответственность, предусмотренную разделами 14, 16 и ст.15.25 КоАП в части, касающейся ВЭД.
- представляем ситуацию, что компания дважды заплатила контрагенту или наоборот не заплатила, соответственно вовремя не был готов товар к отгрузке, или заплатили нужную сумму, но никто не проследил за готовностью товара, и отгрузка не состоялась, или со своей стороны не выполнили все, что требовалось по поставке, например, не проверили образцы товара, не предоставили дизайн упаковки иностранному поставщику, а он все продолжает ждать, не проследили за исполнением иностранным покупателем обязательств по оплате и т.д.
- товар не поступил на склад для его последующей продажи, а покупателям уже раздаем буклеты с новинками, соответственно не будет продаж.
Возможно, вы думаете, что в вашем бизнесе все четко и системно организовано в части управленческого учета. Обсудите со своими руководителями, насколько актуальны для вас данные вопросы. Может, их стоит решить, чтобы исключить будущие потери?
Всегда готовы вас проконсультировать, организовать управленческий учет ВЭД в вашей компании с учетом особенностей вашего бизнеса.
Всем успехов в работе! Подписывайтесь на наш канал, наши страницы в социальных сетях: https://www.facebook.com/ooolenved, https://vk.com/ooolenved. Знакомьтесь с информацией о нас на нашем сайте: https://lenved.com. Cтавьте лайки. Будем держать вас в курсе новостей из сферы бизнеса и внешней торговли.
