Культура делового общения и этикет включают много аспектов. Один из них – письменные коммуникации. Об уровне профессионализма говорят не только умение держаться на публике, вести беседу, презентовать себя. Качественно составленное деловое письмо – такой же показатель уровня культуры и профессионализма человека. И оно нередко имеет намного большую силу, чем слова. Ведь хорошее письмо умеет убеждать, вдохновлять, увлекать идеями. Оно формирует имидж, поддерживает репутацию, стимулирует уважение к вам и к тому проекту или компании, которую вы представляете.
Опытные профессионалы скажут, что знают все о деловой переписке. Ведь это ежедневная рутина каждого работника, будь то сотрудник офиса или фрилансер. Но есть моменты, о которых мы забываем или не принимаем во внимание. Проверьте себя, знаете ли вы основные правила качественной деловой переписки (отправки писем по электронной почте):
- Письмо должно начинаться с обращения «Доброе утро (день, вечер)!». И никаких фраз типа «Доброго времени суток…» или «Привет!». Подобные выражения – признак разговорного стиля речи, который недопустим в деловой переписке. Даже если ваш адресат – давно и хорошо знакомый партнер, с которым вы на «ты». И в этом случае лучше придерживаться критериев делового стиля письма, а дружеское «Чао!» или «Привет!» перенести на время личной встречи за чашкой кофе.
- Легкость и четкая структура письма. Деловая переписка – это не талмуд о достижениях компании, а четкое и ясное обозначение цели вашего обращения к адресату. Поэтому предложения должны быть короткими (так лучше воспринимается любой текст), а само письмо иметь четкую структуру. Разделите текст на смысловые блоки визуально: обращение, введение, цель письма, суть вашего вопроса или предложения, короткие комментарии и сопроводительная информация (ссылки, вложенные фото или документы), резюме (вывод) и финал.
- Не только краткость – сестра таланта, но и простота. Старайтесь в переписке не использовать сложных определений, специализированных терминов и иностранных слов. Даже если вы уверены, что ваш адресат знает значение всех этих выражений, избегайте груза «заумных» фраз. В стремлении показаться умным и знающим много можно попасть в неловкую ситуацию. Вы будете выглядеть глупо, если какое-то выражение имеет и другое значение – о чем вы не имеете понятия, но знает ваш партнер по переписке.
- Грамотность как основа качественного письма – гарантия того, что вас правильно поймут. Это не просто принцип «быть грамотным – правильно». Это не только показатель вашего профессионализма и уровня образования. Это еще и важный инструмент, который помогает донести главную мысль письма. Всем известный пример «казнить – нельзя – помиловать», когда от постановки знака препинания меняется значение, хорошо демонстрирует это. Паронимы (сходные по звучанию слова, но разные по значению), лишние или неправильно расставленные запятые, ненужные восклицательные знаки – это и многое другое может ввести в заблуждение вашего адресата. Вы хотите, чтобы вас правильно поняли? Тогда перед отправкой письма проверяйте наличие грамматических ошибок. Не доверяйте автоматическим программам: они часто ошибаются, так как не понимают контекста переписки.
