Ефим Гринберг, начальник отдела развития АО «Татэнергосбыт» и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia особенностями внедрения ЭДО с контрагентами в его компании.
Как давно АО «Татэнергосбыт» использует ЭДО?
С 2009 года мы использовали внутренний электронный документооборот, а внешний с контрагентами начали применять с ноября 2014 года. Эта задача стояла в приоритете компании. Такое решение удобно, быстро, легитимно, безопасно и экономически целесообразно — как для нас, так и для наших потребителей. За счет адресной работы с каждым из наших клиентов их удалось убедить в эффективности ЭДО. Построив его с контрагентами, мы значительно сократили затраты на всех этапах документооборота.
Сейчас вы обмениваетесь электронными документами со всеми контрагентами?
Важно заметить, что мы разграничиваем ЭДО и другие виды электронного обмена информацией с контрагентами. В электронном виде он происходит со всеми нашими клиентами, но посредством ЭДО — только с 53%. Для некоторых наших контрагентов внедрять его нецелесообразно в силу специфики их деятельности и налогообложения. По этой причине мы заключили с ними дополнительные соглашения на альтернативные способы получения документов. Например, по электронной почте, через личный кабинет и SMS-оповещения. Тем не менее, мы продолжаем работу по переводу на полноценный ЭДО с использованием ЭЦП предприятий малого бизнеса, индивидуальных предпринимателей и физических лиц, использующих электроэнергию в коммерческих целях.
На какие этапы делилось построение электронного документооборота с контрагентами?
Всего было 7 этапов. Сначала мы реализовали трехсторонний ЭДО с несколькими операторами.
Затем начали адресную работу с каждым контрагентом. На этом этапе мы старались убедить директоров, главных бухгалтеров и энергетиков в удобстве данного сервиса.
После этого мы выпустили бесплатные облачные электронные подписи сроком на 3 года для тех, у кого их не было.
Затем началась договорная кампания по подписанию дополнительных соглашений о переходе на электронное взаимодействие.
После нее последовало обучение наших сотрудников и сотрудников контрагентов правилам работы с электронными документами.
Завершающими этапами были настройка роуминга там, где это было необходимо, и постоянная помощь в работе с документами в системе ЭДО.
Какие основные ошибки компаний при построении ЭДО с контрагентами?
Одна из основных ошибок — дублирование бумажного и электронного документооборота. В АО «Татэнергосбыте» мы стараемся выстроить процесс так, чтобы избежать ненужной работы и лишних затрат.
Еще одна ошибка — это использование ЭДО для отправки несущественной информации, которая не требует наличия подписи и тем более квалифицированной ЭЦП. Чтобы избежать этого, мы регламентируем нашу работу.
Также распространено навязывание ЭДО всем контрагентам — даже тем, для кого это нецелесообразно. Все компании, использующие электронный документооборот, должны предлагать в том числе альтернативные способы удаленного взаимодействия.
Задать свои вопросы Ефиму и узнать больше об опыте АО «Татэнергосбыт» вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24–25 мая 2018 года в Москве.
Анастасия Алешина
