Как специалист по финансовому учету помогает бизнесу
и почему мы называем его финологом
В прошлый раз мы разбирались, когда в бизнес пора звать специалиста по финансовому учету. Сегодня разберем, как именно он помогает собственнику вести дела без головной боли с деньгами и учетом.
Это только кажется, что подключил 1с, нанял бухгалтера и этого достаточно. Но потом выясняется, что деньги зависли у клиентов, а мы случайно вывели себе больше, чем было можно. Возвращаем деньги обратно «в казну», чтобы не попасть в кассовый разрыв. И так каждый месяц — на интуиции.
С одной стороны всё работает, с другой — работает не понятно как. Давайте разберёмся, чем финолог полезен в такой ситуации.
Еще раз: кто такой финолог
Финолог — это специалист по финансовому учету. Это персональный советник, который помогает держать финансы компании под контролем. Еще финолог объясняет руководителю компании, что происходит в бизнесе.
Финолог помогает взвешенно принимать решения, опираясь на данные и аналитику. Предупреждает об угрозах, кассовых разрывах, подсказывает сколько вывести денег, и стоит-ли вкладываться в новый проект. Результат работы финолога — комплект отчетов на столе руководителя 5 числа каждого месяца.
Разбирается с существующим учетом
Прежде всего, финолог берет ответственность за то, чтобы в финансовом учете был полный порядок. Все цифры в отчетах должны сходиться, информация должна собираться вовремя и помогать руководителю управлять компанией.
Финолог смотрит, как сейчас в компании ведется учет. Что считается, кем и в какой программе. Чаще всего это 1С и Экселька, реже — бумажные носители.
Открыв таблички, Финолог смотрит, хватит ли данных, чтобы начать внедрение методологии учета. Есть ли данные по выручке, прибыли, дивидендам, активам и так далее. Если чего-то не хватает, помогает посчитать или восстановить.
Все цифры по компании — проверяются. Если вдруг финолог найдет ошибку, даст задание сотрудникам компании пересчитать данные по новой формуле.
Результат: Руководитель компании поймет, насколько верно велся финансовый учет компании все эти годы. Правильно ли считали, то ли считали, чего не досчитали, где дыры и как их зашить. Руководитель увидит честную картину по текущему учету и поймет, какой учет нужен в будущем.
Описывает и настраивает будущий учет
Поняв, на каком уровне ведется учет в компании, финолог начинает внедрение новой системы финансовой отчетности.
Определяет нужные отчеты. В зависимости от сферы бизнеса, финолог выбирает необходимые отчеты. Где-то будет достаточно базовых отчетов ДДС, ОПиУ, Баланс и умение работать с платежным календарем. А где-то нужно вести остатки на складе, следить за топливом на рейсах, правильно учитывать списания, проводить инвентаризацию и так далее.
Упрощает информацию. Чтобы учет денег и обязательств не раздувался на миллион разных статей, финолог компонует похожие операции в группы и категории. Так учет движения денег и расчет прибыли становится простым и компактным.
Собирает отчеты. Когда статьи по операциям скомпонованы, остается сделать сами таблички отчетов и научить сотрудников пользоваться ими. Финолог делает так, чтобы компания правильно учитывала приход и убытие денег, считала прибыль, сводила баланс, планировала будущее, составляла бюджет по расходам и доходам, и многое другое :–)
Налаживает сбор цифр. Чтобы собрать три базовых отчета, финолог вместе с руководителем назначают ответственных за сбор цифр. Например, отдел продаж собирает цифры по выручке с продаж, а отдел маркетинга по затратам на рекламу. Финолог помогает сотрудникам научиться собирать нужные цифры без отрыва от работы.
Совершенствует систему. Финолог постоянно улучшает ведение учета. Ищет более простые способы сбора данных, подбирает программы для автоматизации. Чтобы не повторять одно и то же по сто раз, создает понятные инструкции для сотрудников.
Результат: Готовы все отчеты для ведения правильного финансового учета. Понятно, какие данные собирать, кто это должен делать, как и зачем.
Управляет ведением учета
Чтобы через месяц поставленный учет не развалился, финолог управляет сбором отчетов. Раз в неделю связывается с сотрудниками, ответственными за учет и раздает всем задания. На словах кажется все просто, но на деле:
Например, к 5 числу нам нужно подготовить всю отчетность.
За это время сотрудники должны перенести статьи из банковской выписки в отчет о движении денег.
Другой сотрудник должен сделать опись запасов на складе и сверить номенклатуру.
Дальше получаем данные по дебиторке и кредиторке. Переносим эти данные в табличку учета сделок.
Оказывается, что в отчете о движении денег внесли операции не за этот месяц. Возвращаем на доработку, даем пинка сотруднику.
И так далее в таком духе, пока данные со всех отделов не превратятся в красивые и полезные отчеты.
Во всех бизнесах — разные процессы. Где-то собираются одни цифры, где-то другие, но суть одна и та же. Задача финолога здесь организовать процесс так, чтобы конкретного числа конкретного месяца были собраны все отчеты.
Результат: Руководитель не сидит над душой у своих сотрудников, а все нужные отчеты вовремя лежат у него на столе.
Анализирует данные и находит точки роста прибыли
Проходит два месяца. В компании стабильно ведется учет денег, расходов, сделок и продаж, ответственные знают, к какому числу нужно готовить цифры для отчетов. В общем, все пучком. Данных уже достаточно, чтобы сделать какие-нибудь выводы.
Финолог приступает к аналитике. Он смотрит, что можно докрутить, чтобы прибыль компании выросла. Или обнаруживает дыры, из-за которых компания страдает. Готовит план, идет обсуждать с собственником.
Например, оказывается, что у компании есть ненужные расходы и из-за этого постоянно не хватает денег. Или маржинальность низкая и бизнес живет на грани рентабельности.
Или в целом все окей, но можно поднять конверсию сайта на 3%, закупить больше рекламы и прибыль увеличится в полтора раза.
Вариантов много, и от бизнеса к бизнесу они отличаются. Суть анализа в том, чтобы найти точки роста и заставить прибыль расти, а компанию работать эффективнее.
Если данных за предыдущие периоды достаточно, уже можно строить прогнозы на будущее и составлять бюджеты.
Результат: У руководителя компании появляются рычаги действий, дернув за которые дыры компании затягиваются, а прибыль растет как на дрожжах.
Переводит язык цифр на язык собственника и отвечает на вопросы
Если уйти на месяц собирать отчеты, что-то делать, а потом просто положить готовые отчеты собственнику на стол, вряд ли он что-то в них поймет. Поэтому финолог объясняет руководителю, на что в отчете смотреть, что обозначает каждая цифра, что куда растет, что хорошо, а что плохо.
Финолог помогает собственнику получить ответы на волнующие вопросы:
— Сколько реально зарабатывает бизнес? Хорошо это или не очень?
— Что делать дальше, чтобы вырасти в разы?
— Как не попадать в кассовые разрывы?
— Где в бизнесе дыры?
— Какие сотрудники работают неэффективно?
— Сколько можно выдернуть денег на себя любимого?
И прочие…
Помогает руководителю компании принимать решения
Финолог — не руководитель компании, и принимать решения за руководителя права не имеет. Финолог лишь предлагает варианты действий, которые приведут к конкретному результату (если делать). Конечное решение — всегда за руководителем компании.
Если у руководителя есть идея, которую он хочет оцифровать, финолог поможет составить финмодель и просчитать возможный результат. В финмодели будут учтены все этапы воронки продаж, расходы и оборотный капитал. Вы сможете увидеть, сколько компания заработает прибыли и, как это отразится на остальных показателях — рентабельности, маржинальности, среднем чеке, конверсии продаж и так далее.
Например, чтобы привлечь клиентов, вы хотите давать им большую отсрочку платежа, чем это делают конкуренты. Финолог считает, что из этого получится, и, оказывается, что если это сделать, то компании постоянно не будет хватать денег, чтобы платить зарплаты.
Или вы хотите работать по госзаказам. Но по условиям там нет предоплаты, а полная оплата после сданных работ. Считаем, узнаем, что нам не хватит оборотки, чтобы доделать проект до конца, который будет длиться минимум пять месяцев. Госзаказы пока невыгодны.
Результат: Каждое действие руководителя теперь оцифровано. Каждая идея подвергается оценке и выдвигается вердикт — выгодно это или нет.
Дела, которыми финолог не занимается
Финолог — не супермен. У него, как и у других специалистов есть своя зона ответственности. Но некоторые думают, что один человек решит все проблемы. Так или иначе финолог не поможет в следующем.
Оптимизация налогов. Финолог — не бухгалтер. К сожалению, он не сможет помочь с оптимизацией налоговой базы, официальным оформлением сотрудников и подготовкой декларации.
Автоматизация учета. Задача финолога — наладить ведение учета с точки зрения методологии. Но он не программист, чтобы настроить 1С-ку или заставить попадать цифры из вашего мозга прямиком в Эксель. Финолог может составить техзадание для программиста и проследить, чтобы тот настроил автоматизацию так, как надо.
Описание бизнес-процессов. Финолог — не специалист в отладке внутренних процессов компании. Он не сможет описать всю цепочку оказания вашей услуги, задействованных лиц, необходимых ресурсов и конечных результатов. Этим занимаются другие специалисты.
Такой вот финолог. Понравился? Нам очень нравится. Особенно, когда собственник приходит к Саше с довольным видом, что там это посмотрели и уже ого-го что увидели. Ну вы поняли :–)
Где взять финолога и по каким вопросам погонять — в следующий раз.
До встречи!
Афанасьев, Фурье, Бодрейший.
P. S. Если знаете людей, которые сошли бы на роль финолога в наше консалт-бюро, киньте им эту ссылочку — noboring-finance.ru/job-finolog. Сколько стоит финолог почитайте на нашем сайте.
