Московские налоговики дали разъяснения по вопросу о необходимости удерживать НДФЛ с подотчетной суммы, которую уволенный работник не вернул, например, в связи с истечением срока исковой давности или если фирма сама простила долг (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
Суммы, выданные подотчетнику, образуют у него задолженность перед компанией. Они подлежат возврату, если человек их не израсходовал или израсходовал не полностью (пост. ФАС ПО от 01.04.2013 по делу № А55-15647/2012 ).
Подотчетные средства не являются для работника экономической выгодой и его доходом (опред. Верховного Суда РФ от 21.04.2016 № 306-КГ16-3205). Фирма обязана принять меры по их возврату. Вплоть до обращения в суд. Предполагается, что подотчетные суммы не могут остаться у работника. Поэтому он не может использовать их в собственных интересах.
При невозможности удержания эти суммы считаются доходом бывшего работника. С них исчисляют НДФЛ и страховые взносы. Моментом получения дохода является дата, с которой удержание стало невозможным или дата принятия решения о прощении долга.
Фирма, как налоговый агент, обязана, письменно сообщить бывшему работнику и в ИФНС по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ не позднее 1 марта следующего года.
