Перед началом любых работ по внедрению бизнес-процессов или систем качества, необходимо сразу решить, как именно будет выглядеть документация.
Почему это важно?
В ближайшее время предстоит создать десятки (если не больше) различных документов – от рабочих инструкций до технологических регламентов.
Если это делать без конкретного стандарта, что получится в итоге? Куча не похожих друг на друга бумажек. Каждый отдел или участок, каждый отдельный человек – будет писать так, как удобно именно ему. Без скандалов не обойдется. Поверьте.
Поэтому изначально нужно договориться со всеми и утвердить единый формат документации.
Кто-то может сказать, что это не очень важно. Да, конечно, стилистика и оформление документов не являются критичными. Важнее чтобы сами документы были.
Но единообразные требования позволяют создавать именно те документы, которые необходимы. Изначально прописывая требования по содержанию, оформлению титульного листа, наличию листов согласования и утверждения – мы сразу устанавливаем и конкретные требования.
Например: Установив требование по наличию в верхнем колонтитуле строки “Ред №”, мы автоматически устанавливаем требование об обязательном указании редакции каждого документа.
Рекомендации по форматам документации:
(приводим минимальные требования, их можно дополнять так, как считаете нужным):
1. Титульный лист:
— Раздел утверждение. Содержит данные о должности, ФИО и дате утверждения.
— Наименование как самого документа, так и вида документа (инструкция, положение, регламент и т.п.).
— Реквизиты документа: дата / ФИО разработчика или автора документа, номер редакции и т.п.
2. Содержание.
— Раздел “Назначение и область применения”, в которых должно быть прописано, кто именно должен выполнять требования, зачем нужен этот документ и какие именно вопросы он отражает.
— Нормативные ссылки – на внешнею нормативную документацию и на внутренние инструкции.
— Термины и определения, возможно добавления наиболее часто употребляемых сокращений.
— Содержание документа, которое должно делиться на главы, разделы и т.п. Их количество может быт любое.
Читайте также: Где и как создавать блок-схемы: бесплатные программы
— Входы и выхода бизнес-процесса – применяются в случае, если происходит описание регламентов бизнес-процессов. В данном случае фиксируются конкретные входы в процессы и требования к ним, ну и соответственно выходы.
— Формы записей – если документ подразумевает или прямо говорит об утверждении записей, выделите в табличном формате их в самом конце документа, чтобы сразу можно было с ними ознакомиться.
3. Обязательные страницы.
— Список согласования – для учета факта согласования конкретными сотрудниками.
— Список ознакомления, где должны расписываться все, кто будет знакомиться с данным документом.
Настоятельно рекомендуем разработать систему кодировки документации, по которой сразу можно определить к какому вопросу или участку относится документ.
Рекомендации по системе кодировки документов:
- Сокращения: СТП или СТО или СТК, то есть это сокращенно стандарт предприятия или организации, или компании.
- Обычная нумерация документов. Когда каждому документу присваиваете некий последовательный код, допустим СТО 001 или СТК 12.
- Можно установить нумерацию в виде кодировки подразделений. Делается общий список всех подразделений и каждому из них присваиваете код, в двухзначной системе (01,02 и т.п.). Потом каждому документу, который разрабатывается для данного подразделения присваивается обычный последовательный код. Получается что-то вроде этого – СТО 01.003.или СТП 11.02.
- Также часто кодировку документов привязывают к нумерации процессов. Аналогично предыдущему, только код присваивается не подразделениям, а конкретным процессам.
Рекомендации по видам и формам документации:
Приводим пример наиболее полной (максимальной) системы документации, которая создается в крупных организациях. Можно выбирать из списка только те форматы, которые считаете необходимым:
- Стратегический план развития.
- Политика Компании (в каждом направлении – кадровая, финансовая, инвестиционная, ассортиментная, работы с потребителем, в области этики и т.п.);
- Стандарт Компании – регламентирующий документ, устанавливающий некие общие требования. Могут быть – стандарт управления документацией, персоналом, финансами, ресурсами, услугами и т.п.
- Регламент Компании – основной регламентирующий документ, который описывает конкретный бизнес — процесс (группу процессов) и который фиксирует границы процесса, основные операции процесса, входы и выходы и т.п.
- Рабочая инструкция – документ, который описывает конкретные операции конкретных сотрудников;
- Положение о структурном подразделении – документ, в котором устанавливаются основные обязанности и функции структурного подразделения, внутреннее распределение обязанностей между работниками, механизмы и методы взаимодействия с другими структурами, а также расписывается за какие конкретно корпоративные бизнес-процессы несет ответственность подразделение.
- Должностная инструкция или Стандарт должности – документ, в котором устанавливаются права и обязанности работника, требования к его квалификации и компетенции, функциональные обязанности работника и его роли в бизнес-процессах, в которых он участвует.
Вы можете скачать образец оформления регламента бизнес-процесса небольшой компании. Это упрощенный вариант, которые можно использовать в своей практике.
