С 1 сентября 2026 года весь экспедиторский документооборот становится электронным: готовьтесь уже сейчас
Минтранс опубликовал финальные проекты правил обязательного электронного документооборота для экспедиторов и перевозчиков. С 1 сентября 2026 года все экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка, авиационная грузовая накладная — можно будет оформлять только в электронном виде через Государственную информационную систему ЭПД. Работать с системой можно только через одного из 11 аккредитованных операторов ЭДО. Бумажные документы не принимаются, показывать контролёрам можно только экран или QR-код. Это не эксперимент, а обязательное требование для всех участников рынка. Для компаний, импортирующих грузы из Китая, это означает срочную необходимость выбрать оператора, интегрировать IT-системы и обучить персонал. Времени осталось меньше девяти месяцев.
Что переходит на электронный документооборот
До сих пор экспедиторские документы оформлялись на бумаге или в свободной электронной форме (PDF, Word, обмен по email). С 1 сентября 2026 года всё меняется:
Поручение экспедитору — документ, которым клиент поручает экспедитору организовать перевозку груза. Сейчас это бумага с подписью или скан по почте. С сентября 2026 — только через ГИС ЭПД в строго определённом электронном формате.
Экспедиторская расписка — документ, подтверждающий, что экспедитор принял груз от клиента. Важнейший документ для подтверждения ответственности экспедитора. Теперь только в электронном виде.
Складская расписка — если груз передаётся на склад временного хранения. Также уходит в цифру.
Авиационная грузовая накладная (AWB) — для авиаперевозок. Электронный формат давно существует (e-AWB), но теперь станет обязательным через российскую ГИС ЭПД, а не через международные системы перевозчиков.
Для железнодорожного и автомобильного транспорта правила электронного документооборота уже действуют. Теперь догоняют экспедиторские услуги и авиация.
Как это работает
Все документы создаются, подписываются электронной подписью и передаются через ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Это централизованная платформа, куда стекаются все документы по всем перевозкам в России.
Но напрямую в ГИС ЭПД не работают. Доступ только через аккредитованных операторов ЭДО — коммерческих компаний, которые предоставляют программное обеспечение для формирования документов, их подписания, отправки в систему, хранения.
Сейчас аккредитовано 11 операторов. Каждый экспедитор, перевозчик, грузоотправитель, грузополучатель должны заключить договор с одним из операторов. Оператор даёт доступ к своей платформе, через которую вы создаёте электронные документы и обмениваетесь ими с контрагентами.
Процесс выглядит так:
- Грузоотправитель (например, российский импортёр китайских товаров) через своего оператора ЭДО создаёт электронное поручение экспедитору.
- Экспедитор через своего оператора получает поручение, подписывает его ЭЦП, формирует экспедиторскую расписку.
- Экспедитор организует перевозку, создаёт транспортные документы (накладные), которые также идут через ГИС ЭПД.
- Все документы автоматически попадают в ГИС ЭПД, где доступны таможне, налоговой, транспортной инспекции.
- При проверке на дороге инспектор сканирует QR-код на телефоне водителя или смотрит документ на экране планшета. Бумажные копии не требуются и не принимаются.
Что это значит для импортёров из Китая
Если вы импортируете грузы из Китая и пользуетесь услугами российских экспедиторов, вас это касается напрямую:
Обязательный договор с оператором ЭДО. Чтобы выдать поручение экспедитору, вам нужен доступ к системе. Придётся выбрать одного из 11 операторов, заключить договор, платить абонентскую плату (от нескольких тысяч до десятков тысяч рублей в месяц в зависимости от объёма документооборота).
Электронная подпись. Каждый документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если у вас её нет, нужно получать в удостоверяющем центре. Стоимость — несколько тысяч рублей в год. Процедура получения занимает от нескольких дней до недели.
Интеграция IT-систем. Если у вас несколько грузов в месяц, можно работать через веб-интерфейс оператора вручную. Если десятки грузов, нужна интеграция вашей учётной системы (1С, CRM, ERP) с платформой оператора через API. Это требует программистов, времени, денег.
Обучение персонала. Логисты и менеджеры должны научиться работать с новой системой: создавать электронные документы, подписывать ЭЦП, отслеживать статусы, решать проблемы с ошибками в формате.
Координация с экспедиторами. Если ваш экспедитор работает с одним оператором, а вы с другим — не проблема, системы взаимодействуют через ГИС ЭПД. Но лучше использовать одного оператора для упрощения процессов.
Что делать прямо сейчас
До 1 сентября 2026 года осталось меньше девяти месяцев. Это звучит как много, но на практике времени мало. Вот чек-лист действий:
1. Изучите проекты документов. Минтранс опубликовал три проекта: оформление электронных экспедиторских документов, электронная грузовая накладная, проект постановления правительства (https://regulation.gov.ru/). Понимание требований поможет правильно выбрать оператора и подготовить системы.
2. Выберите оператора ЭДО. Сейчас аккредитовано 11 операторов: СБИС, Контур, Тензор, Такском и другие. Критерии выбора: стоимость услуг, функциональность платформы, возможность интеграции с вашими системами, техподдержка, отзывы клиентов. Не откладывайте выбор на лето 2026 года — к тому времени очереди на подключение будут огромные.
3. Получите квалифицированную электронную подпись. Если у компании уже есть КЭП для работы с налоговой или электронными торгами, проверьте срок действия. Если нет — обращайтесь в удостоверяющий центр. Процесс занимает время, особенно если нужны подписи для нескольких сотрудников.
4. Планируйте IT-интеграцию. Если у вас большой документооборот, ручная работа через веб-интерфейс неэффективна. Нужна интеграция с вашей учётной системой. Поговорите с IT-отделом или внешними разработчиками, оцените сроки и стоимость.
5. Готовьте персонал. Запланируйте обучение сотрудников работе с электронными документами. Операторы ЭДО обычно предоставляют обучающие материалы и вебинары. Но практика важнее теории — начните тестировать систему заранее.
6. Согласуйте процессы с контрагентами. Обсудите с вашими экспедиторами, перевозчиками, партнёрами, как они готовятся к переходу. Возможно, имеет смысл выбрать одного оператора для всей цепочки, чтобы упростить взаимодействие.
Риски промедления
Если к 1 сентября 2026 года вы не готовы, вы не сможете легально оформлять перевозки. Последствия:
Остановка логистики. Экспедиторы откажутся работать с вами, потому что не смогут оформить документы по старым правилам — это станет нарушением закона.
Штрафы. Перевозка без электронных документов влечёт административные штрафы для юридических лиц — десятки тысяч рублей за каждый случай.
Проблемы с таможней. Таможенное оформление импорта требует транспортные документы. Если они не в электронном виде и не в ГИС ЭПД, таможня может отказать в оформлении или задержать груз для разбирательств.
Потеря конкурентоспособности. Пока вы разбираетесь с проблемами, конкуренты, которые подготовились заранее, работают без сбоев и отбирают ваших клиентов.
Позитивные стороны цифровизации
Да, переход на электронный документооборот — это головная боль и расходы. Но есть и плюсы:
Скорость. Электронные документы передаются мгновенно. Не нужно ждать курьера, почты, сканирования. Поручение экспедитору можно выдать за минуту, получить расписку через пять минут.
Прозрачность. Все документы в системе, все подписаны ЭЦП, все с временными метками. Споры о том, когда и кто подписал документ, исчезают. Электронный след доказателен в суде.
Контроль. Вы видите статусы документов в реальном времени: отправлено, получено, подписано, в обработке. Не нужно названивать экспедитору, спрашивая, получил ли он ваше письмо.
Автоматизация. При интеграции с учётными системами документы формируются автоматически из данных заказа. Меньше ручного ввода, меньше ошибок, меньше времени.
Соответствие госконтролю. ГИС ЭПД автоматически передаёт данные таможне, налоговой, транспортной инспекции. Это упрощает проверки — инспекторы видят все данные в системе, не требуют кучу бумаг.
Это реальность, а не угроза
Переход на обязательный электронный документооборот — это не инициатива, которую можно игнорировать или которая отложится. Это закон, который вступает в силу 1 сентября 2026 года. Минтранс завершает подготовку правил, система ГИС ЭПД работает, операторы готовы.
Для бизнеса, работающего с китайским импортом, это означает неизбежные изменения в логистических процессах. Кто подготовится заранее, пройдёт переход плавно и даже получит преимущества от автоматизации. Кто будет тянуть до последнего — столкнётся с хаосом, остановкой поставок, штрафами.
Девять месяцев — это достаточно времени, чтобы подготовиться, но не время для прокрастинации. Начинайте сейчас: выбирайте оператора, получайте электронные подписи, готовьте системы и людей. Цифровизация неизбежна, и лучше встретить её готовыми.
