Привет, коллеги! С вами Оксана Павловна, и сегодня мы поговорим об одном из моих самых любимых бухгалтерских инструментов – статьях затрат в 1С. Не зевайте! Это не скучно. Представьте, что это такие волшебные кошелечки, в которые мы раскладываем все расходы нашей фирмы. Без них – одна большая куча-мала в кармане, а с ними – полный порядок: на морковку тут, на капусту там, а на семечки – вон в тот красивый кошелечек.
Итак, устраивайтесь поудобнее, чайку налейте. Поехали!
Глава 1. В царстве хаоса, или Зачем нам эти статьи?
Представьте: вы пришли в огромный супермаркет без единой вывески. Молоко рядом с гвоздями, колбаса на полке с удобрениями. Ужас? То-то же! Так и в бухгалтерии: если все расходы валятся в одну кучу на счетах 20, 26, 44 – это тот самый супермаркет хаоса.
Статья затрат – это и есть та самая волшебная вывеска, которая говорит: «Эй, эта сумма – не просто расход, это «Затраты на рекламу»! А вон та – «Аренда офиса».
Зачем это вам, родные мои?
1. Чтобы отчитаться перед директором без седативных средств. Когда Иван Иванович спросит: «А почем у нас в этом году обходится содержание того самого офиса, где мы храним запасы печенья?», вы не будете рыться в кипах бумаг. Вы просто сформируете отчет по статье «Аренда и коммуналка» и бодро ответите: «100 000 рублей, Иван Иваныч!». И в глазах его вы увидите не раздражение, а уважение.
2. Чтобы налоговая не подкопалась. Правильно настроенные статьи – наш щит и меч в битве за налог на прибыль. Мы сразу видим, какие расходы «проходят» в декларацию, а какие – нет.
3. Чтобы понимать, на чем мы зарабатываем, а куда деньги просто утекают. Это уже не просто бухгалтерия, это высший пилотаж – управленческий учет!
Глава 2. Сердце системы: где живут и как устроены наши «кошелечки»
Обитают наши статьи в специальном месте, которое в 1С с любовью называется «Справочник статей затрат». Находится он, как правило, в разделе «Справочники» или «НСИ и администрирование». Не бойтесь этого слова «НСИ» – это просто «Нормативно-Справочная Информация», то есть, все наши папочки и списки.
Когда вы откроете этот справочник, вы увидите, что в новой базе уже есть некий стандартный набор. Это как базовый гардероб: пара брюк, юбка, несколько блузок. Жить можно, но для выхода в свет маловато. Вот мы и будем его дополнять.
Из чего же, из чего же сделаны наши статейки?
У каждой статьи есть три кита, на которых она держится:
1. Наименование. Тут все просто. Называйте так, чтобы было понятно вам, вашей сменщице и директору. «Ремонт принтера» – хорошо. «Прочие нужды по МТЦ» – плохо (что это за нужды такие, прости господи?).
2. Группа. Это наша систематизация, наш порядок в шкафу. Создаем папки-группы и раскидываем по ним статьи. «Административные расходы», «Коммерческие расходы», «Производственные расходы». Позже я расскажу, как это делать с умом.
3. Вид расхода (для НУ). А вот это – самый главный пункт! Это наша пометка для дяди-налоговика.
«Материальные расходы», «Оплата труда» , «Транспортные расходы» – это «зеленый коридор». Эти траты уменьшают наш налог на прибыль, и налоговая их видит и одобряет.
«Не учитываемые в целях налогообложения» – это наш «секретный карман». Сюда мы складываем то, что налоговая видеть не должна (например, взносы на корпоратив или пени по налогам). Эти расходы никогда не попадут в налоговую декларацию, и это правильно.
📌Важное предупреждение от Оксаны Павловны! Если вы вдруг решили изменить «Вид расхода» у уже используемой статьи – будьте готовы к подвигу. Нужно будет перепровести ВСЕ документы, где эта статья фигурировала. Программа, конечно, умная, но она не умеет читать ваши мысли задним числом. Так что семь раз отмерьте!
Глава 3. Практикум: рождаем новую статью на свет
Давайте оживим теорию. Возьмем наш пример с фирмой «Василек». Мы начали активно возить товары из-за границы и хотим отделить «своих» перевозчиков от «заморских».
Шаг 1. Открываем справочник «Статьи затрат». Не бойтесь, он не кусается.
Шаг 2. Создаем новую группу, если у нас еще нет «Транспортно-заготовительных расходов». Жмем «Создать группу» и даем имя. Все, наша новая полочка готова.
Шаг 3. Жмем «Создать» для самой статьи.
Наименование: «Транспортные расходы (внутренние перевозки)». Четко и ясно!
Группа: Перетягиваем нашу новорожденную статью в только что созданную группу. Теперь она не затеряется.
Вид расхода: Выбираем «Транспортные расходы». Мы же хотим, чтобы эти затраты уменьшили наш налог на прибыль? Конечно, хотим!
Аналогично создаем вторую статью: «Транспортные расходы (международные перевозки)».
Вот и все! Теперь, когда к нам придет счет от транспортной компании, в документе «Поступление товаров и услуг» мы выберем не просто счет 44 «Расходы на продажу», а обязательно укажем в аналитике нашу новую, блестящую статью. И 60 000 рублей за внутренние перевозки аккуратненько лягут в один «кошелечек», а 100 000 рублей за международные – в другой.
Глава 4. Высший пилотаж: искусство группировки затрат
Теперь, когда статей у нас много, давайте наведем в них эстетический порядок. Группировка – это как разложить носки по парам и по цветам. Вы сразу видите, чего много, а чего не хватает.
Варианты группировки на выбор:
1. По экономическому элементу (Что мы купили?):
Группа «Материальные расходы»: Канцелярия, Бензин, Хозтовары.
Группа «Оплата труда»: Зарплата, Премии, Отпускные.
Это помогает видеть структуру затрат в целом по фирме.
2. По статьям калькуляции (Для чего мы это купили?):
Группа «Себестоимость печенья «Василек»: Мука, Сахар, Зарплата пекаря, Аренда пекарни, Доставка муки.
Это уже для глубокого анализа себестоимости каждого нашего продукта. Директор будет в восторге!
Как это выглядит в жизни? Допустим, у нас есть группа «Расходы на служебный транспорт». В нее мы кладем статьи:
* Бензин
* Ремонт и ТО
* Страховка
* Мойка
И вот оно, волшебство! В отчете мы видим не просто разрозненные цифры, а полную картину: содержание машины обошлось нам в 50 000 руб., из которых 20 000 – это бензин. Теперь мы можем принять решение: может, пора пересадить менеджеров на общественный транспорт? (Шучу, шучу... Но доля правды есть!).
Эпилог. Почему это полдела – настроить, а вторые полдела – использовать?
Можно создать самые лучшие в мире статьи, но если вы и ваши коллеги будут лениться их выбирать в документах, то весь наш труд пойдет насмарку. Это как купить дорогой органайзер и кидать в него вещи как попало.
Так что, мои дорогие, главный секрет не в самой настройке, а в дисциплине.
Поверьте вашей Оксане Павловне: грамотно настроенные и аккуратно используемые статьи затрат – это не просто требование программы. Это ваш личный супер-навык, который сэкономит вам дни жизни, спасет от нервотрепки и вознесет в глазах руководства на невиданную высоту.
Считайте с умом и улыбкой! Ваша Оксана Павловна.❤️
