Корпоративные мессенджеры предлагают удобный интерфейс для обмена сообщениями, но далеко не во всех предусмотрены инструменты для управления внутренней коммуникацией и администрированием пользователей. Во Frisbee это бэк-офис - интерфейс, который позволяет назначенным лицам в компании эффективно управлять доступом в мессенджере и аккаунтами пользователей, обеспечивая безопасность корпоративных данных.
Функции бэк-офиса
- Централизованное управление аккаунтами. Бэк-офис позволяет создавать и управлять учетными записями пользователей, что включает в себя добавление новых сотрудников и удаление уволенных. Это обеспечивает полный контроль над тем, кто имеет доступ к корпоративной информации.
- Управление доступом в мессенджере. Бэк-офис позволяет распределять права и роли сотрудников, что упрощает управление доступом к различным чатам и каналам. Это особенно важно для защиты информации в мессенджере крупных компаний со сложной структурой.
- Безопасность корпоративных данных. Бэк-офис помогает предотвратить утечки данных, позволяя централизованно закрывать доступ уволенным сотрудникам, сохраняя при этом историю переписки. Это гарантирует, что информация остается внутри компании.
- Логирование действий. Все действия администраторов и сотрудников с расширенными правами доступа в мессенджере логируются, что обеспечивает прозрачность и безопасность внутри компании. Это позволяет отслеживать любые изменения и действия, связанные с доступом к информации.
Роли пользователей во Frisbee
Пользователей во Frisbee подключают уполномоченные на это работники компании. Такой подход исключает наличие третьих лиц в группах и пространствах мессенджера.
В мессенджере Frisbee пользователи делятся на три группы: суперадминистратор, администратор и сотрудник. Каждая группа выполняет свою роль и наделена определенными правами.
Суперадминистратор
Суперадминистратора в систему приглашает разработчик мессенджера. Происходит это после обращения уполномоченного лица компании, которая установила мессенджер, в службу технической поддержки Frisbee.
Функции суперадминистратора:
- добавление пользователей организации в мессенджер;
- активация и деактивация пользователей в мессенджере;
- просмотр информации о пользователе, редактирование данных об организации;
- изменение роли пользователей в бэк-офисе - администратор или сотрудник (собственную роль суперадминистратор изменить не может);
- определение администратора пользователей бэк-офиса, который будет модерировать работу сотрудников панели управления;
- поиск пользователей в списке по ФИО или номеру телефона и фильтрация по принадлежности к пространству, организации, определенному статусу или же в зависимости от того, кем добавлен сотрудник;
- доступ к списку пользователей мессенджера и бэк-офиса;
- просмотр и поиск во всех разделах бэк-офиса - “Пользователи”, “Пространства”, “Организации” (добавление, удаление, редактирование профилей);
- сброс двухфакторной защиты у пользователя;
- изменение способа регистрации/входа пользователя в приложение.
Администратор
Пользователь бэк-офиса. Его назначает суперадминистратор. Администратор может добавлять и удалять участников, распределять права доступа в мессенджере и т.д. Администратор не имеет возможности выполнять какие-либо действия в отношении суперадминистратора.
Функции администратора:
- просмотр списка пользователей;
- поиск юзеров в списке и фильтрация;
- добавление новых пользователей: активация и деактивация;
- просмотр информации о пользователях;
- просмотр и поиск во всех разделах бэк-офиса - “Пользователи”, “Пространства”, “Организации”;
- сброс двухфакторной защиты у пользователя;
- изменение способа регистрации/входа пользователя в приложение.
Сотрудник
Пользователю бэк-офиса со статусом “Сотрудник“ доступен ограниченный функционал по работе с новыми пользователями мессенджера.
Функции сотрудника:
- просмотр списка пользователей;
- добавление новых участников в раздел “Пользователи”: активация и деактивация;
- изменение способа регистрации/входа пользователя в приложение.
Чтобы обеспечить порядок при добавлении новых пользователей, в профилях сотрудников указаны не только их данные и принадлежность к организации, но и кто инициировал добавление и непосредственно добавил работника в мессенджер.
Важно отметить, что никто из сотрудников, обладающих расширенными доступа в мессенджере, не имеет доступ к перепискам в чатах. Увидеть переписку могут только участники чата. Действия работающих в бэк-офисе пользователей логируются, таким образом компания страхует себя от возможных недобросовестных поступков сотрудников.
Преимущества бэк-офиса для компаний
- Контролируемый доступ. Бэк-офис позволяет управлять доступом к аккаунтам, что исключает присутствие посторонних лиц в рабочих переписках. Это особенно важно для компаний, где конфиденциальность информации имеет решающее значение.
- Сохранение корпоративной истории. Даже после увольнения сотрудника, переписки и созданные им чаты остаются доступными для остальных участников, что сохраняет историю проектов и позволяет новым сотрудникам быстро вникнуть в суть дел.
- Повышение безопасности. Возможность оперативно разрывать авторизованные сессии на устройствах пользователя, например, при потере телефона, снижает риск утечки данных и обеспечивает дополнительный уровень защиты информации в мессенджере.
Важность бэк-офиса в современной коммуникации
Бэк-офис является ключевым инструментом для крупных компаний, поскольку он позволяет упорядочить коммуникацию, повысить безопасность корпоративных данных и эффективность управления внутренними процессами. Это особенно важно для компаний с большим количеством сотрудников и сложной структурой, где централизованное управление доступом и информацией имеет решающее значение.
В современном бизнесе, где безопасность корпоративных данных и эффективная коммуникация являются приоритетом, бэк-офис корпоративного мессенджера становится незаменимым инструментом для поддержания порядка и контроля над внутренними процессами.
Оригинал статьи можно прочитать в блоге у нас на сайте.
