1. Статьи движения денежных средств (ДДС)
Назначение и настройка
Справочник «Статьи движения денежных средств» используется для классификации операций с денежными средствами. При первоначальном запуске системы автоматически создается набор предопределенных статей, связанных с типовыми хозяйственными операциями, однако для полноценной работы требуется дополнительная настройка в рамках проекта внедрения с учетом специфики компании.
Взаимодействие с хозяйственными операциями
При вводе документа движения денежных средств статья ДДС может заполняться автоматически, если для указанной хозяйственной операции в базе существует только одна связанная статья. В противном случае пользователь должен выбрать статью вручную. Для проверки количества статей, привязанных к операции, используется отбор в разделе «Казначейство → Статьи движения денежных средств».
Создание и привязка статей
Пользователь может самостоятельно создавать новые статьи ДДС. При создании указывается хозяйственная операция через гиперссылку «Указать хозяйственные операции». В договорах и соглашениях можно задать статью ДДС, которая будет автоматически подставляться в платежные документы, при этом договор имеет приоритет над соглашением.
Выбор статьи в платежных документах
В форме выбора статьи ДДС по умолчанию активирован режим «По хозяйственной операции», который фильтрует список статей по операции, указанной в документе. С помощью переключателя «Все статьи» можно выбрать статью из полного списка. В этом режиме также доступно создание новых статей, при этом выбранная статья автоматически привязывается к хозяйственной операции документа.
Управление видимостью статей
Статью ДДС можно скрыть от выбора в режиме «По хозяйственной операции» с помощью команды «Скрыть от выбора». Для восстановления видимости необходимо вручную добавить хозяйственную операцию в карточку статьи или выбрать статью через закладку «Все операции» в документе оплаты.
2. Заявки на расходование денежных средств
Назначение и функциональность
Система заявок предназначена для регистрации потребности подразделений в денежных средствах, планирования расходов, формирования платежного календаря, предотвращения несанкционированных выплат, учета распределения средств по счетам, контроля свободных остатков и обеспечения соответствия требованиям Федерального закона № 275-ФЗ.
Обязательность использования заявок
Использование заявок регулируется настройками для каждого расчетного счета и кассы через признаки «Разрешить списание денежных средств без заявок на оплату» и «Разрешить выдачу денежных средств без заявок на оплату». Если признаки не установлены, наличие утвержденной заявки является обязательным для оформления расхода.
Документ «Заявка на расходование денежных средств»
Для регистрации намерений по расходованию средств используется документ «Заявка на расходование денежных средств» с предопределенными видами операций, такими как «Выдача подотчетнику», «Оплата поставщику», «Перечисление налога», «Прочий расход» и другие.
Планирование суммы заявки
Поддерживается два режима планирования суммы: «В валюте платежа» и «В валюте взаиморасчетов». Режим «В валюте взаиморасчетов» позволяет указать сумму заявки в валюте расчетов без привязки к курсу на дату создания заявки, что актуально, когда курс на будущую дату платежа неизвестен. При проведении заявки выполняется проверка соответствия валюты заявки валютам взаиморасчетов в расшифровке платежа.
Автоматическое заполнение НДС
При формировании заявки на основании договора с контрагентом ставка НДС и сумма НДС заполняются автоматически на основе данных договора. Это также происходит при выборе объекта расчетов или подборе по остаткам расчетов.
3. Согласование заявок к оплате
Этапы согласования
После создания заявка проходит два этапа согласования: согласование заинтересованными лицами и утверждение к оплате казначеем.
Роли и ответственность
- Инициатор заявки — создает заявку, может устанавливать статусы «Не согласована» и «Отклонена».
- Согласующие (руководитель подразделения, финансовый контролер, бухгалтер) — проверяют целесообразность, соответствие лимитам бюджета, правильность оформления документов. Могут устанавливать статусы «Не согласована», «Согласована», «Отклонена».
- Утверждающий (казначей) — рассматривает заявку, определяет источник оплаты, устанавливает статус «К оплате». Может устанавливать статусы «Не согласована», «К оплате», «Отклонена».
Рабочие места для согласования
Для согласования заявок используется рабочее место «Заявки к согласованию». После согласования заявке присваивается статус «Согласована», и в документе фиксируется ответственное лицо, выполнившее согласование.
Ограничения системы и интеграция
Базовая система предоставляет ограниченные возможности для настройки бизнес-процесса согласования. Для реализации гибких сценариев, зависящих от значений полей заявки, рекомендуется интеграция с «1С:Документооборотом».
4. Приоритеты оплаты
Назначение и использование
Приоритеты оплаты используются в статьях ДДС и заявках для формирования очереди платежей в платежном календаре. Приоритеты задаются в справочнике «Приоритеты оплаты». Система позволяет использовать либо приоритеты статей ДДС, либо приоритеты заявок, но не одновременно.
5. Закрытие частично оплаченных заявок
Процедура закрытия
Если по частично оплаченной заявке принято решение не производить дальнейшие оплаты, заявку можно закрыть. Для этого устанавливается флаг «Закрыта», а остаток суммы отображается справочно. Команда «Установить статус — Закрыть» доступна в форме списка заявок и в платежном календаре.
Отмена закрытия
Для возобновления оплат по заявке необходимо снять флаг «Закрыта» и перепровести документ.
6. Платежный календарь
Назначение и функциональность
Платежный календарь является инструментом оперативного финансового планирования, позволяющим казначею управлять денежными средствами, формировать график платежей и контролировать его исполнение.
Режимы работы
- Заявки — Календарь — используется для распределения заявок по счетам и кассам. Отображается список заявок и данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валют.
- Календарь — Платежи — обеспечивает детальную работу с данными календаря, включая управление объектами оплаты (заявки, ожидаемые поступления и списания).
- Список заявок — отображает список заявок, как распределенных, так и нераспределенных.
Распределение заявок
Распределение заявок выполняется на ближайший день оплаты и подходящий банковский счет/кассу с достаточным остатком. Система автоматически переводит заявки в статус «К оплате». При распределении учитывается приоритет банковского счета, указанного в заявке.
Детализация данных
Платежный календарь предоставляет детализацию по остаткам на счетах, валютам, общим итогам, а также возможность пересчета в одну валюту для оценки покрытия конвертации.
Инструменты планирования
С помощью кнопки «Запланировать» можно оформить операции: перечисление денежных средств на другой счет, выдачу в другую кассу, инкассацию в банк/из банка, конвертацию валюты.
Настройки и отчеты
Для управления составом данных используется форма «Настройки платежного календаря». Для печати данных используется отчет «Реестр платежей».
7. Групповое формирование пакета документов списания безналичных ДС и выгрузка платежей в банк
Процедура формирования
После распределения заявок можно сформировать документы списания безналичных денежных средств. Процесс состоит из двух шагов: контроль заявок и создание платежных документов.
Контроль заявок
На первом шаге выполняется автоматический контроль заявок, включая проверку соответствия критериям ГОЗ (для оплат за счет средств государственного оборонного заказа). Для заявок, прошедших контроль, устанавливается флаг «Контроль пройден».
Создание платежных документов
На втором шаге создаются платежные документы с автоматическим проведением. Система группирует заявки в один платежный документ по совпадающим реквизитам: получатель, хозяйственная операция, подразделение, счет получателя.
Рабочие места для группового оформления
Групповое оформление платежных документов доступно в рабочих местах: «Безналичные платежи», «Журнал платежей», «Приходные кассовые ордера», «Расходные кассовые ордера», «Платежный календарь».
8. Упрощенное планирование и контроль денежных средств
Журнал платежей
При отключенной функциональной опции «Заявки на расходование денежных средств» для контроля и планирования используется «Журнал платежей». Он позволяет осуществлять централизованную работу с платежными документами: анализ списка платежей, оформление новых платежей, регистрацию платежных поручений в банковских выписках, выгрузку и загрузку платежей.
Закладки журнала
На закладке «Платежи» отображаются все оформленные платежи. На закладках «К поступлению» и «К оплате» — распоряжения, по которым можно произвести оплату.
Отчеты
Из журнала доступны отчеты «Ведомость по денежным средствам» и «Контроль операций с денежными средствами».
9. Контроль лимитов и целевое использование денежных средств
Назначение и инструменты
Система предоставляет инструменты для контроля лимитов расходования денежных средств по статьям ДДС, подразделениям и организациям. Лимиты устанавливаются в документе «Лимиты расхода ДС».
Виды контроля
Доступны оповещающий и ограничивающий виды контроля. Ограничивающий контроль блокирует согласование и утверждение заявок при превышении лимита.
Флаг «Сверх лимита»
Если установлен флаг «Сверх лимита», заявка может быть проведена даже при превышении лимита (в ограничивающем режиме). Без флага проведение блокируется. Фактическая сумма заявки отражается в отчете «Лимиты расхода денежных средств».
Отчетность
Отчет «Лимиты расхода денежных средств» позволяет анализировать планируемое и фактическое использование лимитов, выявлять превышения и неиспользованные остатки.
10. Перемещение денежных средств
Планирование перемещений
Потребность в перемещении денежных средств между счетами и кассами оформляется документом «Распоряжение на перемещение ДС» с предопределенными операциями: «Поступление из банка», «Сдача в банк», «Инкассация в банк», «Инкассация из банка», «Перечисление на другой счет», «Выдача в другую кассу».
Обязательность распоряжения
Для каждой кассы можно настроить разрешение на прием и передачу денежных средств без распоряжений. Управление документом осуществляется через статусы, аналогичные заявкам на расходование.
Перемещение между организациями
Планирование перемещения ДС между организациями осуществляется через заявку на расходование с видом операции «Оплата в другую организацию».
11. Ожидаемое поступление денежных средств
Документ «Ожидаемое поступление денежных средств»
Для планирования прочих поступлений (ссуды, кредиты) используется документ «Ожидаемое поступление денежных средств». Он доступен в списке документов и может быть создан из платежного календаря.
Учет в платежном календаре
Для отображения ожидаемых поступлений в платежном календаре необходимо включить соответствующую опцию в настройках. Ожидаемые поступления за прошедшие дни не отображаются в колонке «Просрочено».
Сопоставление с фактическими поступлениями
При получении оплаты в день ожидаемого поступления исходная сумма документа уменьшается. Сопоставление производится по организации, статье ДДС, валюте, форме оплаты и банковскому счету/кассе.
12. Оплата заявок и перемещений
Документы для оплаты
Оплата утвержденных заявок и распоряжений на перемещение осуществляется документами: «Расходный кассовый ордер», «Списание безналичных денежных средств», «Эквайринговая операция».
Рабочие места
Для оформления оплаты используются рабочие места: «Расходные кассовые ордера» (наличные ДС), «Безналичные платежи» (безналичные ДС), «Эквайринговые операции».
